文書封發

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　　文書封發是指對需要發出的文書進行封裝，按發送範圍發往指定的單位。

　　文書封發的要求：

　　(1)封發的文書要摺疊整齊；

　　(2)文件袋封口要貼實；

　　(3)文書封裝後要及時發送；

　　(4)文書的封發要準確周密、避免差錯；

　　(5)文書封發要安全可靠，確保機密。

　　1、檢查

　　(1)檢查即將裝入的文件是否屬於應送人員或單位。

　　(2)檢查所裝文件與送文包或信袋上的名稱、數量是否相符。

　　(3)核對發送部門、收文者、密級、附件等內容。

　　(4)核對郵政編碼、地址、名稱等內容。

　　(5)對密件、急件、親啟件要在文件袋上分別予以標明。

　　2、登記

　　將文書序號或標題登記在發文或發信登記簿上，供收件人簽字。

　　3、書寫封面

　　書寫封面時，收文單位、名稱要用全稱或通用的簡稱，字跡要工整。

　　4、裝封

　　將文書小心裝入包內或信袋內。不可用力過猛，以免摺疊或撕壞。

　　5、封口

　　用漿糊或膠水粘好信封的封口處。

　　6、發出

　　派人發送或通過郵政系統、電腦或傳真機等傳輸渠道或設備，將文書送達收文單位。

　　註意事項：

　　(1)利用電腦或傳真機傳輸秘密文書須採用加密裝置；

　　(2)絕密文書不得利用電腦或傳真機發送；

　　(3)密件應該有專用密封章或者貼上密封條。一是用單位專用密封章蓋在送文包的封口處，或蓋在用漿糊或膠水粘好的信封中間的封口處；二是將印有本單位印記的密封條用漿糊或膠水貼在送文包或信封的中間封口處。遞送外埠的信件還應在信封的兩頭中間封口處加封，且不可用訂書機訂封。