口頭調查報告

出自 MBA智库百科(https://wiki.mbalib.com/)

口頭報告(oral report)

　　口頭調查報告是市場調查的主持人或報告撰寫者以口頭陳述的形式向委托方彙報調查方法、報告結果以及結論、建議的活動。

　　在很多情況下.需要將調查報告的結果向管理層或委托者作口頭報告。口頭報告可以幫助管理部門或委托方理解書面調查報告的內容並按納書面報告，同時，可以針對委托人提出的問題及時作出解答、口頭報告對於有關人士迅速掌握和理解報告內容具有重要作用。

　　與書而報告相比.口頭報告具有以下特點

　　1、口頭報告能用較短的時間說明所需調查的問題。

　　2、口頭報告生動、具有感染力，容易給對方留下深刻印象。

　　3、口頭報告能與聽者直接交流，便於增強雙方的溝通。

　　4、口頭報告具有一定的靈活性一般可根據具體情況對報告內容、時間作出必要的調整。

　　口頭調查報告是在書面調查報告已經送達委托方閱讀的基礎上，進一步向委托方有重點、有針對性地進行陳述，以加深委托方對書面報告的理解、回答委托方提出的疑問、補充委托方需要的內容，從而擴大市場調查活動的影響力和市場調查結果的應用力度。口頭調查報告的作用有以下幾點：

　　第一，能用較短的時間說明調查報告的核心內容；

　　第二，生動而富有感染力，容易給聽眾留下深刻的印象；

　　第三，能與聽眾直接交流，便於增強雙方的溝通；

　　第四，具有一定的靈活性，一般可以根據具體情況對報告內容、時間做出必要的調整。

　　口頭報告所具有的優點，能否發揮其作用，還取決於許多因素.可以將其主要因素歸納為你是否進行了充分的準備、是否進行了充分的練習、是否進行了適時演講。現具體歸納為以下幾點：

　　第一，按照書面調查報告的格式準備好詳細的演講提綱。採用口頭報告方式並不意味著可以隨心所欲、信口開河，它同樣需要有一份經過精心準備的提綱.包括報告的基本框架和內容。當然.其內容和風格要與聽者的特點相吻合。這就首先要瞭解聽者的狀況：他們的專業技術水平怎樣?他們想瞭解的核心的問題是什麼?他們的興趣是什麼等等。

　　第二.進行充分的練習。在彙報時，經常會出現緊張，為減少緊張，可以採取做深呼吸和穿著舒適、貼身的服裝等方法加以緩解，但更重要的是先做充分的練習，真正掌握彙報資料是減少緊張的有效途徑。彙報中最緊張的時刻常發生在報告開始時，為減少心理障礙，尤其要註意練習彙報的開頭部分。

　　第三.儘量藉助圖表來增加效果。一張圖表勝似千言萬語，在做口頭彙報時，要善於採用圖表來輔助和支持你的講話。註意的要點有①要使製作的圖表顯得十分重要和有權威性；②絕對保證圖表都是清晰易懂的；③對圖表要有選擇.不要有太多的圖表.一張圖表上也不要擠太多的內容.以免使人望而卻步；④可用不同的顏色來使圖表更鮮明，但不要太過分；⑤圖表可藉助黑板、幻燈、錄像和電腦等可視物加以表現.選擇何種可視物可根據聽者的情況和設施而定但要保證使室內的人都能看清。

　　第四，彙報時要先滿自信。有些人常在彙報開始時對其所講的話道歉，這實際上是不明智的和不自信的表現。一方面，暗示沒有作出足夠的努力準備彙報；另一方面，無謂的道歉浪費了寶貴的時間。

　　第五，要使聽者易聽易懂。由於聽比講更難集中註意力，故要求語言要簡潔明瞭，通俗易懂要有趣味性和說服力。如果有一個十分複雜的問題需要說明，可先做簡要概括的介紹並運用聲音、眼神和手勢等變化來加深聽者的印象。

　　第六，要與聽者保持目光接觸。彙報時要儘量看著聽者，不要低頭看著講稿或看著別處。與聽者保持目光接觸，有助於判斷他們對彙報的喜歡或厭煩狀況和對內容的理解程度。

　　第七，對回答問題的時機的把握。在彙報過程中最好不要回答問題，有關演講清晰性問題除外，以免出現講話思路被打斷、使聽者游離報告主題之外或造成時間不夠等現象。在彙報開始前可告之報告後回答問題或進行個別交流。

　　第八，在規定的時間內結束彙報。口頭彙報常有一定的時間限制，在有限的時間內講完報告是最基本的要求。滔滔不絕的彙報不僅浪費時間.也影響報告的效果。

　　第九，口頭彙報結束後，還要請用戶或有關人士仔細閱讀書面報告。