秘书机构

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什么是秘书机构

  秘书机构是指党政机关、人民团体、企事业单位为领导机构及领导者处理综合事务的辅助性机构。凡从事秘书工作的部门都可称为秘书机构。

秘书机构的特点

  秘书机构有下列三个显著特点:

  (一)附属性

  从秘书机构所处的位置看,它具有附属性的特点,任何秘书机构都直接隶属于领导机关,在领导机关下设置,处于一个特殊的位置上。凡机关单位总在其领导机关下设秘书机构,围绕领导班子开展工作,为领导从事一些辅助性工作,这就是它的附属性。如省人民政府下设办公厅,虽与其他职能机关属同一层级上,但它附属于省人民政府。

  (二)综合性

  从秘书机构的活动内容看,它具有综合性的特点。秘书机构的主要活动是围绕领导活动而展开的,其涉及面广,既有收集信息、提供意见、提出方案的参谋性工作,也有协助控制、沟通协调的综合性工作,还有起草文件、办会办事、整理档案资料等事务性工作,大至大政方针的制定,小至车辆交通、接待来访,均需秘书机构的参与和办理。

  所以,秘书机构的活动内容,有人称之为“上管天文地理,下管鸡毛蒜皮”。

  (三)辅助性

  从秘书机构的活动性质看,它又具有辅助性的特点。秘书机构不同于决策机构,也不同于机关内的其他业务性机构,它既无权做出决策,也不是某方面的业务主管,其活动方式是向上辅助,而不是向下指挥或执行监督,基本上是围绕领导班子的工作而从事一些辅助性活动。有人称秘书机构为“服务行业”,大概就是据其活动性质上来说的。

秘书机构的作用

  秘书机构的基本职能是辅助决策、服务领导,具体来说,它的作用主要有以下两个方面:

  (一)参谋作用

  秘书机构是直接为领导服务的,而领导的根本任务就是贯彻中央的方针政策,根据本单位、本地区、本部门的实际情况提出措施,部署本机关的工作,并对职权范围内的重大事项做出决策。领导决策前需要秘书机构通过收集情况,调查研究,提出意见方案,供领导参考;在决策过程中还需要根据情况的变化及时做出调整与补充;决策后还要由秘书机构做好检查督促和总结工作,提出完善措施。整个过程,秘书机构始终在发挥其参谋作用,据此又有人称秘书机构为“参谋部”,对于秘书机构的参谋作用,我们可以从三个方面来理解:一是从决策过程看,领导机关的决策部署,不只是决策者的瞬间行为,在整个决策过程中,尤其是决策前,离不开秘书机构的大量辅助性工作,包括搜集信息、调查研究、提出方案等,这些都是参谋性工作;二是从秘书机构所处的位置看,它是直接归属于领导机关、直接为领导机关服务的,是辅助领导者实施领导的最主要部门,尽管参谋工作非秘书部门所独有,一些专业性决策往往要由一些职能部门提出意见方案,但秘书机构无疑是领导机关最得力的参谋;三是从秘书机构的任务看,大量的工作是办事、召开会议、提出预案、拟制文件、采集信息、催办查办、协调关系、沟通各方及处理信访等,都体现了秘书机构从中所起的参谋作用。可见,参谋作用是秘书机构在机关单位工作中所起的一项重要作用。

  (二)助手作用

  秘书机构起参谋作用j是新时期对其提出的新要求,是一项较高层次上的服务性工作。而助手作用,则是秘书机构在从事大量的工作中体现出来的,秘书机构毕竟不是一个独立的“参谋部”,它是一个综合办事机构,办事是它的基本职能。秘书机构的助手作用,从下列三个方面可以看出:一是从秘书机构的设置前提看,秘书机构就是为处理事物,服务于领导而设置的,领导在工作中,有大量的事务性工作,如文件起草,收发传真,电话接听,会议组织安排,来信来访处理,大多由秘书机构来承担,这就决定了其具有办事的职能。所以秘书机构的助手作用首先是从办理具体事务中体现出来的。如果领导忙于迎来送往,埋头做些琐碎事务性工作,势必抽不出身来抓大局、管全局,腾不出更多时间来调查研究。二是从工作关系看,领导的许多事情,离不开秘书机构辅助性工作,在实施领导过程中,许多事情起初或最后都是在秘书机构的助手作用下运转并得以完成的。所以秘书机构又有“事务部”之称。

  参谋和助手,是秘书机构的两大作用,这两个作用并非相互独立、互不联系的。辅助作用是基础、是前提,参谋作用是升华、是深化。不办事,不起助手作用,参谋作用无从说起;只办事,不起参谋作用,不能适应新时期秘书工作的需要。秘书机构既要切实处理好事务,发挥其助手作用,又要注意在此基础上更多地出谋划策,更好地发挥参谋作用。

秘书机构的主要职责

  秘书机构的主要职责是沟通信息、平衡协调。具体表现在以下几个方面:

  1.沟通信息

  当代秘书的重要作用之一就是充当领导的参谋和助手,要做一个诸葛亮式的高明参谋,除了自身的基本素质条件,还必须勤于收集信息,为辅助决策准备充足的材料和依据。沟通信息的工作周而复始,永远没有尽头,是秘书机构永恒的职能。

  2.组织协调

  无论是传统的秘书机构还是现代秘书机构,办文、办会、办事都是其最基本的任务。秘书机构在辅佐领导实施管理这一角度来说,它实际上就是办事机构。然而秘书机构又往往不直接办理某一具体的事务,它主要是在其中起组织和协调作用。

  一个组织在活动过程中,各个单位或部门能否和谐地配合,决定着组织功能的发挥程度。现代社会的各种组织系统结构复杂、分工细密,不协调的因素是普遍存在的,这就需要一种力量经常性地进行协调,秘书机构处于联系上下、左右、内外的中介位置,便于进行协调工作,沟通各方意见,统一思想认识,设计最佳方案,采取有效措施,齐心协力做好工作。

  秘书机构组织协调的原则是为了事业、为了团结、为了提高效率。秘书机构协调的方面很广:领导班子之间、领导机关与下级机关之间、组织内部各平级机构之间、领导与群众之间都存在着协调问题。在组织内部成员之中,由于每一个人的职位高低不同,职权范围不同,考虑问题的角度不同,人们对同一事物持有不同态度或有意见分歧是正常现象,这种现象的普遍存在决定了秘书机构协调工作的复杂性和经常性。

秘书机构的咨询职能

  秘书机构的咨询职能有两方面的含义:一是针对上级机关而言,秘书机构必须随时准备接受上级机关的咨询,为领导机关的决策及时提供和反馈真实可靠的信息,并提出有价值的决篆建议;而针对下级机关而言,秘书机构要本着服务的宗旨,随时准备接受下级机关和人民群众的各类各种咨询,为他们耐心地解释政策、排除疑虑、指明方向及解决问题。

秘书机构的设置原则

  秘书机构设置是否规范、是否合理、是否科学,直接关系到秘书活动的效果,如果秘书机构不遵循一定的原则来设置,编制不一、机构庞杂、层次繁多、关系不顺、职责不清、范围过宽,会在一定程度上降低工作效率,影响服务质量,阻碍机构运转和效能的正常发挥。因此秘书机构设置必须遵循规范化、科学化的原则。

  (一)规范化原则

  规范化原则,或叫法制化原则,就是机构必须依照有关的法律法规来设置、增删和调整,编制的审定也必须依照有关程序进行,不能搞主观随意性。目前在尚未有秘书机构设置规范的情况下,必须参照现有法律法规来设置机构。比如我国宪法规定“一切国家机关实行精简的原则”。据此,各级机关及单位团体的秘书机构必须遵循精简这一原则,这就要求人员要精干,要定员、定编,要裁减冗员,不滥设副职和虚职,同时要尽量简化层次,根据有关规定,一般分两层,最多不超过三层。因为层次过多,运转环节多,缺口也大,容易造成信息失真,以致影响工作质量。当然不能狭隘地理解精简原则,并非机构越少越好,凡独立单位都要设置必要的秘书机构,而必要的层次也是为了解决管理幅度过宽的问题,精简机构就是将机构设置、人员编制控制在最合理、最必要的限度内,使秘书机构轻便灵活、高效运转。

  鉴于目前秘书机构设置差异甚大,有关部门也可以考虑制定有关规范,逐步解决秘书机构名称、数目、规格、层次、人数的不统一,克服上下左右难以对口联系的弊端,使秘书机构的设置逐步走上规范化的道路。

  (二)科学化原则

  秘书机构除了合法,还要合理,这就是遵循客观规律,设置尽可能适应工作需要的机构,这便是它的科学化原则。设置要合理,必须做到:

  1.组织结构要科学

  秘书机构内部组织结构必须遵循机关管理的客观规律,设置合理的层次和部门,分管有关工作,不能随意增加层次、增设科室,要使其内部组织协调一致,形成一个完美的整体,能高效运转,很好地适应服务领导的需要。从现状看,秘书机构智囊系统比较薄弱,信息系统不够健全,协调系统不够完善,而事务性系统过分繁复,这些都需要调整到最佳的结构状态,以保证真正起到参谋助手的作用。

  2.职责确定要科学

  我国各级机关、各类部门工作性质不同,秘书部门在确定工作职责和服务范围时,应该和相应的领导机关相适应,根据机关特点来确定职责,如权力机关的贯彻落实工。

  作,监督机关的检查督促工作,业务部门的综合工作,都应该确定工作的侧重点,同时确定职责,还要考虑到秘书机构因任务不定、职责不明,会造成忙闲不均,出现无人管或人人管的不协调局面,应对工作职责作科学的确定。

  3.人员配备要科学

  各类秘书机构在人员配备上要根据实际情况来确定,人员过多,或人手短缺,同样都会影响秘书工作效率。人员配备还要讲究“群体优化”,注意机构内人员之间知识的互补、心理的协调、才能的配合、性格的组合及年龄梯次的安排等。

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