開放組織

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　　開放組織是指將本組織的工作場所或工作程式對外開放，歡迎社會各界人士或有關公眾代表參觀考察的一種社會活動。其主要作用是加深公眾對組織的瞭解，引起公眾對組織的興趣，解除公眾對組織的誤解或者扭轉公眾對組織的不良印象。20世紀60年代，英國的化學工業聯合會首創了開放組織這一活動方式並取得了良好的活動效果，之後被廣泛地推廣。

　　開放組織的目的主要有三：

　　一是擴大組織的知名度，維護和擴展良好聲譽；

　　二是澄清某些事實真相，求得公眾的理解；

　　三是密切組織與公眾的關係，廣結良緣。

　　開放組織的內容根據開放的目的以及參觀者的需要與興趣的不同主要涉及：組織的設備和工藝流程、環境、管理措施、員工素質、產品質量、組織提供的服務項目與質量、娛樂、福利、衛生等設施、成果展示和決策層的開拓能力等。

　　開放組織活動的類型可分為：經常性的對外開放與“開放日”的對外開放。

　　開放組織不僅是提高組織知名度、美譽度以及爭取社會各界的理解與合作的重要手段，而且是激發本組織成員的自豪感與凝聚力的有效措施。因此，許多組織將成功地開展這類活動作為組織進行公關策劃經常選擇的方式。為使開放組織取得成功，在籌划過程中必須把握以下環節：

　　（一）明確目的

　　任何開放組織的活動都必須確定一個明確的目的以作為制定宣傳形式、宣傳內容和確定開放時間、開放範圍等的依據。

　　（二）確定路線

　　要規定合理的參觀路線與地點，開放區域應保證能夠全面、清楚地瞭解參觀內容並不影響組織的正常工作為準則，處理好公開與保密的關係。同時，開放區域的人員、設施、裝飾等應處處體現公關意識，以給公眾留下坦誠可信的良好印象。

　　（三）選擇時間

　　“開放日”的選擇最好與組織的某些特殊日期聯繫在一起，如周年紀念、開業慶典、逢年過節等；而經常性的開放一般選擇在工作日，如果選擇節假日則要註意相應服務的到位，以免參觀者乘興而來，敗興而回。此外，選擇時間還要註意氣候的變化。

　　（四）製作資料

　　包括展品、展牌、展室的設置，標語、圖片、圖表的製作，解說詞的編寫，有關印刷品、紀念品的設計與製作等等。不僅要精益求精，而且要能夠充分體現組織的風格與特色。

　　（五）掌握人數

　　無論是經常性的參觀還是“開放日”，活動，都立力求掌握參觀者的大致數量，以便做好具體的安排。可以通過事先聯繫、主動邀請等方式掌握參觀人數，重要來賓更應逐個落實。

　　（六）做好接待

　　要準備好開放組織所需的宣傳品和公關禮品，還要準備足夠的訓練有素的接待人員，完善的接待設施，為來賓提供交通、飲食、休息、娛樂、咨詢等方面的便利或服務。

　　（七）通盤考慮

　　組織者要對參觀的全過程進行周密的安排與考慮，特別是細節問題更要解決得當，要註意各位來賓的特點，不要因小事而影響整個參觀活動的效果。

　　開放式賓館

　　在廣州，市內所有的賓館和酒店一律大開門戶，對外開放，即使曾多次承擔接待外國元首級任務的白天鵝賓館也絕不閉門謝絕游人。這些賓館和酒店門口只有“衣履不整、恕不接待”的字樣，也就是說，只要游客衣著整潔，你盡可以“大膽地往前走”。賓館裡面，除了賓客下榻的卧室和配套設施的工作重地這些樓層會註明“游客止步”以外，其餘的飲食、購物、娛樂、憩息的公共場所任憑游人自由進出，隨意瀏覽，游人自然也能夠享受到同等禮遇的各種有償服務。

　　無論是富豪商賈，還是平民百姓，不管是驅車而來，抑或款步行走，只要一踏進賓館，身穿紅色禮服的服務員就會立即代開玻璃大門，彬彬有禮地迎請，使賓客和游人深深感受到主人的熱情好客。

　　在東方賓館、中國大酒店、花園酒店、廣州賓館、白雲賓館、流花賓館、廣東大廈這些聞名遐邇的高大建築里，每天從早到晚，慕名觀光的外地游客三三兩兩地來探索 “神奇世界”的內部奧秘，悠閑自在的市區居民也雙雙結伴來尋求漫步瀏覽的樂趣。賓館里既有“領導時代新潮流”的西方典雅氣派，也有體現中國民族特色的東方古樸之美。中央大廳寬敞明亮、富麗堂皇，娛樂中心五光十色、絢麗多彩，休息間潔凈幽雅、坐席舒適，露天花園綠陰如毯、流水潺潺，友誼商店貨品豐富、琳琅滿目，這一幅幅新奇景色怎能不令還處於溫飽型生活狀態的游客們眼花繚亂、流連忘返呢?

　　對外開放使廣州各大賓館和酒店賓客盈門、應接不暇，住房率始終保持在70％以上，營業額連年直線上升，創造了過去封閉狀態下從未有過的良好經濟效益。如今，賓客要想約請親眷朋友到白天鵝賓館吃頓早茶，不提前預定席位，還真無插足之地呢。

　　廣州市內的所有賓館和酒店都打破傳統的封閉格局，一律大開門戶，對外開放，使普通百姓望而卻步的地方，成了門庭興旺的場所，這為如何改善賓館飯店在公眾心目中的形象作出了榜樣。

　　敞開賓館飯店的大門至少有三大好處：一是可以把賓館飯店第一流的設施、第一流的管理和第一流的服務一覽無遺地展現在游客面前，樹立起賓館飯店的良好形象；二是有利於賓館飯店之間的相互觀摩、學習和對比，可以把管理服務工作推向更新更高的水平；三是方便了住宿賓客，可以博得他們的好感。實際上，許多商客的業務往來和貿易洽談是在賓館飯店的公共場所中進行的，給他們提供方便，可以為爭取客源獲得更多的機會。

• 周天祥.《公共關係專題活動》