圆桌会议

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圆桌会议(round-table conference)

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什么是圆桌会议

  “圆桌会议”是指一种平等、对话的協商会议形式,与会者不分等级围圆桌而坐,每个人都以平等的身份参加会议。这种会议形式来源于英国亚瑟王的传说。传说中,亚瑟王(King Arthur)是5世纪时布立吞人(Briton)的首领,他有超人的本领,率领布立吞人抵抗撒克逊人的入侵。亚瑟王召集骑士开会时,不分上下席位,围着圆桌而坐,于是有了“圆桌会议”(round-table conference)一词。这种“圆桌会议”表示与会者一律平等,因而成为国际和外交会议的一种形式,主席和各国代表的席位不分上下尊卑,更好体现各国平等原则和协商精神。

圆桌会议的基本规则

  作为一种新型会议范式,圆桌会议蕴涵着许多现实意义的同时,在实施过程中势必会出现前所未有的新问题。如领导权力问题、角色与职责问题等。这些新问题能否有效及时地解决,直接关涉着圆桌会议的成功与失败。因此,圆桌会议客观上要求有一个组织活动的指导原则、行为规范。

  1.制订规则的重要性

  首先,圆桌会议规则是实现圆桌会议规范化的制度保证。圆桌会议还处在发轫期,各项管理和实施还不成熟,需要一定的规则来使其走向规范化之路;其次,圆桌会议规则促使圆桌会议更加科学化。圆桌会议的举行时间、地点、议事程序、决策方式等会议要素只有在遵守会议规则的情形下,才能科学化运行;再次,圆桌会议规则能提高工作质量工作效率,更好地适应社会发展的需要。

  2.圆桌会议规则的基本内容

  圆桌会议规则和传统会议规则在有关会议要素的协调和会议程序的安排上大体一致。但前者又存在着特有的规则,我们认为这些规则对圆桌会议的成功起着决定性作用。

  角色对等规则。角色对等是指与会成员发言权的平等,表决权的平等和决策权的平等。圆桌会议的扁平化特征表明与会成员之间废除了等级制,在会议实施过程中,自始至终保持一种平等身份来参与会议的各项议程。

  议事不议人规则。即使是人事会议,也要预先发给大家客观实际的调查材料,让大家根据工作需要,提名相对适合的人选,而不是把重点放在议人上,尤其不能放在议论人的缺点上。

  非人数优势规则。圆桌会议不能轻易按照少数服从多数的原则裁决,因为它不会让人心服,而且结论也常常错误。“真理往往在少数人手里”,这话是对的。重在弄清楚每个方案的利弊,尽可能做到以理服人。

  非决定规则。不是每一个圆桌会议都要做出决定,即便是这个圆桌会议开的很成功也可不做结论。圆桌会议容纳激励的论争,可以下次会议继续讨论而不做出决定。做出决策看起来好像可以平息会议中的纷争,甚至还可以舒缓对任务的不确定性所产生的紧张,却可能产生了自以为任务有进展的假象。

圆桌会议的运作方式

  圆桌会议的运作实质上就是通过发挥圆桌会议的功能,充分调动人的积极性,提高机构的效能,实现学习型领导班子共同目标的过程。我们认为,圆桌会议的运作方式重点在于做好信息处理、有效反馈和全息沟通。

  1.信息处理

  信息处理是现代认知学的重要内容,在各种情况下预见可能发生的事情的能力、制定计划的想像力等很大程度上反映了信息处理的质量,它决定了采取的是明智还是愚蠢的行动。圆桌会议的信息处理主要有分析和联合两种方法。分析法是对与会成员提供的信息进行逐个解析,区别它们之间的异同,择取最富有建设性的信息;联合法基于集体交流的智能最大化而采取的一种信息处理方法,它是将许多个别信息聚集在一起,让其相互对比、碰撞,实现优化的信息处理方法。做好信息处理需要做到:寻找充满创造性的观点;预测有前景的短期结果和长期结果;根据重要因素,对各种选择的观点和预测的结果进行评估;权衡各方面因素,系统地判断应该进行的行动。总之,与会成员必须搜集和提供信息,避免视角的狭隘,在复杂的形势下应对各种因素,选择切实可行的行动路线。

  2.有效反馈

  行为心理和认知习惯的研究表明,行为的改进取决于反馈。为了让与会成员个体行动和会议进行得更有成效,圆桌会议需要有效反馈。在与会成员共同思考问题时,肯定有时会意见不一,并相互表达自己的观点,从别人那里得到反馈往往是避免失去判断力和客观性的有效途径。圆桌会议的有效反馈有三种方式,即反思式反馈、褒贬式反馈和解构式反馈。反思式反馈是在与会人员之间展开讨论。褒贬式反馈需要事先对与会成员表明一定的期望,期望的内容紧密联系会议的议题。通常夸奖带有积极的象征性行为,有助于有效的信息处理;批评意味着确保能够有的放矢地针对某项错误决策进行有效矫正。解构式反馈提供了更具交互性的解决问题的方式,并打开了在其他情况下往往关闭的渠道,有着非常高的正确程度和更开放的交流方式。

  3.全息沟通

  所谓沟通,是人与人之间的思想和信息的交换,是将思想和信息由一个人传达给另一个人,逐渐广泛传播的过程。著名组织管理学家巴纳德认为“沟通是把一个组织中的成员联系在一起,以实现共同目标的手段”。在一定意义上,没有沟通,就没有会议。对于学习型领导班子而言,举行圆桌会议需要全息沟通。全息沟通对于圆桌会议的作用是多方面的,其中较突出的有两点:一是有助于作出决策。圆桌会议上进行决策会涉及干什么、怎么干、何时干等问题。遇到这些需要解决的问题,与会成员要通过沟通获取大量的信息情报,然后进行决策;二是促使领导班子协调有效地举行会议。与会成员的职务是相互依存的,依存性越大,对协调的需要越高,而协调只有通过沟通才能实现。没有全方位的沟通,与会成员之间存在着隔膜,对整个会议效果造成负面影响。

  全息沟通要讲究一定的艺术:首先,必须目的明确、思路清晰、注意表达方式。尤其要实心实意听取不同意见,建立沟通双方的信任和感情。其次,要选择有利的时机,采取适宜的方式。在不同情况下要采取不同的沟通方式,要抓住最有利的沟通时机。再次,沟通要与会成员之间的信任度。另外,沟通要讲究“听”和“说”的艺术。沟通过程中,相互主动听取意见;要善解人意,体味对方的情感变化和言外之意,做到心领神会。不仅要会听,还得会说,会表达自己的意见。在表达自己的意见时,要诚恳谦虚。

圆桌会议的适用范围

  现在我们把“圆桌会议”作为团队学习进行深度汇谈的一种组织形式,指所有的与会者,不论身份、不分级别地围桌坐下,大家就一个主题进行讨论,所有的与会者对这个问题发表自己的意见和假设,但是不能对其他人的观点进行评论,彼此之间没有阶层,没有权威,不受束缚,从而达到相互学习交流的目的。

圆桌会议应把握的问题

  组织好圆桌会议把握三点:

  一是要把握圆桌会议的实质。是不是圆桌会议,不取决于会议桌的形状,而是取决于会议组织形式的内涵。要本着发扬民主平等、知识共享、充分交流、科学决策的精神开好圆桌会议;

  二是必须结合学习型领导班子的具体情况和实际需要来决定会议的具体程序和形式。不同层次、不同部门的领导班子,相应的圆桌会议所需规范的范围与程度就要有所区别,规范的点与面也各有侧重。如党委班子的圆桌会议要与民主集中制相结合,行政工作的圆桌会议要与首席问责制相结合。会议的内容和侧重点不同,圆桌会议的组织程序和形式也不能一概而论;

  三是由于信息时代科学技术的发展,电子通信和互联网络的广泛应用,必定为圆桌会议赋予新的形式和内容。学习型领导班子应适应新知识、新技术发展的要求,为圆桌会议创造新的形式和内容,使圆桌会议不断得到创新和发展。

圆桌会议的经典案例

  关于亚瑟王和圆桌骑士的传说虽然有着各种各样的版本,但圆桌会议的精神则延续下来。第一次世界大战之后,这种形式被国际会议广泛采用。到今天“圆桌会议”已成为平等交流、意见开放的代名词,是国家之间以及国家内部一种重要的协商和讨论形式。

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