功能性职务分析

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功能性职务分析(Functional Job Analysis,FJA)

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功能性职务分析简介

  20世纪30年代美国劳工部在编制《职业名称词典》过程中设计出了一种独特的职务分析程序,目的是找到一种能够对不同工作进行等级划分及分类比较的标准化方法。

  功能性职务分析理论认为,所有的职业岗位都可以从3个功能维度进行分析:信息操作功能、人际操作功能和事务操作功能。每个维度下有不同的行为描述,如信息操作功能下有综合、协调、分析、编辑、计算等行为描述;人际操作功能下有教导、谈判监督、劝说、服务等行为描述;事务操作功能下有装配、精确操作、操作控制、照看、驾驭等行为描述。通过专家评判,为每一个行为描述赋值,分数越低,说明行为的复杂性越高,如在综合、协调、分析、编辑、计算的序列中,综合功能的赋值最高,计算功能的赋值最低。然后将某工作岗位3个功能维度的行为描述赋值相加,其总和就是这一职业岗位的等级,如一名精神分析助理师,在3个功能维度的行为描述分别为协调、服务、照看,其赋值得分分别为2、5、4,总分11即为这个岗位的等级。这一分析方法从职能等级、职业领域、功能分析、人事指导和人员特性5个方面对职务进行了系统分析,有助于了解一个职业岗位的职能层级、人员特点、工作内容和工作价值。这一分析方法在解决军事职业岗位分析和退伍军人再就业问题上发挥了重要作用,但由于实施耗时、缺乏对工作背景的记录、缺少对员工必备条件的描述,也受到了一些批评。

  职务分析法(FJA)即职能工作分析法,是用以分析非管理性工作最常使用的一种以工作为中心的分析方法,它既适用于对简单工作的分析,也适用于对复杂性工作的分析。这种方法的关键之处在于其系统性,从而为培训项目的设计提供充分的资源依据。所谓职务分析法,就是从工作活动单元职能作用的角度,对工作进行分析的一种方法。

  与美国劳工部工作分析法类似。但是在以下两个方面存在差别[1]

  第一,功能性工作分析法不仅依据信息、人、物三个方面来对工作进行分类,而且还考虑以下四个因素:在执行工作时需要得到多大程度的指导;执行工作时需要运用的推理和判断能力应达到什么程度;完成工作所要求具备的数学能力程度;执行工作时所要求的口头及语言表达能力如何。

  第二,运用功能性工作分析法对工作进行分析,还能够确认绩效标准和培训要求,可以回答这样的问题,“为了完成这项任务并达到绩效标准,需要对员工进行哪些培训?”

  美国劳工部提出一种成为工作者功能的职务分析(Functional Job Analysis)作为职务分析程序的一个阶段。在工作分析实践中被普遍应用。工作者功能是指那些确定工作者与信息、人和事之间关系的活动。美国劳工部工作分析法的基本程序如下,这些活动如下表:

信息
号码描述号码描述号码描述
0综合0教导0装配
1协调1谈判1精确操作
2分析」2指导2操作控制
3编辑」3监督3驾驶操作
4计算4使高兴4操纵
5复制5劝说5照看
6比较6发出口头指导6送进一移出
7服务7驾驭
8接受指导帮助

  首先用一组代表“员工功能”的基本活动来描述一名员工事实上能对信息、人、事情做些什么。例如就信息方面来说,员工的基本功能包括综合、协调和复制等。就人方面而言,其功能包括监督、谈判和指导。就事情方面而言,其基本功能包括掌管、照看和处理。需要指出的是,每一项工作者功能都被赋予不同的重要程度等级。每一项功能的分佰越低(高),其复杂性越高(低),例如,“调整”是13“复制”就是5。如果你正在分析接待员的工作,你可能会把这项工作的等级根据以上3个方面的因素(即与信息、人和事情有关的方面)分别标注上5、6、7,这代表复制信息、同别人交谈/传递信息、处理事情。而一名医院中的精神分析助理员的工作,则可能会被根据工作承担者在信息、人、事情3三个方面的情况分别标为1、7、5。事实上,员工所承担的每一项任务,都将被根据与信息、人、事情的关系来进行分析。最后,这三项得分(比如4、6、5)的总和就成为此项工作的等级划分基础。因为—广这是工作承担者所可能达到的最高分数水平。

  每项功能描述一种广泛的行动,它概括出在与信息、人和事发生关系时工作者做什么。在信息、人、事三个范畴中,每一类的工作者功能的安排是有结构的,即从不很复杂的功能上升到比较复杂的功能,然而这种等级关系有时是有限的、不精确的、本末倒置或根本不存在的。因而,应把这些情况解释为是反映工作者与信息、人和事之间的关系特性,而不是表明职务复杂的严格水平。

功能性职务分析的提出

  功能性职务分析法(FJA)的提出与美国就业机构的职业分类系统密切相关,可以说,起源于美国的职业分类系统研究。1934 年2月,罗斯福总统为解决严重的失业问题,授权美国劳工部(De-Partment of IJabor. D0I)就业局成立一个专门委员会。心理学家宾汉以此为契机,迅速将社会科学研究会、国家研究会等多个研究机构整合在一起,成灾了国家就业局职业研究委员会。之后。他们开始着手进行调查研究,编制《就业指导词典》和《职业编码表》。

法因功能性职务分析的基本观点[1]

  法因(Sindey A. Fine)对功能性职务分析做了某些修改和详细说明,其中包括对任务描述写法的特殊规定,从而是包含在工作活动中的工作者功能更加具体。其基本观点是:

  (1) 做好了什么“事”,与“工作人员”做了什么来完成该事不尽相同。

  (2) 任何工作,如观察“工作人员做了什么”以完成某一项目,则可发现他们的活动不外与以下三个范畴有关;处理资料数据、人与事,只是有关的程度有所不同。

  (3) 对此三类范畴所进行的活动,可以区分若干不同的功能。每一特定范畴的活动功能可以有层次区分,高层功能可以包括底层功能。

  (4) 任何工作或活动均可以依此三个范畴界定或评定其功能层次是属于哪一级。

功能性职务分析依据理论

  功能性职务分析依据共同的人与工作关系理论,这一理论认为所有工作都涉及职务承担者与数据、人、事三者的关系。通过职务承担者与数据、人、事发生关系时的工作行为,可以反映工作的特征、工作的目的和人员的职能。它作为一种以工作为中心的职务分析方法,从职能等级、职业域、句法分析技术、人员指导尺度和人员特性五个方面对职务进行了系统的分析和描述。通过这五个方面定量和定性的说明,可以了解一项工作的职能层次、任职人员的特点、工作任务的内容和工作价值。

  FJA依据共同的人与工作关系理论。简而言之,这一理论认为所有工作都涉及到工作执行者与数据、人、事三者的关系。通过工作执行者与数据、人、事发生关系时的工作行为,可以反映工作的特征、工作的任务和人员的职能。数据、人、事三个关键性要素,是这样定义的[2]

  ·数据,即与人、事相关的信息、知识、概念,可以通过观察、调查、想像、思考分析获得。具体包括数字、符号、思想、概念、口语等。

  ·人,指人或者有独立意义的动作,这些动作在工作中的作用相当于人。

  ·事,指人控制无生命物质的活动特征,这些活动的性质可以以物本身的特征反映出来。

  功能性工作分析法不仅依据信息、人、物三个方面来对工作进行分类,而且还考虑以下四个因素:在执行工作时需要得到多大程度的指导;执行工作时需要运用的推理和判断能力应达到什么程度;完成工作所要求具备的数学能力程度;执行工作时所要求的口头及语言表达能力如何。

  运用功能性工作分析法对工作进行分析,还能够确认绩效标准和培训要求,可以回答这样的问题,“为了完成这项任务并达到绩效标准,需要对员工进行哪些培训?”

功能性职务分析的实施步骤

  1. 分析准备

  为了确保FJA的实施,更好的描述工作任务,需要进行分析准备。

  (1) 了解现有工作信息。(2) 组建主题专家小组。

  2. 任务描述

  FJA聚焦于工作本身,工作由多种任务构成,任务是FJA的分析单元。在分析过程中,主题专家小组成员需要对每一项任务按照行为(动作或活动),过程(设备、工具、信息等)和任务结果进行深入研究和剖析,经过讨论,修订整理出文字录入任务陈述表如表所示。

文字录入任务陈述表
行为(动作或活动)录入
行为目的形成文件
工具与设备计算机和相关办公文具
工作信息书面、语音或视频记录提供
工作帮助与指导规范的格式等
工作成果待打印或待发送文件

  3.确定任务职能等级

  FJA通过对岗位任职者执行任务时与人员、事物和信息的关系确定工作职能,主体专家小组成员根据FJA职能等级表,通过讨论确定工作任务的职能等级。FJA职能等级表如表所示。

FJA职能等级表
职能等级人员事物信息
编码描述编码描述编码描述
高级7谈判4A精确操作6综合
6管理4B操作控制25协调
5咨询 4分析
中级4A指导3A熟练操作3A编辑
4B处理3B操作控制I3B复制
3A教导
3B劝导
初级2服务2处理2抄写
1接受帮助1维护1比较

  4. 提炼绩效标准和培训要求

  主题专家小组在完成任务描述、任务职能等级确定以及岗位任职者需要具备的能力要求后,需要根据通用技能、专业技能和环境适应性能力提炼出绩效标准和培训需求。文字录入任务的绩效标准如表所示。

文字录入任务绩效标准
定量标准文字录入_字/分钟
错误率_ %每千字
阅读理解信息_字/小时
定性标准标准操作程序及规范
错误更正
编辑文字
文字录入任务培训需求
通用技能文字录入准确
表格、排版正确
专业技能在_时间内完成
无录入错误
无文字信息遗漏
特殊文字及公式处理
环境适应性能力无特殊要求

FJA的优缺点[2]

  优点

  FJA对工作内容提供一种非常彻底的描述,对培训的绩效评估极其有用。

  缺点

  FJA对每项任务都要求做某种详细分析,因而撰写起来相当费力气和时间。FJA并不记录有关工作背景的信息,4项能力量表并不代表所有可能的工人必备的条件。

参考文献

  1. 1.0 1.1 储成祥.第2章 工作分析 现代企业人力资源管理.人民邮电出版社
  2. 2.0 2.1 郑晓明.吴志明.第二章 工作分析方法.工作分析实务手册.机械工业出版社
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评论(共2条)

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59.46.212.* 在 2010年9月17日 13:20 发表

好像内容混淆了

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Dan (Talk | 贡献) 在 2010年9月27日 17:10 发表

59.46.212.* 在 2010年9月17日 13:20 发表

好像内容混淆了

对部分内容做了添加和修改,希望对你有帮助!

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