系统管理理论

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系统管理理论(Application of System Management Theory)

　　系统管理理论，即把一般系统理论应用到组织管理之中，运用系统研究的方法，兼收并蓄各学派的优点，融为一体，建立通用的模式，以寻求普遍适用的模式和原则。是运用一般系统论和控制论的理论和方法，考察组织结构和管理职能，以系统解决管理问题的理论体系。该理论主要应用系统理论的范畴、原理，全面分析和研究企业和其他组织的管理活动和管理过程，重视对组织结构和模式的分析，并建立起系统模型以便于分析。系统管理理论向社会提出了整体优化、合理组合、规划库存等管理新概念和新方法，因而，系统管理理论被认为是20世纪最伟大的成就之一，是人类认识史上的一次飞跃。这一理论是卡斯特（F.E. Kast）、詹姆斯·E·罗森茨韦克(James E.Rosenzweig)和约翰逊（R.A. Johnson）等美国管理学家在一般系统论的基础上建立起来的。

　　系统管理理论是运用系统论、信息论、控制论原理，把管理视为一个系统，以实现管理优化的理论。这种管理理论是20世纪70年代的产物，西方称之为最新管理理论。最初表现为“两因素论”，即事企业是由人——物两因素组成的系统。创始人卡斯特和卢森威认为人是管理系统的主体。后来发展为“三因素论”，即管理系统由人、物、环境三因素构成，要进行全面系统分析，建立开放的管理系统。系统管理理论的核心是用系统方法分析管理系统。^[1]

　　系统管理理论的主要代表学者是美国管理学家卡斯特、罗森茨韦克及约翰逊等，他们在1963年发表了著作《系统理论与管理》。系统管理理论实质上是系统理论与管理学的结合，是采用系统分析的方式，研究组织行为及管理职能，以系统性、整体性的解决组织问题，提升组织效能的理论体系。系统管理理论将组织的要素分为目标与价值、社会心理、组织结构、管理分系统、管理技术与外界要素等，它们各自之间不仅互相独立，同时又互相依赖，继而形成一个整体。系统管理理论强调相互联系的各种要素共同构成组织，管理的目的是保证组织内部的各个部分互相协作，克服管理中只见局部不见整体的不足，以实现组织的目标。^[2]

　　系统管理学说的基础是普通系统论。系统论的主要思想是：

　　(1) 系统是由相互联系的要素构成的。

　　(2) 系统的整体性。

　　(3) 系统的层次性。

　　 卡斯特等人的系统学说。以普通系统理论为基础的，包括系统哲学、系统管理和系统分析三个方面。

　　系统管理理论要点主要有：

　　（一）企业是由人、物资、机器和其他资源在一定的目标下组成的一体化系统，它的成长和发展同时受到这些组成要素的影响，在这些要素的相互关系中，人是主体，其他要素则是被动的。

　　（二）企业是一个由许多子系统组成的、开放的社会技术系统。企业是社会这个大系统中的一个子系统，它受到周围环境（顾客、竞争者、供货者、政府等）的影响，也同时影响环境。它只有在与环境的相互影响中才能达到动态平衡。在企业内部又包含着若干子系统，它们是：

　　（1）召标和准则子系统，包括遵照社会的要求和准则，确定战略目标；

　　（2）技术子系统，包括为完成任务必需的机器、工具、程序、方法和专业知识；

　　（3）社会心理子系统，包括个人行为和动机、地位和作用关系、组织成员的智力开发、领导方式，以及正式组织系统与非正式组织系统等；

　　（4）组织结构子系统，包括对组织及其任务进行合理划分和分配、协调他们的活动，并由组织图表、工作流程设计、职位和职责规定、章程与案例来说明，还涉及到权力类型、信息沟通方式等问题；

　　（5）外界因素子系统，包括各种市场信息、人力与物力资源的获得，以及外界环境的反映与影响等。此外，还有一些子系统，如经营子系统、生产子系统，等等。这些子系统还可以继续分为更小的子系统。

　　（三）运用系统观点来考察管理的基本职能，可以提高组织的整体效率，使管理人员不致于只重视某些与自己有关的特殊职能而忽视了大目标，也不致于忽视自己在组织中的地位与作用。

　　一、组织是一个由许多子系统组成的，组织作为一个开放的社会技术系统，是由五个不同的分系统构成的整体，这五个分系统包括：目标与价值分系统；技术分系统；社会心理分系统；组织结构分系统；管理分系统。这五个分系统之间既相互独立，又相互作用，不可分割，从而构成一个整体。这些系统还可以继续分为更小的子系统。

　　二、企业是由人、物资、机器和其他资源在一定的目标下组成的一体化系统，它的成长和发展同时受到这些组成要素的影响，在这些要素的相互关系中，人是主体，其他要素则是被动的。管理人员需力求保持各部分之间的动态平衡、相对稳定、一定的连续性，以便适应情况的变化，达到预期目标。同时，企业还是社会这个大系统中的一个子系统，企业预定目标的实现，不仅取决于内部条件，还取决于企业外部条件，如资源、市场、社会技术水平、法律制度等，它只有在与外部条件的相互影响中才能达到动态平衡。

　　三、如果运用系统观点来考察管理的基本职能，可以把企业看成是一个投入—产出系统，投入的是物资、劳动力和各种信息，产出的是各种产品 (或服务)。运用系统观点使管理人员不至于只重视某些与自己有关的特殊职能而忽视了大目标，也不至于忽视自己在组织中的地位与作用，可以提高组织的整体效率。

　　系统管理理论提出了有关整体和个体组构及其运营的观念体系：

　　1. 组织是人们建立起来的相互联系着的并共同运营的要素（子系统）所构成的系统 ；

　　2. 任何子系统的变化均会影响其它系统的变化；

　　3. 系统具有半开特性——既有自己的特性，又有与外界沟通的特性。

　　系统管理理论用系统观点来考察企业管暇，认为整体整个系统是主要的，其各个部分是次要的各个部分围绕着整个系统的目标的实现而发挥作用，各个部分的性质和职能由它们在整体中的地位决定整体是一种力的系统、结构或综合体，不论它的结构如何复杂，都作为一个单元来运行，并不断地自我更新。系统管理理论认为，工商企业是一个由相互联系而共同工作的各个要素子系统所组成的系统，以便达到一些目标既有组织的目标，又有其成员的个人目标。工商企业是一个人造的系统，它同周围环境顾客、竞争者、工会组织、供货者、政府等之间存在着动态的相互作用并且具有内外信息反馈网络，能够不断地自行调节，以适应环境和本身的需要。一个企业系统包含一些必要的子系统，其中有：

　　（1）传感系统，用来度量和传感企业系统内部和周围环境的变化

　　（2）信息处理系统，如会计和数据处理系统

　　（3）决策系统，接受输入的信息，作出决策并传达下去

　　（4）加工系统，利用信息、能量和物资来完成一定的任务

　　（5）控制系统，它保证加工按照原订的计划进行，一般都有反馈控制，记忆或信息存储系统，可采用记录、手册、工艺规程、电子计算机程序等形式。

　　企业的长期目标由企业的目标制订部门来拟订，其实施成果用销售、利润、就业等指标来度量。以上是就各个子系统在系统中所起的作用来说的。此外，还可以按其内容划分：

　　（1）目标子系统，包括企业的战略目标、各部门的策略目标和职工的个人目标。一般企业通常具有多种目标，如获得较高的投资报酬率、新产品的研究和发展、开辟国际市场、创造商业信誉、增强在企业界的地位等。由于企业是一个系统，各个部门的策略目标是相互关联的，必须相互支援，共同为企业的战略目标服务，才能使企业整体得到最大的利益。同时，短期目标和长期目标之间也必须全面考虑，统一部署。

　　（2）技术子系统，包括机器、工具、程序、方法、专业科技知识。这个子系统基本上是由生产上所需的技术与知识所构成。

　　（3）工作子系统，包括企业成员从事产品生产所需进行的各种工作。这个子系统同技术子系统有着非常密切的关系，如使用机器或工具的种类与方法，能对工作的进行和结果产生很大的影响。

　　（4）结构子系统，包括各种工作单位或部门的工作组合，相互联系的工作组合，即工作流通程序的设计，工作上的惯例，职权系统，以及有关联系、协调、控制、决策的程序和实际工作。结构子系统同工作子系统、技术子系统之间有密切的联系。

　　（5）人际社会子系统，包括企业成员的技术与能力，领导的指导思想和领导方式，正式组织子系统、非正式组织子系统等。

　　（6）外界因素子系统，包括情报资料的搜集与获得，如市场调查资料、人力与物力资源的获得、外界环境的影响、外界需要的反映等。

　　系统管理理论是应用系统理论的范畴、原理，全面分析和研究企业和其他组织的管理活动和管理过程，重视对组织结构和模式的分析，并建立起系统模型以便于分析。这一理论是卡斯特(F.E.Kast)、罗森茨威克(J.E.Rosenzweig)和约翰逊(R.A.Johnson)等美国管理学家在一般系统论的基础上建立起来的。它的理论要点有:

　　1、企业是由人、物资、机器和其它资源在一定的目标下组成的一体化系统，它的成长和发展同时受到这些组成要素的影响，在这些要素的相互关系中，人是主体，其它要素则是被动的。

　　2、企业是一个由许多子系统组成的、开放的社会技术系统。企业内部的子系统主要包括(1)目标和准则子系统(2)技术子系统(3)社会心理子系统(4)组织结构子系统(5)外界因素子系统。

　　3、运用系统观点来考察管理的基本职能，可以提高组织的整体效率，使管理人员不至于只重视某些与自己有关的特殊职能而忽视了大目标，也不至于忽视自己在组织中的地位与作用。

　　形成于本世纪中叶的系统理论将管理学的研究带入了一个广阔的新天地。管理中的每一个基本要素都不是孤立的，它既在自己的系统之内，又与其它系统发生各种形式的联系。因此为达到管理优化的目标，必须运用系统理论，对管理进行充分的系统分析。系统理论的应用，标志着管理已从小生产管理阶段步入了现代化管理的层面。六十年代在世界盛行一时的系统管理论，就是系统论与管理学完善结合的范例。

　　4、系统管理理论它强调把管理对象看作是一个整体，是一个有机联系的系统。研究企业管理的任何个别事物，都要从系统的整体出发，既要研究此事物与系统内各组成部分之间的关系，又研究此事物同系统外部环境的相互联系。该理论认为，各部门工作的优化固然重要，但企业整体目标的优化更为重要。企业作为一个系统，一方面包括了物的生产和为了进行物的生产所需要的技术手段；另一方面包括了经营管理、服务部门、情报部门等所采用的各种管理方法。前者可以称为“硬件”，后者可以称为“软件”，两者结合构成了企业系统。具体可分为六个要素：人、物资、设备、财、任务、信息。

　　5、系统管理理论是运用系统论所提供的范畴、分析方法与一般原理，来全面分析组织管理活动的理论。这一理论从系统的整体性出发，运用“输人一转换一输出”的分析模型，着眼于系统与环境的关系，来分析管理活动。这一理论的主要代表人物有卡斯特(FEKast)、罗森茨韦格(J.ERosenzweig)、约翰逊(R.A.Johnson)、彼得·圣吉(PeterM.Senge)等人。

　　系统管理理论中，三种影响比较大的管理思想分别是：

　　（一）切斯特·巴纳德的管理思想，他认为任何组织都是一个系统，一个组织中，经理是关键人物，并且只有当其权利得到职工的接受时才是有效的，职工也需要积极参加组织活动。

　　（二）管理就是决策，强调决策的重要性。

　　（三）权变理论。要求决策者随机制宜的进行管理。

　　二者的比较及其主要缺陷和解决：

　　将两种理论比较而言，行为科学管理理论的着重点在于人，它关注人的兴趣态度、情绪积极性等对工作及其效率的影响，从人性、心理的角度来剖析和改善参与者的主观条件，从而带动对客观因素的改变，以期总体上完善管理体制提高工作效率，其中又特别强调对领导者的行为的研究。管理行为是人的行为，因此可以说，行为科学管理理论是从管理的主体角度进行的。应用到教育管理上，管理者更加重视对教职员工在工作中的主体地位，强调教育者的主观能动性，重视激励教师的工作热情、事业心、成就感，改善教师的人际关系，增强组织凝聚力和群体意识。

　　而系统管理理论将学校系统看成是整个社会的有机组成部分，学校这个机构与社会是紧密联系在一起的，政治的、经济的、文化的、习俗等因素都能对学校的基本秩序、正常运行产生影响。同时学校本身也是一个整体，“从整体上研究影响教育质量和秩序的各个因素之间的关系和联系，研究各种不同组合方式所产生的不同效果”，因此从这种角度来讲，系统管理理论是将学校作为管理客体来研究的。同样，系统管理理论也重视“经理”（即领导者）的特殊地位，不论是巴纳德的理论还是卡斯特的权变理论，或是西蒙的有限理性模型，都充分强调了“经理”及其决定对管理过程的重要性。

　　两种理论从不同的侧面对教育管理提出了各自的观点和建议，但都是从单方面进行的讨论，我认为，管理行为是一个双向互动的概念，而不是单向的线性行为。正如西方的“接受美学”一样（“接受美学”认为一个作品只有被读者阅读以后才真正具有价值），管理行为只有引起了对象的一定反映才算一个完整的过程。中国也有句俗语说：“一个巴掌拍不响”，在学校系统中，管理者或是教师都只占小部分的比例，而更多的是学生，因此，仅仅强调管理者的积极性而忽略了学生的能动性的观点是片面的，这二者应该兼顾。同时，系统管理理论在决策某些超理性因素起着重要作用的问题时也有所局限，因而，重视群体心理的作用就显得尤为重要了，因为群体心理是任何管理行为最直接也最真实的反映。

　　群体心理是群体成员对某群体存在的物质生活条件、社会关系、共同利益和群体活动等方面的共同反映。影响群体心理的因素重要有两方面：不稳定的成分，如情绪、气愤、舆论等；另一个是相对稳定的成分如习惯、风气、传统等。群体心理的一般特征包括：群体目标、群体结构、群体规范、群体意识、群体行为、群体凝聚力六个方面，群体心理对其行为的支配作用集中体现在群体动力上。群体动力是一个群体维持和发展的心理现象的功能。具体落实到高校管理上，一所高校只有正确引导群体心理，发挥群体动力，才能充分激发群体士气，增强群体凝聚力，减少群体内部冲突，加强与管理者配合力度与默契，有效提高管理效率。