职能管理

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职能管理(Functional Management)

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什么是职能管理

  “职能”最简单的解释就是人、事物、机构所应有的作用。“职能管理”连在一起,可以理解为人或者机构发挥梳理与引导的作用。所谓的“作用”无非是指通过具体的工作而达到的目标或者说效果,因此,做了才有的说,是践行管理,显现职能的必由的途径。一个职能部门,就是要以实际的行动参与到企业的管理当中,为基层指导工作,为上级的决策提供可供参考的具体依据。

  职能管理,就是职责与效能的管理。职能管理不是罪与罚,而是疏与导。提出和发现问题不难,难的是发现问题并提出解决问题的意见和建议。而职能管理部门需要重新认识自身的职责,并对企业的发展有着更为长远的理性思考。

职能管理的基本特点[1]

  ① 将可重复的产品生产经营活动分解为一系列标准化和次序化的任务,并分配给特定的执行者;

  ② 由特定的管理层来监督和确保执行者有效地完成既定任务,这种科层式的组织结构反映了生产社会化过程中短缺的市场环境下追求大量产品生产的实际,而自20世纪60一一70年代以来,过去的供给导向的市场已转变为需求导向的市场,因此在企业面对的是消费者主导的市场环境的今天,流程管理也就必然地取代传统的职能管理成为企业管理的核心。

  另外,在职能管理中会出现以下问题:

  ① 命令的传递和执行缓慢甚至走样;

  ② 职能的划分会出现空白或重叠;

  ③ 职能部门过分重视部门利益;

  ④ 管理层无暇顾及与企业发展相关的重大或长远问题。

  相应地,流程管理的实施不仅能够解决以上问题,而且能够极大地提高企业组织的效率和市场竞争能力,但“从职能管理转变到流程管理需要一个过程”。更有甚者,“虽然流程管理概念的正式提出是在20世纪90年代中、后期,流程管理思想的萌芽却源远流长,即流程管理思想的最早提出可以追溯到弗雷德里克·泰勒(Frederick Taylor)时期,之后流程管理便逐步由幕后走上前台,由配角成为主角”。

不过职责管理的功能仍然是流程管理无法取代的,伯特咨询认为相比流程管理,职责管理功能上的特点主要体现在以下方面:

1、反映企业职能分工的现状及未来职能分工的构想;

2、作为岗位设置合理性与岗位价值的诊断工具;

3、对于初创型的企业,职能梳理是其定岗定编前的重要基础工作;

4、对于面临变革的企业,职能梳理也是其组织架构调整、职能重组的必要工作;

5、支持每一项职能的工作量统计;

职能管理要点

  行使职能管理之权责,最为需要是那种能够主动参与,并具有创新精神的员工。这样的员工,在认真完成上级交给的任务的同时,会去思考,如何通过自己的努力为企业争取更多的效益。职能部门的管理要做实,首先要有主动的意识,主动的收集信息,把握政策导向,看着大趋势,想着企业的实际情况,牢牢的盯住指标和效益。基层作为企业在制度尤其是生产方案的具体执行者,其所暴露出的问题以及建议才是更具有权威性与说服性的,职能管理层与基层的理解、协调与良性互动,才是职能管理需要完成的使命,而完成使命的过程其实也是职能管理部门进行职业化塑造的过程。

  管理是企业全部资源的二次使用,而之所以强调职能管理,其实是一种企业资源使用专业化的一个表象。如果管理失去了职能的责任感,那极有可能是管理人情化或者泛自由化。最有可能出现的一种结果是有了规矩,却不成方圆!

  职能管理其核心理念就是尽职。尽职与管理是相辅相成的,没有管理,尽职就会失去方向,而无法形成合力;没有尽职,管理就会失去基础,成无的放矢之势。

  职能管理是创建企业和谐氛围的手段,并让这样的氛围形成一种无形的管理,而不是一种监督威慑下的非主动行为。不难理解,当我们具备了这样的环境,尽职自然成为一种必然,而职能管理也将渐入佳境,由此产生的全体员工共同的价值观和情感诉求,是企业的发展所需的根本性保障。

  职能管理的最终目的是为了保证企业持续、有效、健康的发展,而尽职将为这个目标提供最为强有力的支持。用科学的发展观指导自身及企业行为,走自我实现与企业的发展有机的结合的道路。

职能管理与战略管理的关系及区别

  以往过去的管理理论,对于各种职能管理来说, 如生产管理理论财务管理理论市场营销管理理论等,都是从企业局部的角度来讨论管理问题。应当承认这种解剖式的理论创建和发展方式,对管理理论的发展以及深入了解某一方面的管理提供了丰富的内容。但它带来的弊端是显而易见的,被分解的管理理论如何解决企业整体性的管理问题?因为企业是不能分割的,它是由具有执行不同功能的作用。如何将企业的各个职能部分协调一致,有机地结合起来运作,就需要企业战略管理理论发挥作用。它从企业整体的、全局的角度出发,综合运用职能管理理论,处理涉及企业整体的和全面的管理问题,它使企业的管理工作达到整体最优的水平。

  按照内容所涉及的范围和影响的程度,人们将管理理论分成下列三个不同的层次:

  (1)管理基础:是管理中带有共性的基础理论、基本原则和基本技术。主要包括管理数学管理经济学管理心理学管理原理管理原则管理组织学以及管理思想等。

  (2)职能管理:是将管理基础与特定的管理职能相结合,以提高组织职能部门的效率。它主要包括生产管理运作管理)、市场营销管理财务管理人力资源管理研究与开发管理贸易管理等。

  (3)战略管理:是管理理论的最高层次的管理,它不仅要以管理基础和职能管理为基础,还融合了政治学、法学、社会学、经济学等方面的知识。

  从这种分类中可见,战略管理是管理理论中顶身份证性的和整合性的管理理论。掌握了战略管理理论,我们才可能处理涉及企业整体性的管理问题。

  处于企业中不同管理层次的管理人员,对他们的能力要求是不相同的。从图1-1中可以看出,低层管理者所需要的能力主要是技术能力和人际能力;中层管理者的有效性主要依赖于人际管理能力和思维能力;而高层管理者最需要的能力是思维能力或战略能力,这是保证他们工作有效性的最重要的因素。因此对于企业高层管理者来说,最重要的活动是制定和推进战略管理,以保证企业整体的有效性。

基于管理活动簇的流程管理与职能管理模式分析[1]

  (一)统一性分析

  管理源于人们在分工协作条件下更加有效地实现组织既定目标之需要,从实践层面来考察,管理表现为一系列管理活动的有机联系与相继开展。查阅管理学文献,对企业活动最早做出过较为系统论述的管理学家应首推亨利·法约尔(Henri Fayol),在其代表作《工业管理与一般管理》中,企业的全部活动被划分为六种,在此不妨将企业管理活动单独列为一类,将剩余五种活动合称为企业非管理活动,两类企业活动的相异与相同之处被总结在表1之中。

  表1-企业管理活动与企业非管理活动的比较

企业管理活动企业非管理活动
含义实行计划、组织、指挥、协调和控制,企业管理过程的构成单元或具体节点技术活动(生产、制造、加工)、商业活动(筹集和最适当地利用资本)、安全活动(保护财产和人员)、会计活动(财产清点、资产负债与成本统计等)
相异工作对象主要是人,依据人理和事理;效果与效率为工作中心;支配非管理活动;对组织目标发挥间接性的整体推动作用;责任主体与实施主体分离工作对象主要有物,依据物理和事理;任务为工作中心;配合管理活动;对组织目标发挥直接性的部分推动作用;责任主体与实施主体合一
相同致力于企业既定目标的实现,统一的外部环境条件,统一的内部规则和条例的约束,不可分割的相互联系与作用

  从表1可发现:在管理活动中不仅需要对组织既定目标的实现发挥间接性的整体推动作用的人,而且还需要对组织既定目标的实现发挥直接性的部分推动作用的人,前者的作用在于积极有效地影响后者的思想和行为来共同实现组织既定目标,在这个意义上可以把参与管理活动的人分为两类—管理主体管理客体。所谓管理主体,是指对组织目标的实现发挥间接影响作用并承担管理活动最终责任的人,而管理客体指的是相对于管理主体而言,对组织目标的部分实现发挥直接推动作用且不承担管理活动最终责任的人。管理主体之所以能够影响管理客体,其原因在于二者之间存在着有效的作用机制。根据和谐理论的观点,优化设计(也叫设计优化的控制机制)与人的能动作用(也叫能动致变的演化机制)是管理活动中一对相对的概念,这两种管理机制相互对立(机理相反)而又相互补充(任何管理活动的作用机理都可以分解为优化设计与人的能动作用),并且优化设计与人的能动作用的这种分类在理论上具备完备性与独立性。因此,能动致变的演化机制和设计优化的控制机制被认为是管理活动的两种作用机制,它们是促使管理主体和管理客体有效联系与互动的关键,也是管理主体通过有效地影响管理客体进而实现组织既定目标的实质所在。除此之外,因为任何管理活动的完成都会耗费各类资源,所以在任何管理活动开展之时或完成过程中都会存在期望的结果或目标以求得补偿消耗并取得盈余。

  综上所述,管理活动的实施及完成需要管理主体、管理客体、作用机制和期望目标的紧密联系与协调互动,虽然对管理活动的完整描述还需要起止时间、针对问题、背景与结果等要素,但这些要素在通常情况下对管理活动的效果并不构成决定性的影响,或者说只是补充说明性质的要素,因此认为管理主体、管理客体、作用机制和期望目标是一个管理活动构成的基本要件,其抽象模型如图1所示。

  Image:管理活动结构示意图.jpg

  以管理活动的构成角度观察组织的管理时,会发现有一些管理活动之间存在这样的联系:如果有n个管理活动,虽然它们的管理客体是各不相同的,但它们的管理主体却是完全一致的,那么在这里将具有如此特征的管理活动集合称为管理活动簇,即管理主体相同的管理活动的有序集合,如图2所示。

  Image:管理活动簇示意图.jpg

  传统的职能管理无疑符合管理活动簇的范畴,因为企业或部门最高管理者行使了管理主体的职责,而其下的所有职能部门负责人或一个职能部门的各个科室或工段负责人则相对成了具体任务的实施者,即管理客体。在流程管理中,流程中各个节点上的工作由团队成员负责,流程负责人对整条流程的成效负责,因此流程管理在分工意义上依旧属于管理活动簇,只不过相对于职能管理而言,前者着眼于提高组织横向的满足客户的工作效率,后者着眼于保证最高管理者对组织的纵向控制和获取专业化的分工优势,二者在各自的管理活动构成上也存在着明显的差异(见表2,本文将职能管理过程的构成单元或具体节点称为职能式管理活动,同理可知流程式管理活动的意义),这说明流程管理对于传统的管理模式既具有传承性,又具有创新性。

  表2-以前先后出现的两类管理活动及其比较

管理主体管理客体作用机制期望目标
职能式管理活动组织负责人组织成员演化机制与控制机制并用效果与效率目标
流程式管理活动流程负责人团队成员控制机制为主效率目标

流程管理与职能管理的互补性分析[1]

(一)流程管理在知识经济时代有应用范围增大的趋势

从目前的组织管理状况来看,流程管理还只能说是初露端倪和小试锋芒。随着人类管理知识的不断丰富,管理能力与水平的持续增强和提高,加之信息技术不断取得的突破性进展,流程管理的应用范围无疑在知识经济时代有显著增大的趋势,即流程管理将挤压职能管理的应用空间,使职能式管理活动主要存在于组织中高层负责人和组织中高层成员之间甚至进一步压缩至组织高层管理人员的范围以内,并借助于能动致变的演化机制寻求组织效果目标的实现(如表3所示)。

  表-3 今后并行的两类管理活动及其比较

管理主体管理客体作用机制期望目标
职能式管理活动组织中高层负责人组织中高层成员演化机制为主效果目标
流程式管理活动流程负责人团队成员控制机制为主效果目标

  (二)流程管理不可能完全取代职能管理

  实际上,流程管理与职能管理并不存在根本上的冲突。职能管理的产生是源于专业化分工优势的获取和便于组织高层进行管理控制的需要,其理论渊源是亨利·法约尔马克思·韦伯的组织管理理论,它在被提出的年代是一种先进有效的管理模式,只不过是随着组织规模的扩大和市场环境条件的变迁,完全的职能管理模式逐步显露出“大企业病”特征,借助于飞速发展的信息技术和逐步积累的管理经验,优秀企业通过引入流程管理模式在一定程度上医治了“大企业病”。但正如前文所述,流程管理模式所适用的管理机制仅是一种,不能单独去有效应对所有的管理问题,管理问题的解决其实有三种途径,即能动致变的演化机制途径、设计优化的控制机制途径以及两种机制的藕合互动途径。假设一个组织的所有工作都采用流程管理模式,因为不可能用一条流程去囊括组织的全部工作并加以管理,换言之,至少存在两种以上的流程,如物流资金流,而对两条以上流程的管理却属于职能管理的范畴,所以流程管理不能有效处理的问题还得留给职能管理去解决或与职能管理相配合而得到解决。另外,由于市场需求的持续变化以及生产技术的不断发展,组织管理经常会面临新的矛盾和问题,如近些年来出现的物流管理和信息化建设等等。在这种情况下,组织一般会先成立一个职能部门去解决特定的矛盾和问题,而不可能一开始就考虑设计一个流程去处理这些特定的矛盾和问题,因此至少从这两点来讲,职能管理是会永远存在的,并且与流程管理的互补关系大于二者之间的替代关系。

  (三)流程管理与职能管理之间应进行有效的联系与协作

  除了流程管理将压缩职能管理的应用空间,还有一个问题就是两种管理模式在一个组织的管理领域中既不能存在重叠,也不能存在空白。对于这个问题,本文给出的答案是在二者之间进行有效的联系与协作。这里的联系就是指在两种管理模式的主体之间建立畅通的信息交流渠道和行为制约机制,而协作的意思是指两种管理模式除了负责解决各自领域的问题之外,还需要联合起来共同应对一些比较复杂和陌生的问题,从而逼近组织管理所期望的和谐状态。通常情况下,当环境条件相对稳定时,随着组织学习经验的丰富和对组织内、外部环境认识的加深,流程管理的适用对象首先是基层的业务操作人员,然后扩展至一般管理人员,最后还有可能向组织的中高层管理人员延伸,此时流程管理占据主要部分;当环境条件发生突变时,这种扩展和延伸将被打破,甚至连基层操作人员的工作流程也需要重新思考和设计,此时职能管理占据主要部分。有关成功地将两种管理模式有机地结合使用并取得业绩突飞猛进的实际案例,在H集团案例研究业务流程再造部分已得到了详尽的描绘,在此不再赘述。

参考文献

  1. 1.0 1.1 1.2 史旗凯,郁菊峨.流程管理与职能管理的比较研究
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