群件

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群件(Group Ware)

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什么是群件

  群件是指帮助群组协同工作的软件,一般包括电子邮件文档管理工作流应用三大部分,是典型的知识管理软件工具,能有效克服空间障碍。

群件的特点[1]

  群件的特点在于它能够提供虚拟的工作平台,在一个群组中工作的成员要先登录,然后可以从客户机上访问工作台。在这个工作平台上,员工可以交流看法,合作者之间进行充分的知识交流,以保持两种工作之间相互协调、协同工作。利用群件技术,可以在企业网络上或者是Internet上建立交谈室,与项目相关的员工可以在交谈室中发表见解,每个交谈室由项目经理或指定人选负责主持讨论,员工可以以文字或网络会议的方式参与讨论。在讨论结束后,由系统自动形成会议档案。在员工交流的过程中,群件系统不仅保存交流形成的文档,还能捕捉交流和互动的线索,保留了知识的语境。

群件的类型

  群件产品的主要功能来划分,大致有以下几类:

  支持信息传递(Messaging Passing)类:以电子邮件为代表,如Lotus cc:Mail、 Microsoft Mail等。

  支持流程自动化(Process Automation)类:以工作流(Workflow)以及电子表格(Spreadsheet)为代表,还有公文自动化软件。工作流软件如IBM Flowmark、Workflow、Floware、Wang Open Workflow。

  强调增进群体合作的软件:如视频会议,共享、共同编辑文件数据库等类型的软件。

  综合性的群件开发平台:这类产品提供多项功能,包括工作流管理、信息传递和集成的数据库功能,拥有集成的用户开发环境,具备高度安全性,代表了群件发展的方向。主要产品有Lotus Notes、Novell GroupWise以及Microsoft Exchange等。

群件的应用范围[1]

  群件的典型应用在如下一些组织内部的业务活动中:

  (1)公告业务:可将组织中有关会议的通告、公司通知、公告等放在数据库中,用户一登录就可以看到。

  (2)讨论业务:例如就一个群组成员共同关心的问题不断进行讨论,或者是合作写书、写论文等。

  (3)工作流业务:工作流业务指一些固定的工作流程,比如当企业采购时,总需要下级打报告提请主管经理批准,然后需要通知财务部门。工作流设计中基本的问题是确定三个方面:角色、规则和路径。即工作是经过什么样的流程,对工作内容有哪些规范以及各成员在此流程中所承担的任务。

参考文献

  1. 1.0 1.1 王悦著.《企业信息管理与知识管理系统构建研究》.北京:中国人民大学出版社.2014(07).第87页
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