电子协作

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电子协作(e-Collaboration)

目录

什么是电子协作

  电子协作组要实现人与PDM数据之间高速、实时的交互功能,包括设计审查时的在线操作、电子会议等。[1]

  电子协作是在网络和工作流技术的推动下,特别是在因特网逐渐普及的条件下产生的一种新兴的应用。基于网络的办公自动化系统是一种典型的电子协作应用。

  电子协作是电子商务的组成部分,企业制定其完整的电子商务战略时必须考虑到电子协作,没有完善的电子协作环境的支持,电子商务便只能停留在表面。

电子协作的功能[1]

  电子协作的功能包括:

  1.电子会议的流程管理,是吸纳会议审核、批示、通知发放、既要管理等;

  2.网上用户管理;

  3.网上共享信息查询

  4.电子公告牌

  5.电子论坛

电子商务与电子协作[2]

  企业在制定其完整的电子商务战略时需要同时考虑到电子协作,没有完善的电子协作环境的支撑,电子商务便只能停留在表面。与电子交易的相比,电子协作涉及的范围更广泛,对企业的影响也更深远,它是企业能够达到电子交易所要求的高效率运作和服务质量水平的基础。我们很难想像,传统的计划决策、管理和信息交流方式如何能与高效率的电子交易相适应。一个企业如果没有高效率的电子协作环境,投资巨大的电子交易系统不但无法创造利润,反而会导致一系列新的问题。基于对电子协作意义的深入了解,企业与企业之间的电子协作已成为一种崭新的商务形式,其价值和重要性丝毫不亚于单纯的买卖交易。

电子协作模式[2]

  如果说电子交易更注重企业的对外交易环节,那么电子协作则贯穿企业的内部和外部业务活动的全过程,离开了电子协作环境的强力支持,电子交易的优势将无从体现。

  1.企业内部的电子协作

  企业是电子商务的主体,在电子商务模式下,企业可以采用电子交易的方式提高其交易效率、增加销售覆盖面以及提供更多的服务内容,这就要求企业内部各个职能部门的工作方式、工作效率和部门之间的工作流程必须针对新的交易环境做出相应的调整。在这种背景下,信息的交换和企业行为协调更凸现出其重要性。一个企业在传统营销方式下可能积累了大量的经验和数据,形成了一整套组织结构、工作分工、工作流程、授权体系和监控手段,这些环境在新的经营模式下都需要进行必要的调整,确保信息流转速度和有效性能够与新的营销模式相适应。

  以一个典型的企业制造和销售流程为例。该流程涉及到企业内部和外部的多个环节和实体,例如研发、原料采购、库存管理、生产加工、市场宣传、产品销售和客户服务等多个环节。如果其中的原料采购环节已经实现了电子交易方式,企业可以进入电子市场,完成供应商选择询价,有效地提高了原材料采购效率。如此一来,企业的审批流程和处理效率必须能够与新的采购方式相适应。又比如,企业采用网上销售方式直接面向大量的中小零售商,取代了传统的层层批发方式,而大量中小零售商对技术支持的不同需求,要求企业对客户服务部门的工作量、工作内容、响应速度和服务水平都必须同时作出相应的调整。

  可以看出,企业采纳电子交易以后,企业内部原有的动态平衡被打破,必然要求企业动态调整其工作流程,使企业内部达到更高效率的新平衡。这种由于对外商务模式的改变而产生的对企业内部更高效运作的要求和压力,首先直接反映在企业内部相关部门的工作流程和协作上,企业必须建立比以前更有效的面向电子商务需求的新协作模式,这就是“工作流最优化”。

  另一方面,电子商务环境对企业的间接影响体现在对企业竞争实力的更高要求上。面对电子商务时代迅速变化的市场环境和技术手段,企业作为一个整体,其快速响应能力和学习创新能力是企业能够更好地发展和保持竞争优势的关键环节,实施好这些环节要求企业内部有一套有效的协作环境予以支持,并在这个电子协作环境中,提供信息沟通信息共享知识管理企业培训。如果说在传统商务模式下,企业内部电子协作环境的建立是锦上添花,那么在电子商务时代,一个高效灵活的内部电子协作环境则是不可或缺的。

  2.企业之间的电子协作

  企业之间的商务关系是企业的外部流程,随着B2B电子商务的不断发展,支持企业之间实现电子交易的采购市场已经初具规模,各种行业的垂直电子市场正在发挥越来越重要的作用。世界三大汽车公司构建的汽车配件采购电子交易网络就是成功的例子之一。企业之间电子交易方式、商务规则的形成和发展,促使企业在实施电子商务时必须全盘考虑迅速变化的市场以及与其他企业之间的协作商务模型。

  企业之间的电子协作是指多个有商务关系的企业之间利用网络手段进行有效的信息交换,它可以扩大企业的信息交流范围,加快商务流程的运转。首先,因特网的出现使企业能以较低的成本与全球的客户和供应商建立联系,也使企业面临更全球化竞争环境,这种趋势随着网络的发展和电子商务环境的不断完善而变得越来越明显;其次表现在在企业之间商务交流的效率上,在传统模式下,供应商选择、原料采购、商务谈判等都需要一个长期的过程,而且往往由于信息不充分导致成本的增加。电子协作环境能够帮助企业在一个更宽阔的范围、与更多的商务对象、以更高的效率完成更多的工作。

  以目前最热门的“电子商务协作空间”或“电子市场”为例,其主要特征有三点:其一,协作空间主要面向商务活动,而不是普通个体消费者。事实上,协作空间总是以一个利益中心或一个利益集团为基础而构成;其二,协作空间对信息安全要求很高,不仅需要验证和识别访问者身份,而且需要分别对其访问内容、操作权限等进行严格的分配和控制;其三,协作空间对应用要求很高,而不仅仅提供信息浏览服务或网上聊天。

  由此可见,“网上协作空间”是提供了增值服务的“电子市场”,其价值在于可以将传统“商务”运作效率提高到前所未有的高度。唯其如此,企业用户才乐于在其上投巨资形成一个巨大的市场。在电子市场中,企业可以利用网络工具,在比以往短得多的时间内完成合作商家的寻找和联络、获得产品信息、进行价格比较。

  企业可以借助因特网延伸和提高传统信息系统的价值。例如,在已有的ERP系统中增加供应链管理(SCM)、销售管理(SFA)和客户关系管理(CRM) 等应用系统,电子协作则是这些新型应用系统的重要组成部分。通过建立在因特网上的 “协作空间”,企业可以沟通上下游关系、连通客户和合作伙伴,形成一个即时、友好、方便的问题处理和信息交流环境。

电子协作的目标[2]

  电子协作的目标是利用IT技术帮助企业形成与电子交易相适应的内部和外部工作模式。电子协作系统的建设可以帮助企业实现以下目标:

  • 提高企业的产品和服务创新能力,增强其核心竞争力。
  • 帮助优化或改造企业内部和外部的工作流程,提高整体工作的有效性和效益。
  • 形成企业的整体快速响应能力,从容应对各种可能的变化和突发事件
  • 帮助企业内部更合理地分配资源,降低内部运营成本。

  一个完善的电子协作环境至少应该提供以下的关键功能:

  • 提供围绕时间、场所、人员和信息实现协同工作的统一工作环境。能够突破时间和空间的局限,提升人力资源的有效利用,增加信息的价值
  • 提供安全可靠、多样化的通信环境,包括数据安全、认证、同步通信和异步通信以及多种通信方式的集成。
  • 提供便于集成的协作工作空间,以充分发挥其他信息系统的优势。
  • 实现知识管理,强化企业的核心价值和竞争力。

  企业开展电子商务的根本目的在于利用信息技术提高企业的运营效益,电子协作为企业提供了与电子商务高效率相适应的企业内外部工作模式,没有电子协作环境,电子商务只能停留在表面。

参考文献

  1. 1.0 1.1 童秉枢.机械CAD技术基础[M].清华大学出版社,2003.ISBN 7302069778, 9787302069775
  2. 2.0 2.1 2.2 刘永.电子商务从电子协作开始
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