對外開放參觀

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什麼是對外開放參觀[1]

  對外開放參觀是指組織企業為了讓公眾更好地瞭解自己或為消除對本組織的某些誤解,通常由公關部門負責組織和邀請有關公眾前來本組織參觀。對外開放參觀這種公關活動有時會起到意想不到的效果。

  廣東大亞灣核電站風波,就是以組織公開參觀活動來平息的。1986年正當我國政府決定在廣東大亞灣建造核電站時,前蘇聯切爾諾貝利核電站突然發生核泄露, 造成嚴重人員傷亡和環境污染。 面對核泄露慘狀,我國香港各界、各階層人士紛紛陳詞議論,反對在與香港毗鄰的大亞灣建造核電站。一時風雨滿城,輿論嘩然。為了證實大亞灣枋電站的安全可靠,我國政府在加強輿論宣傳的同時,請香港選民代表參觀了大亞灣民站站址,併在現場向他們介紹了各種安全的防禦措施和多方面的核能知識。這些代表回香港後,社會和新聞界的許多反對意見就漸漸地銷聲匿跡了。公開參觀的宣傳效果之大,由此可見一斑。

對外開放參觀的組織實施[1]

  組織的對外開放參觀,既是一種很好的公關活動,也是一項很繁雜的工作。因此,在組織對外開放參觀時需認真研究一些問題。

  一、對外開放參觀的目的

任何一次對外開放參觀活動都應有明確的目的。公關人員要搞清楚通過參觀活動可以達到怎樣的效果,讓觀眾留下怎樣的印象,是否有真正值得報道的材料。

  二、對外開放參觀的規模

  參觀活動開展之前要確定規模的大小,從而作出相應的安排。如果只是少數幾個人參觀,可以陪同他們到幾個部門去,並介紹情況,贈送資料和紀念品等;如果是較大規模的團體參觀,最好制訂一個計劃,安排好接待次數、每次參觀人數和開放時間等。一次接待15個人比較恰當。每天接待2~3次,有專人伴隨進行講解介紹,回答參觀者所提出的問題。

  三、對外開放參觀的時間

  不但要考慮開放參觀的時間,也要考慮整個參觀活動所需的時間。開放參觀的時間最好安排在一些特殊的日子,如周年紀念日、企業開工日、節日等。如上海電視臺每逢元旦、中秋節、春節便邀請本臺職工家屬來電視臺參觀,讓他們為自己親屬在這裡工作而感到驕傲,使他們支持並協助本臺職工的工作。

  要有足夠時間準備對外開放參觀活動。規模較大的開放參觀活動需要3~6個月的準備時間,如果還要準備大規模的展覽會,編印紀念冊或其他特別節目,則需時間更多,這時就需要註意時間安排的合理性,要儘量避開假期,並考慮好天氣、季節的變化等。

  四、對外開放參觀的人員安排

  從有開放參觀的構想起一直到活動的結束,都應有高層主管人員參與其事。組織大型的參觀活動,最好成立一個專門的活動籌備委員會。委員會成員應包括:企業領導、公關人員、行政和人事部門人員等。還要根據參觀的不同目的,選擇不同的人參加,如果參觀的目的是強調服務或產品,還要請銷售部門人員參加。

  五、宣傳材料

  要想使開放參觀獲得成功,最重要的是做好各種宣傳工作,準備一份簡單易懂的說明書或宣傳材料,發給參觀者。

  六、劃分參觀線路

  提前劃好參觀線路,防止參觀者越過參觀所限範圍,出現不必要的麻煩和事故。有些組織的主管人員往往顧慮開放參觀活動會使某些秘密技術或某些製造過程的細節泄露,其實,只要安排得當、嚮導熟練,就可以防止泄露事件。因此,不必在這方面有過多的顧慮。

  七、做好接待服務工作

  對參觀者應熱情周到地做好接待工作,如安排合適的休息場所和備好茶水飲料;需要招待用餐的,也要事先做好安排;如果邀請的對象有兒童,更要特別小心,要準備點心、休息場所、必要的盥洗設備等,也可送一些印有介紹組織材料的玩具。

參考文獻

  1. 1.0 1.1 公共關係[M].第八章,公共關係應用技術-各種專題活動.第四節,對外開放參觀
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