公關公文

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　　公文是公關活動的產物和工具，是公府所作之文，是公事所用之文。換言之，公文是各級各類國家機構、社會團體和企事業單位在處理公務活動中有著特定的效能和廣泛的用途的文書，它能夠超越時空的限制，為國家機構、社會團體和企事業單位提供所需的信息。

　　一般來說，公關部門在執行對內對外聯繫的時候，主要通過公關公文進行。 這些文字媒介常常反映著組織的政策和形象， 是組織的一張“臉面”。

　　公關公文包括的種類繁多， 其中的公關簡報、信函、介紹信、請柬、祝詞等最為常用。

　　簡報，它是各種組織在公關活動中，用以反映情況、交流經驗的一種簡明扼要、 及時迅速又帶有報道性的彙報文件。 簡報的含義較為廣泛，它近似新聞報道，但又不同於新聞報道。它是一種內部刊物，只限於組織內部傳播，一般是定期出版。其內容不局限於組織內部，還登載與本組織活動有關的，來源於其他方面的文稿、摘錄和改編的材料。組織的領導層和各職能部門通過公關簡報這個視窗，可瞭解形勢，交流信息。

　　(1)簡報的種類。簡報的種類很多，就其內容而言，大致可分為綜合簡報、專題簡報、會議簡報三類。綜合簡報主要是反映日常業務中各方面的工作情況，它是一種長期編髮的定期或不定期的剪報。專題簡報是圍繞某一中心工作編髮的。會議簡報是反映會議進程中的各種重要情況，如大會報告、會後反映、會內外花絮等內容。後兩類簡報是一種階段性的簡報，一般講，專題工作告一段落或會議結束，簡報也就停辦了，其時效性非常強。

　　(2)簡報的一般格式。簡報的書寫格式，一般包括報頭、正文、報尾三個部分。

　　報頭在第一頁的上方，寫有簡報的名稱、期數序號、編製者、編寫時間。 綜合簡報內容較多， 所以在報頭下，還應有所載各篇文章的目錄。在報頭的右上方，有的還需註明保密等級。

　　正文按各篇文章的重要性排次序。報頭與正文之間用一橫線隔開。

　　報尾在簡報最後一頁下方，寫有分發單位、引發份數，註明主送單位或個人姓名。報尾與正文之間也要用一橫線隔開。

　　簡報格式如下：

　　內部交流
　　註意保存
　　　　　　　　　　　XX公司公關簡報

　　　　　　　　　　　　　(第X期)

　　XX公司[[公關部]]　　　　　　　　　　　　　　　　XX年X月X日 

　　　　　　　　　　　　　目　錄

　　一、XXXXX

　　二、XXXXXXXXXX

　　三、XXXX

　　(標題)X X X X X X

　　(正文)XXXXXXXXXXXXXXX……
 

　　報：XXX、XXX 　　　　　　　　　　　　(共印XX份)

　　送：XXX、XXX

　　發：XXX、XX

　　　　　列印： XXX　　　　校對：XX　　　X年X月X日

　　註：“目錄”只有在綜合性簡報中才用。

　　(3)編寫簡報的要求。

　　①精，指選材要精。要選擇那些與上級的方針政策密切相關或涉及部門工作的，最能說明問題和表達觀點的重要情況或典型經驗上簡報。有些情況雖然暫時看並不重要，但它帶有某種傾向性的苗頭或經驗的雛形，發展下去有可能成為重大問題或重要經驗，這些也應該通過簡報加以反映。

　　②準，指材料要準。簡報主要是供領導掌握情況，並作為領導決策和指揮的依據之一，所以材料一定要準確，真是可靠。公關人員要儘量親自下去調查，從時間、地點、參加人員到事情發生的來龍去脈、前因後果， 特別是所引用的重要數據、關鍵性的文字、對話， 都要準確核實。 另外， 反映的情況一定要實事求是，切忌弄虛作假，只報喜不報憂。這樣，簡報反映的情況才具有價值。

　　③快，快是簡報的一大特點。簡報是服務於現實的，它能否發揮作用或發揮作用的大小、快慢是一個重要因素。因此，公關人員要眼明手快，善於發現問題，在問題或情況剛剛處於萌髮狀態時，就能及時反映在簡報上，以利於領導採取相應的對策和措施。

　　④新，指內容要新。 應解釋反映新情況、 新問題、新經驗、新趨勢，能給人以啟發和借鑒。一般說，領導希望從簡報上能看到與組織有關的新動態，發現新問題，總結帶有普遍意義的新經驗，並據此做出新的決策和指示，以開拓新的工作領域，推動工作向縱深發展。

　　⑤簡，指文字簡潔、精煉。 簡報就是要簡明扼要， 簡報是“千字文”，一般在千字上下，最多不超過二千字。要體現這一特點，寫法上要開門見山，直截了當，實實在在，不說虛話和空話。

　　信函是各種組織之間在公務活動中處理大小公務的專用信件的總稱。它的使用範圍很廣泛，既可以用於上下級之間，也可以用於平行的不相隸屬的部門單位之間。

　　1.信函的分類

　　信函在日常公關活動中，從其格式和內容看，可分為公函和便函兩類。

　　公函，是指具有較完整的公文格式的信函，內容也較多為正式的公務事項，使用公函顯得較鄭重、正規。

　　便函，是一種沒有完整公文格式的信函，它是公關人員處理一般事務用的簡便函件，與私人信件相似，可用組織信箋繕寫，不編列發文字型大小，無標題，但必須加蓋機關單位印章。它不屬於正式公文。

　　2.公函的用途及寫作要求

　　公函按其用途性質的不同，可以有以下幾種：

　　(1)商洽信函。用於單位和部門之間商量和接洽工作，這種公函多半是主動發出的，即要求對方給予協助。商洽信函正文一般包括兩個部分：①商洽原由。寫清為什麼要提出商洽，即發函的原由。②商洽事項。這部分是主體，須寫清所要商洽的具體事項，特別要寫清對對方的要求。如果所提要求包括幾方面內容，應分條寫出，以便對方考慮。

　　(2)詢問信函。用於向對方詢問問題或提出對某一事項的處理辦法以徵詢意見，要求對方予以答覆。詢問性函正文也包括兩部分：①為說明詢問的目的或原因的“原由”部分。這部分有時也敘述有關情況，以便讓對方瞭解提出詢問的背景。②詢問內容部分。這是主要部分，要像出“試題”那樣寫得明確、具體、不發生歧義，使對方一看即懂，可依次作答。

　　(3)答覆信函。用於答覆對方所詢問的問題。有時下級組織向上級組織請示一般性問題，上級也可以用“函”予以答覆。答覆信函正文一般包括三部分：①說明對方來函已收到，可以寫明收到日期。②簡要覆述對方所詢問問題或者所提要求，然後用“經……研究，答覆如下”過渡到下文。③答覆內容。這是主體，也要寫得具體明確而又簡要，使對方一看就明白。如果所詢問的問題分條列出，答覆時也要分條依次作答。

　　(4)委托信函。用於委托有關組織代辦某一事項。這種信函正文一般包括：①原由部分。這部分既要寫清委托的目的，又要寫清所委托代辦或代查事項的基本情況。②委托事項部分。這部分是主體，特別要寫清托辦或托查的要求。如果所托事項有時間限制、質量要求和數量指標，也要具體寫明，以便對方在時限內按質按量辦妥查清。有時在結尾可寫上“以上事項希大力協助查清(或辦理)，請儘快見覆”。

　　(5)告知信函。用於向有關組織告知某種情況或某一事項，如告知涉及對方利益的某事已發生，以期引起對方的註意，或在受托代辦事項辦理完後告知代辦情況。告知性函的中心內容是告知情況或事項，要圍繞告知的情況或事項寫清楚有關內容。

　　例如：

　　XXX飯店預訂處經理：

　　請在2001年2月16日至18日保留貴飯店最大的三間一單元客房一套。上星期看過你們的優良設施以後，我們公司的總經理決定把貴飯店作為今年我公司經理會議的會址。

　　我們要求在一間客廳內佈置可供15人用的“U”形會議桌，還有一間作為非正式會議用的活動室。 

　　這個預訂的早日確定，將是令人感激的事。

　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　(簽名)

　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　2001年元月15日

　　這篇例文，在語句和措詞上講究禮貌、得體，給予對方充分的信任和尊重，同時又明確提出要求，達到了溝通的效果。

　　介紹信，使介紹本單位派出人員前往有關部門商洽事情、聯繫工作或參觀學習、出席會議所寫的一種專用書信。

　　1.介紹信應包括的內容

　　(1)對方部門或個人的稱謂。

　　(2)被介紹者的姓名、職務(也可以再多寫政治面貌何年齡)，如被介紹者不只一人時，還要註明人數。

　　(3)需要商洽聯繫的事項以及希望與要求。

　　(4)簽發介紹信的單位、發信日期。

　　(5)介紹信的有效期限。

　　2.介紹信的種類和格式

　　介紹信有書信式和印刷式。前者直接用本單位的公用箋書寫，格式與一般書信大體相同；後者事先根據一定的格式印好，故也叫填表介紹信。

　　(1)書信式介紹信：

　　市計委工業處：

　　現有我公司XXX同志(公司副經理)前往你處聯繫XXXXXX事宜，請接洽

　　此致
　　　　　　敬禮

　　　　　　　　 　　　　　　　　XXX市物資公司(蓋章)

　　　　　　　　　　 　　　　　　　　　　年　月　日 

　　(2)印刷式介紹信：(二聯式，留存根)

　　　　　　　　　　　　　介紹信

　　茲介紹　　　等　　　位同志前往聯繫　

　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　月　日

(有效期： 天)

　　 ┄┄┄┄┄┄┄┄┄┄ 　介字第┄┄┄┄┄號┄┄┄┄┄┄┄┄

　　　　　　　　　　　　　XXX公司介紹信

　　─────── 

　　茲介紹　　等　位同志前往您處聯繫

　　　　請接洽

　　　　此致
敬禮
　　　　　　　　　　　　　　　　　　　XXX公司(蓋章)

(有效期： 天)　　　　　　　　　　　　　年　月　日
 

　　3.寫介紹信應註意的問題

　　(1)書寫要清晰、工整，不允許塗改。

　　(2)要填寫持介紹信人的真實姓名、身份。

　　(3)對方單位及署名要寫全稱，不要簡寫。

　　(4)商洽事項要寫得簡練、明確，使對方清楚。

　　(5)一份介紹信只能填寫一個單位。

　　柬帖，又叫請柬、請帖，它是邀請客人的通知，屬於禮儀類書信的一種。在公關活動中，有些規格較高的會議、宴會或活動，通常都要使用請柬，這既是出於禮貌，亦能對客人起提醒備忘的作用。

　　1.柬帖的一般寫作格式

　　(1)封面寫明“請柬”兩字。如沒封面，則要在書寫用紙上端寫明“請柬”。

　　(2)頂格一般寫上備邀請者的名稱。在被邀請對象較多的情況下，可以不寫被邀請者姓名稱謂，以便有更大的靈活性。

　　(3)正文寫邀請的目的，活動的內容，時間、地點以及應註意的一些問題。

　　(4)請柬的末尾，一般應寫上 “敬請光臨指導” 之類的禮貌用語，也可以寫“此致敬禮”。最後在右下方簽上邀請單位的名稱(要全稱)或邀請者的姓名以及發出請柬的時間。

　　2.柬帖的寫作和使用要註意的事項

　　(1)要把舉行活動的內容、時間、地點寫清楚。如果需要使用入場券，則應附上。如果需要被邀請人在活動中講話，可以在請柬中告訴他講什麼內容，講多長時間。如果活動地點是較偏僻的，則應註明具體地點、交通線路。如果是排定座(席)次的，還應註明座(席)次或排號。

　　(2)請柬的文字要簡潔明瞭，語言誠懇、熱情、親切、莊重。

　　(3)在款式和裝幀設計上，要註意其藝術性。目前市場上出售的請柬，印刷精美，格式固定，只需將正文中的某些內容填入則可。但應特別註意的是，在填完請柬之後，一定要仔細核對，以免有誤。

　　　　　　　　　　　　　　請柬

　　定於2000年9月10日上午9時30分，在我校大禮堂舉行北京物資學院建校15周年慶祝大會暨教師節慶祝大會。敬請光臨

　　　　　　　　　　　　　北京物資學院　2000.9.5

　　　　　　　　　　　　恭請

XX同志(先生、小姐)

　　本公司在團結湖大街28號的新址已落成。定於本月X日正式開張營業，是日中午11：30 時在五洲大酒店舉行宴會以示慶祝，敬請光臨！

　　　　　　　　　　　　　XXX公司總經理(簽字)　年 月 日 

　　祝詞是一種在喜慶場合用以對人對事業祝賀的文體。祝詞依據其祝頌對象、場合的不同，大體上可分為事業祝詞，壽誕祝詞和祝酒詞。事業祝詞時較常用的一種祝詞，多見於祝賀會議開幕、剪彩、工程竣工、新的一年開始以及某社團、機構、報刊創辦紀念日等。壽誕祝詞的對象主要是老年人。在招待賓客的宴會上，宴會伊始，主人和客人都要致祝酒詞。

　　1.祝詞的一般結構

　　(1)標題。 祝詞的標題寫在正文的上方， 如果是祝酒詞，可寫“XXX的祝酒詞”；如是祝壽詞，可寫“給XXX的祝壽詞”；如是祝賀事業有成，可寫“給XXX的祝詞”或“在XXX典禮(會)上的祝詞。”

　　(2)正文。可分幾個段落寫。其內容一般包括：問候或祝賀，介紹有關情況和表明某種態度。祝事業成功的祝詞，一般要有說明某項事業的重要意義和希望能夠順利取得成功的內容。祝壽詞的內容，一般要寫希望健康、長壽、幸福，並贊頌祝賀對象的身份和功績。

　　(3)稱呼。要頂格寫，稱呼要視祝賀對象的身份而定。

　　(4)結束語。主要是寫莊重、熱烈的祝賀語。文末署名及年、月、日。如是祝酒詞，則不必署名，而以勸酒詞作為結束語。

　　2.祝詞寫作時要註意的問題

　　(1)遣詞造句要準確、嚴謹。

　　(2)語言要莊重、熱烈，切忌用不倫不類的詞句，以免傷害被祝賀者的感情。

　　附錄

　　中國大酒店公關部致賓客的一封信

親愛的賓客：

　　歡迎閣下光臨中國大酒店！

　　廣州不僅有中國“南天門”之稱，亦被譽為美食者的天堂。中國大酒店的多個餐廳，提供各式各樣的中西美食，無論馳名中外的地道廣州菜，還是正宗歐美佳餚，皆應有盡有，名副其實是“食在中國”。

　　敝店力求讓賓客嘗遍世界風味。二樓“麗廊餐廳”正在舉行“美國食品雙周”，“牛扒閣”為您備有最佳美式牛扒，具有鮮美、嫩滑之特色，配以烤馬鈴薯、香甜玉蜀黍，十足之美國口味，更有青翠誘人之沙律及各色香醇加州美酒，任君選擇。

　　若閣下嗜好漢堡包，請不要錯過“麗廊餐廳”及“逸致軒”推出的格式口味，從夏威夷式至紐約式，款式繁多，味道純正，必有一款合您心意。閣下光臨敝店，恰逢“美國食品雙周”，願與您暢游美食世界。

　　　　　　　　　　　　　　　　　　　公關部經理：

　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　XXXX　謹上

　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　XX年X月X日