報表系統

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什麼是報表系統

  報表系統是指將電腦技術會計報表的編製方法相結合設計出專門用於報表數據處理的軟體。

是報表系統的內容

  1. 標題:用來表示報表的名稱。包括正標題、副標題、修飾線等內容。
  2. 表頭:主要用來描述報表的編製單位名稱、編製日期、編製計量單位、報表欄目名稱等內容。
  3. 表體:是一張報表的核心和主體,是報表數據的主要表現區域。
  4. 表尾:指表體以下進行輔助說明的部分以及編製人、審核人等內容。

  報表:指一張二維表頁,由若幹行(表行)和若幹列(表列)組成。因此確定一張二維表中某個數據所在位置的要素為:<列>、<行>。

  報表文件:是報表系統中存儲數據的基本單位,以文件的形式保存在磁性介質中,報表系統中的打開、關閉、保存等命令都是根據報表名字進行處理的。報表文件的文件名結構是:名稱、擴展名。擴展名以“.”開始,在UFO報表系統中,報表文件的擴展名是“REP”。

  若幹張結構相同的報表組成一個三維表,也就是報表文件。因此,在報表文件(三維表)中確定一個數據的要素為:<表頁名或表頁號>、<列>、<行>。

  1. 單元:又稱表單元,即單元格,指由行和列確定的最小區域(單元格)。行號用1、2、3、……表示,列號用A、B、C、……表示,則表單元可表示為:<列號><行數>。例如:第4行第3列的單元用“D3”表示。每個單元中可以填制公式、數字、文字等內容。
  2. 單元區域:又稱為塊,即單元格區域,由一組相鄰的單元組成的矩形區域。在報表系統中,區域是二維的,最大的區域是一張二表(即一個表頁),最小的區域是一個單元。單元區域表示為:起始單元:結束單元。例如:從B2單元至D5單元組成的單元區域表示為:B2:D5。
  3. 組合單元:在處理複雜表格時,需要將數個單元合併起來,當成一個大單元來使用,從而形成組合單元。它是由相鄰的若幹個單元組成區域,這些單元必須具有相同的單元類型(如數值型或字元型)。在報表系統中,一旦將某個單元區域設置為組合單元,報表系統處理時將這個組合單元視為一個單元。
  4. 單元類型:即單元格中數據的類型,可以是數值型數據、字元型數據、公式或關鍵字。
  5. 單元格式:指單元內數據的顯示格式。
  6. 關鍵字:指報表的標識符,是在對三維電子錶進行操作時,在多個表頁間起對錶頁進行定位、辨識作用的一類特殊的標誌。關鍵字可以唯一標識一個表頁,關鍵字的值和表頁中的數據相關聯。在UFO報表系統中設立的關鍵字主要有:單位編號、單位名稱、年份、季度、月份、日等。
  7. 報表格式:包括表樣格式(含標題、表頭、表體、表尾、表格線和所有輔助說明文字等內容)、單元類型(指對報表中每個單元的內容規定的類型)、單元格式(指報表數據的顯示格式,如左對齊、右對齊、居中等)、公式(指報表或報表單元中的各種公式,如表內單元計算公式、取數公式、審核公式等)。

報表系統的計算

  報表是企業管理的基本措施和途徑,是企業的基本業務要求,也是實施 BI 戰略的基礎。報表可以幫助企業訪問、格式化數據,並把數據信息以可靠和安全的方式呈現給使用者。傳統的報表主要以excel為主,而目前的報表比較廣,已經不僅僅局限於excel那種簡單的管理了,現在已經將資料庫跟軟體相結合,用戶只需要錄入數據,就可以得到各種各樣的報表,包括列表、圖表、分組、樹形列表、樹形空間等等。這種報表系統使用方便,數據永久保存,不會丟失,如果你有分公司的話,效果更加明顯,可以將各個分公司的數據正合到一個報表中,更加準確的將各項數據顯示出來,圖表顯示更形象。當然,這類報表系統市面上越來越多,比如潤乾、飛揚、FineReport,ET等等,相比之下。報表系統分為三大步驟:報表的格式設計、報表的數據處理、報表的列印輸出。

  報表系統的主要功能包括:文件管理功能、格式管理功能、數據處理功能、圖形功能、列印輸出功能和其它功能等。

  在報表系統中,報表中數據獲取的方法有:對於一小部分最基本的、最原始的報表數據,必須通過手工直接輸入的方法獲取;對於報表內小計、合計等數據,通過建立單元公式自動計算的方法獲取;對於需從其他報表中提取的數據,通過建立表與表之間數據連接公式的方法獲取;對於需從賬簿中提取的數據,通過建立賬中取數函數公式,自動從賬務核算系統或其他會計核算系統中採集數據。

  (1)建立表頁的計算公式:

  1. 可採用直接輸入單元公式:先選擇要輸入公式的單元(將游標定位於該單元),再在指定單元中輸入計算公式。
  2. 互動式輸入公式兩種方法:利用函數嚮導,按照電腦的提示,編輯輸入公式。

  (2)建立從賬務系統中獲取數據的公式:(重點掌握)

  1. 賬務函數的作用:賬務函數是聯繫報表系統和賬務處理系統之間數據傳遞的橋梁。利用賬務函數定義單元連接公式,將會計賬簿中的有關數據直接通過單元公式提取到相關會計報表中,將會給報表的編製帶來極大的方便,既避免了數據的失真,又節約了時間,提高了效率,實現了賬表的一體化。
  2. 賬務函數的分類:利用函數可以提高系統的數據處理能力,可以與賬務處理有機結合,實現賬表一體化。

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