函詢法

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什麼是函詢法

  函詢法是指查賬人員根據查賬的具體需要,設計出已定格式的函件寄給有關單位和人員,根據對方的回答來獲取有關資料,或對某些問題予以證實的一種查詢方法。

  在每一查賬過程中,許多查賬事項的最終查核要依賴被查單位以外的其他有關方面如應收賬款應付賬款是否真實,可能在被查單位的賬面上是無懈可擊的,但實際上根本就不存在,而是被查單位虛構債權債務藉以達到某種目的。但實際情況到底怎樣,需要債務單位及債權單位書面證明或由查賬人員直接審查他們的賬目,或親自詢問對方。然而,對凡需從被查單位以外的其他方面獲得證明材料的查賬事項,如果一一都由查賬人員親自到他方所在地核實取證,一般是難以辦到的。因為,核實取證所需的人力、財力常常較大,一般難以承受。實際上,只要對方確定存在,且與被查單位不存在串通舞弊的可能,雙方不存在極強的依賴關係,則由他方按照查賬人員的要求回答的信函,其證據效用同查賬人員親臨現場獲取的證據材料的效用是相當的。因此,函詢在查賬過程中被經常採用,對證實某些問題極為有效。

函詢法的分類

  按要求對方單位回答方式的不同,函詢可分為積極函詢消極函詢兩種。

  1、積極函詢

  積極函詢是指對函證的內容,不管在什麼情況下,都要求對方直接以書面文件的形式向查賬人員作出答覆,如無迴音可再次發函催詢。其特別是手續麻煩,但能取得書面證據,主要用於金額大、時間長、疑點多的賬項的審查。

  2、消極函詢

  消極函詢是指對於函詢的內容,只有當對方認為還存在異議時,才要求對方直接以書面文件的形式向查賬人員作出答覆,否則到一定時間被視作確認無異。其特別是手續簡單,但不能排除收函單位應回而未予回函的情況,往往不能確定是否達到詢證的目的,一般適用於金額小、疑點少、往來正常款項的查證。至於在何種情況下應使用積極函詢或消極函詢,一般應視函詢業務事項的具體情況而定。

函詢法的應用要點

  函詢法的技術要點在於:

  1、選擇函詢的方法即採用積極函詢還是採用消極函詢。

  2、設計函詢函的格式和內容。

  3、有關函詢事宜的妥善處置。

  函詢方式的選擇要根據查賬工作的具體需要,凡是在賬務資料上能查清的問題。能在被查單位內部弄清的問題就無需採取函詢的形式。因為函詢的信件往返需要較長的時間,有時可能石沉大海,有去無回,而查賬人員事先對此無法確切把握,一旦函件出現阻礙就有可能延誤查賬的進程,因此查賬人員不能對函詢抱有十分把握,只有到非函詢不可的地步,才組織實施函詢。

  函詢的事宜經過查賬人員的討論商議,一般情況下查賬人員不得以個人的名義函詢,而只能經過查賬小組組長同意後,以查賬小組或委托機構的名義進行。

  函詢所採用的方式:

  應視查證的內容及其重要性而定,一般情況,以下的內容宜採用積極函詢法。

  1、查賬的事宜特別重要對於弄清事實、查清問題有重要的作用,而查賬人員對此存在很大疑義,但尚未掌握充分證據,需要通過函詢提供有力而準確的資料依據。所謂重要可據以下特征來衡量:所查事項涉及較大金額,對查賬目標的實現影響重大;所查賬事項或業務事關重大,對查賬項目的進展起關鍵作用;是查賬項目取得突破的“瓶頸”,如果該問題不能突破,查賬項目將功場子一簣;案件定性、定量所需要的重要事實、情節、數據金額、單據等。

  2、經過對被查單位內部調查取證,幾乎所有的查賬程式和方法均實施後仍一辭行莫展,通過函詢可望取得新的證據材料,弄清有關事實真相。

  3、應查證事項的發生、發展涉及到被查單位以外的許多人和事,其背景材料和有關資料大多存於被查單位以外,而這些材料對查賬工作不可缺少。

  4、應查證事項與查賬日相距甚遠,在被查單位內證據材料已自然消失或中斷,採用積極函詢法有利於內部潛在的證據材料的恢復。

  5、被查單位內有關人員對被查業務作了偽裝,並制訂了攻守同盟,而需要從其外部打開缺口。

  6、其他需要採用積極函詢的情況。

  除此之外的其他被查事宜,可以採用消極函詢方法。消極函詢法適用於對一般事項的查證,如是否存在信用期內的應收賬款業務、與客戶是否保持正常業務往來、稅務結算有無拖欠、企業供貨是否及時、市場營銷是否平穩等等,消極函詢發出一定數量的函詢函,只有一部分被確認或回函,便算達到發函目的;消極發函所取得材料只能作為旁證材料,間接擴棄或補充支持查賬結論。

  函詢函的設計要突出查賬人員提出的問題,且易於理解,便於回答,不致於導致誤解和異議。

  函詢函的形式:

  函詢函的形式可以有多種,常見的是調查表格,但也可以是圖表式和文字式。

  回答問題的方式可以是說明式、是否式、填充式、打勾式等,但積極函詢法下必須留出空間給被調查人發表自己意見,即部分採用說明式。 調查的內容應包括以下幾個方面:

  1、查賬部門或單位的名稱,即說明函詢者主體的身份;如系審計機關,應寫是:“××審計機關函件”字樣;如系稅務部門,應寫明“××稅務局函件”字樣。等等。

  2、被函詢單位和個人名稱,單位應寫明法定全稱,個人應寫明其所在單位或通訊地址。

  3、函詢的目的,要求證實的內容和提供資料數據,此項內容應說明清楚,指向明確,寫清應證實的業務名稱、內容、經手人、涉及的人與事、發生的時間、數量規模、金額憑證及其號碼等等,並留有被函詢人回答問題的空檔。

  4、函詢的具體要求,包括回答的方式、內容、格式和復函的時間、回答人的簽名、單位的蓋章等。

  5、其他禮貌之語。

  6、發函單位的名稱(蓋章)、發函時間等。

  函詢函的格式設計各查賬單位有所不同,沒有統一的要求。

  實施巧函詢的基本點:

  1、儘量給予被函詢者方便,給被函詢人方便等於給給工作帶來方便,給對方越多的方便,同時也給自己收回函詢的希望越大,所以查賬人員既要考慮函詢的總體設計的簡明扼要,也要註意一些細微方面的處置,如是否在函詢中附上回函的郵票,回函的信封是否已設計好(一般將函詢函反過來粘貼起來即可),回函信封上的收件人地址、郵編和收件人是否已註明,函詢函中是否寫明“謝謝合作”、“多謝支持”等禮貌之語等等;在函詢函中是否通知對方我方的電話號碼和聯絡方法是否要求對方提供電話和聯絡方法—這就對以後查尋一些不明事項是十分必要和有益的。

  2、為了保證函詢的效果,有關函詢的事宜應保密,避免由被查單位人員辦理和參與有關函詢的事宜,包括選擇決定函詢單位或個人、寫函詢函、函詢函封口、投遞、答覆函的接收等,以防其竄改函件或從中舞弊摻假。

  3、如果發現被查單位知悉查賬人員調查的行蹤,應採取補救措施,如增加函詢單位或個人、改變函詢內容、改用其他調查取證的方法等;在採取積極函詢法下,規定的時間後仍未收到對方復函,也應採取一定補救措施,如可再度發函、親自派員前往調查、委托有關部門和人員就地取證等。

  4、對發函和收函工作應做好必要的記錄工作特別是對發函的數量、單位、內容及經辦人等信息,應排出編號、列出清單、載明時間,記錄在案;如系逾期未收的積極函詢函,採取補救辦法的也應註明其措施的具體內容和實施情況;對已收到的回函應將其結果記入查賬工作底稿,有時回函結果不甚滿意的也應在底稿中說明。

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