记账程序

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目录

记账程序的概念

  记账程序是指根据记账凭证登记账簿的程序。

  记账程序的补充说明:

  随着会计电算化的普遍推广,节省登账的工作量而采取的各种记账程序,以及为防止可能的登账错误而增加一次试算平衡,譬如科目汇总表的编制,这些都显得意义不大,因为,计算机可以在很短的时间里准确完成所有的登账工作,除非人的非法操作或机器故障,计算机发生登账错误的概率极低。

常用的记账程序

  其常用的记账程序有:

  • 记账凭证记账程序,
  • 科目汇总表记账程序,
  • 日记总账记账程序等。

记账凭证记账程序

  在记账凭证记账程序下,序时账簿一般设置三栏式库存现金日记账和银行存款日记账。总账采取三栏式并按一级账户设置,明细账根据企业经营管理需要来设置。记账凭证记账程序的具体过程如下:

  记账程序

  记账凭证记账程序是最基本的核算程序,它区别于其他记账程序的根本特点是根据记账凭证直接逐笔地登记总账。其优点是组织程序简单明了、总账反映详细。但在手工簿记中,记账工作繁重,且不符和总账总括反映的特点。因而,在手工簿记中,它只是用于规模不大、经济业务数量不多的会计主体

  一、实务处理

  1.经济业务

  石井商场2001年12月所发生的部分经济业务如下:(点击业务编号看凭证记录;@表示单价)

  (1) 2日向映雪工厂购入电风扇240台,@150元,电风扇已验收入库,货款由银行付讫

  (2) 3日向白城公司购入吸尘器50台,@1200元,货物已验收入库,货款暂欠。

  (3) 3日销售给南天公司空调器15台,@3200元,收到对方开出的转账支票

  (4) 5日向阳光不锈公司购入应急灯240台,@75元,以银行存款支付12000元,其余货款暂欠。

  (5) 8日销售給飞扬公司电风扇150台,@180元,货款已由银行收讫。

  (6) 9日业务员李东出差预借差旅费1500元,以现金支付。

  (7) 10日以银行存款支付前欠白城公司货款。

  (8) 10日,向银行提取现金5000元,以备用。

  (9) 12日售给暖风工厂饮水器5台,@800元,货款已通过银行收讫。

  (10) 13日购入电饭煲180个,@100元,货款18000元已通过银行付讫。

  (11) 14日向银行提取现金10000元。

  (12) 17日以现金12000发放工资

  (13) 18日以现金购入办公用品300元,交付相关部门使用。

  (14) 18日售给芙蓉超市吸尘器20台,@1400元,收到对方开出的60天期、票面利率1.62%的银行承兑汇票一张。

  (15) 19日李东出差回来,报销差旅费1200元,余款交回现金。

  (16) 20日向冬冬公司购入消毒碗柜15台,@600元,货款以银行存款支付。

  (17) 21日向岸边公司购入电熨斗50个,@80元,货款暂欠。

  (18) 22日以银行存款支付本月汽车费用8000元。

  (19) 26日以银行存款支付本月邮电费3500元。

  (20) 28日售给宏日公司冰箱8台,@3600元;应急灯12个,@100元;饮水器4台,@850元。以上货款均已收到并存入银行。

  (21) 30日以现金支付清洁费用500元,维修费用700元。

  二.编制记账凭证
业务号凭证编号账户名称金 额
借 方贷 方
1银付字1号库存商品
   银行存款
36000
   
 
   36000
2 转字1号 库存商品
   应付账款
60000
   
 
   60000
3银收字1号 银行存款
   主营业务收入
48000
   
 
   48000
4a银付字2号 库存商品
   银行存款
12000
   
 
   12000
4b转字2号 库存商品
   应付账款
6000
   
 
   6000
5银收字2号 银行存款
   主营业务收入
27000
   
 
   27000
6现付字1号 其他应收款
   现金
1500
   
 
   1500
7银付字3号 应付账款
   银行存款
60000
   
 
   60000
8银付字4号 现金
   银行存款
5000
   
 
   5000
9银收字3号 银行存款
   主营业务收入
4000
   
 
   4000
10银付字5号 库存商品
   银行存款
18000
   
 
   18000
11银付字6号 现金
   银行存款
10000
   
 
   10000
12现付字2号 应付工资
   现金
12000
   
 
   12000
13现付字3号 营业费用
   现金
300
   
 
   300
14转字3号 应收票据
   主营业务收入
28000
   
 
   28000
15a转字4号 营业费用
   其他应收款
1200
   
 
   1200
15b现收字1号 现金
   其他应收款
300
   
 
   300
16银付字7号 库存商品
   银行存款
9000
   
 
   9000
17转字5号 库存商品
   应付账款
4000
   
 
   4000
18银付字8号 营业费用
   银行存款
8000
   
 
   8000
19银付字9号 营业费用
   银行存款
3500
   
 
   3500
20银收字4号 银行存款
   主营业务收入
33400
   
 
   33400
21现付字4号 营业费用
   现金
1200
   
 
   1200
  三.登记总账

  以库存商品为例:

2001凭证号数摘要借方贷方余额
121 月初余额 20000
124 银付字1号 36000 56000
124 转字1号 60000 116000
125 银付字2号 12000 128000
125 转字2号 6000 134000
1214 银付字5号 18000 152000
1221 银付字7号 9000 161000
1222 转字5号 4000 165000

  注意:大家可以看到账簿中的日期不是按照业务发生的当日,而是按照编制记账凭证的日期,本例中出于简便,在记账凭证中省略了日期,仅在账簿登记中体现。

科目汇总表记账程序

  科目汇总表记账程序和记账凭证记账程序的账簿组织基本相同,只是在登记总账的方法上有所差别,其记账程序如下:

  科目汇总表记账程序.jpg

   科目汇总表记账程序简要说明

  科目汇总表记账程序的主要特点是,根据记账凭证中的相同会计科目,定期将所有记账凭证汇总编制成科目汇总表,然后根据科目汇总表登记总账。其优点是科目汇总表具有试算平衡的作用,即借方发生额合计数和贷方发生额合计数一定相等,否则存在差错。并且如果企业规模越大,每月发生的经济业务数量越多,所节省的工作量也就越大。但它的缺点是不能有效反映账户的对应关系。

  一、实务处理

  1.经济业务

  石井商场2001年12月所发生的部分经济业务如下:(点击业务编号看凭证记录;@表示单价)

  (1) 2日向映雪工厂购入电风扇240台,@150元,电风扇已验收入库,货款由银行付讫。

  (2) 3日向白城公司购入吸尘器50台,@1200元,货物已验收入库,货款暂欠。

  (3) 3日销售给南天公司空调器15台,@3200元,收到对方开出的转账支票

  (4) 5日向阳光不锈公司购入应急灯240台,@75元,以银行存款支付12000元,其余货款暂欠。

  (5) 8日销售給飞扬公司电风扇150台,@180元,货款已由银行收讫。

  (6) 9日业务员李东出差预借差旅费1500元,以现金支付

  (7) 10日以银行存款支付前欠白城公司货款。

  (8) 10日,向银行提取现金5000元,以备用。

  (9) 12日售给暖风工厂饮水器5台,@800元,货款已通过银行收讫。

  (10) 13日购入电饭煲180个,@100元,货款18000元已通过银行付讫。

  (11) 14日向银行提取现金10000元。

  (12) 17日以现金12000发放工资。

  (13) 18日以现金购入办公用品300元,交付相关部门使用。

  (14) 18日售给芙蓉超市吸尘器20台,@1400元,收到对方开出的60天期、票面利率1.62%的银行承兑汇票一张。

  (15) 19日李东出差回来,报销差旅费1200元,余款交回现金。

  (16) 20日向冬冬公司购入消毒碗柜15台,@600元,货款以银行存款支付。

  (17) 21日向岸边公司购入电熨斗50个,@80元,货款暂欠。

  (18) 22日以银行存款支付本月汽车费用8000元。

  (19) 26日以银行存款支付本月邮电费3500元。

  (20) 28日售给宏日公司冰箱8台,@3600元;应急灯12个,@100元;饮水器4台, @850元。以上货款均已收到并存入银行。

  (21) 30日以现金支付清洁费用500元,维修费用700元。

  二.编制记账凭证
业务号凭证编号账户名称金 额
借 方贷 方
1银付字1号 库存商品
   银行存款
36000
   
 
   36000
2 转字1号 库存商品
   应付账款
60000
   
 
   60000
3银收字1号 银行存款
   主营业务收入
48000
   
 
   48000
4a银付字2号 库存商品
   银行存款
12000
   
 
   12000
4b转字2号 库存商品
   应付账款
6000
   
 
   6000
5银收字2号 银行存款
   主营业务收入
27000
   
 
   27000
6现付字1号 其他应收款
   现  金
1500
   
 
   1500
7银付字3号 应付账款
   银行存款
60000
   
 
   60000
8银付字4号 现  金
   银行存款
5000
   
 
   5000
9银收字3号 银行存款
   主营业务收入
4000
   
 
   4000
10银付字5号 库存商品
   银行存款
18000
   
 
   18000
11银付字6号 现  金
   银行存款
10000
   
 
   10000
12现付字2号 应付工资
   现  金
12000
   
 
   12000
13现付字3号 营业费用
   现  金
300
   
 
   300
14转字3号 应收票据
   主营业务收入
28000
   
 
   28000
15a转字4号 营业费用
   其他应收款
1200
   
 
   1200
15b现收字1号 现  金
   其他应收款
300
   
 
   300
16银付字7号 库存商品
   银行存款
9000
   
 
   9000
17转字5号 库存商品
   应付账款
4000
   
 
   4000
18银付字8号 营业费用
   银行存款
8000
   
 
   8000
19银付字9号 营业费用
   银行存款
3500
   
 
   3500
20银收字4号 银行存款
   主营业务收入
33400
   
 
   33400
21现付字4号 营业费用
   现  金
1200
   
 
   1200
  三.登记总账

以库存商品为例:

2001凭证号数摘  要借方贷方余额
121 月初余额 20000
124 银付字1号 36000 56000
124 转字1号 60000 116000
125 银付字2号 12000 128000
125 转字2号 6000 134000
1214 银付字5号 18000 152000
1221 银付字7号 9000 161000
1222 转字5号 4000 165000

汇总记账凭证记账程序

  汇总记账凭证账程序和记账凭证记账程序的账簿组织基本相同,只是在登记总账的方法上有所差别。

  下面是汇总记账凭证记账程序具体过程示意图:

  Image:汇总记账凭证记账程序.jpg

   汇总记账凭证记账程序简要说明

  汇总记账凭证记账程序的主要特点是,定期根据记账凭证编制汇总记账凭证,然后根据汇总记账凭证登记总账。汇总记账凭证记账程序的应用,要求在总账中设置“对方科目”栏,其他记账程序没有这个要求。其优点是简化了总分类账的登记工作,提高了工作效率,并且清晰地反映了账户之间的对应关系。但其缺点是汇总记账凭证的设立及其编制的工作量较大,所以它一般适用于规模较大、业务量及凭证数量较多、核算工作基础较好的单位使用。当然这里的讨论是基于手工簿记的环境下。

  一、实务处理

  1.经济业务

   石井商场2001年12月所发生的部分经济业务如下:(点击业务编号看凭证记录;@表示单价)

  (1) 2日向映雪工厂购入电风扇240台,@150元,电风扇已验收入库,货款由银行付讫。

  (2) 3日向白城公司购入吸尘器50台,@1200元,货物已验收入库,货款暂欠。

  (3) 3日销售给南天公司空调器15台,@3200元,收到对方开出的转账支票。

  (4) 5日向阳光不锈公司购入应急灯240台,@75元,以银行存款支付12000元,其余货款暂欠。

  (5) 8日销售給飞扬公司电风扇150台,@180元,货款已由银行收讫。

  (6) 9日业务员李东出差预借差旅费1500元,以现金支付。

  (7) 10日以银行存款支付前欠白城公司货款。

  (8) 10日,向银行提取现金5000元,以备用。

  (9) 12日售给暖风工厂饮水器5台,@800元,货款已通过银行收讫。

  (10) 13日购入电饭煲180个,@100元,货款18000元已通过银行付讫。

  (11) 14日向银行提取现金10000元。

  (12) 17日以现金12000发放工资。

  (13) 18日以现金购入办公用品300元,交付相关部门使用。

  (14) 18日售给芙蓉超市吸尘器20台,@1400元,收到对方开出的60天期、票面利率1.62%的银行承兑汇票一张。

  (15) 19日李东出差回来,报销差旅费1200元,余款交回现金。

  (16) 20日向冬冬公司购入消毒碗柜15台,@600元,货款以银行存款支付。

  (17) 21日向岸边公司购入电熨斗50个,@80元,货款暂欠。

  (18) 22日以银行存款支付本月汽车费用8000元。

  (19) 26日以银行存款支付本月邮电费3500元。

  (20) 28日售给宏日公司冰箱8台,@3600元;应急灯12个,@100元;饮水器4台,@850元。以上货款均已收到并存入银行。

  (21) 30日以现金支付清洁费用500元,维修费用700元。

  二.编制记账凭证
业务号凭证编号账户名称金 额
借 方贷 方
1银付字1号 库存商品
   银行存款
36000
   
 
   36000
2 转字1号 库存商品
   应付账款
60000
   
 
   60000
3银收字1号 银行存款
   主营业务收入
48000
   
 
   48000
4a银付字2号 库存商品
   银行存款
12000
   
 
   12000
4b转字2号 库存商品
   应付账款
6000
   
 
   6000
5银收字2号 银行存款
   主营业务收入
27000
   
 
   27000
6现付字1号 其他应收款
   现  金
1500
   
 
   1500
7银付字3号 应付账款
   银行存款
60000
   
 
   60000
8银付字4号 现  金
   银行存款
5000
   
 
   5000
9银收字3号 银行存款
   主营业务收入
4000
   
 
   4000
10银付字5号 库存商品
   银行存款
18000
   
 
   18000
11银付字6号 现  金
   银行存款
10000
   
 
   10000
12现付字2号 应付工资
   现  金
12000
   
 
   12000
13现付字3号 营业费用
   现  金
300
   
 
   300
14转字3号 应收票据
   主营业务收入
28000
   
 
   28000
15a转字4号 营业费用
   其他应收款
1200
   
 
   1200
15b现收字1号 现  金
   其他应收款
300
   
 
   300
16银付字7号 库存商品
   银行存款
9000
   
 
   9000
17转字5号 库存商品
   应付账款
4000
   
 
   4000
18银付字8号 营业费用
   银行存款
8000
   
 
   8000
19银付字9号 营业费用
   银行存款
3500
   
 
   3500
20银收字4号 银行存款
   主营业务收入
33400
   
 
   33400
21现付字4号 营业费用
   现  金
1200
   
 
   1200
  三.编制汇总记账凭证

|以银行存款付款凭证为例:

  汇总银行存款付款凭证

  贷方科目:银行存款      2001年12月       编号:汇银字02号

借方科目金  额总账账页
1-10日凭证号1号-4号11-20日凭证号5号-7号21-31日凭证号8号-9号合 计借方贷方
库存商品4800027000 75000
应付账款60000 60000
现  金500010000 15000
营业费用 1150011500
合  计1130003700011500161500
  四.登记总账

以应付账款为例:

    应付账款总账

2001摘  要凭证号数借方贷方余额
121月初余额 20000
1231汇总登记汇转字01号 70000
1231汇总登记汇银字02号60000 30000
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