项目干系人管理

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项目干系人管理(Program Stakeholder Management)

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项目干系人管理概述

  项目干系人管理是指对项目干系人需要、希望和期望的识别,并通过沟通上的管理来满足其需要、解决其问题的过程。项目干系人管理将会赢得更多人的支持,从而能够确保项目取得成功。

  项目干系人管理是对沟通进行管理,以满足项目干系人需求并与项目干系人一起解决问题。对项目干系人进行积极管理,可促使项目沿预期轨道行进,而不会因未解决的项目干系人问题而脱轨。同时进行项目干系人管理可提高团队成员协同工作的能力,并限制对项目产生的任何干扰。通常,由项目经理负责项目干系人管理。

项目干系人管理的主要内容

  1、项目干系人分析

  识别出项目的干系人,并对干系人的兴趣、影响力等进行分析,理解关键项目干系人的需要、希望和期望;

  2、沟通管理

  根据项目干系人分析的结果,制定相应的沟通计划,并执行;

  3、问题管理

  对沟通过程发现的问题,记录,并采取行动进行解决;

项目干系人管理的依据

  项目干系人管理的依据是:

  1.沟通管理计划

  通过项目干系人需求和期望可以了解项目干系人的目标、目的与沟通层次。在沟通管理计划中对这些需求和期望进行识别、分析和记录。沟通管理计划是项目管理计划的从属计划。

  2.组织过程资产

  随着项目问题的出现,项目经理应与相关项目干系人共同致力于解决问题。

项目干系人管理的工具与技术

  项目干系人管理的工具与技术有:

  1.沟通方法

  在项目干系人管理中,应使用沟通管理计划中为每个项目干系人确定的沟通方法。

  面对面会议是与项目干系人讨论、解决问题的最有效方法。如果不需要进行面对面会议或进行面对面会议不可行时(如果是国际项目),则可通过电话、电子邮件或其他电子工具进行信息交流和沟通。

  2.问题记录单

  问题记录单或行动方案记录单可用来记录并监控问题的解决情况。这些问题一般不会升级到需要实施项目或采取单独行动对之进行处理的程度。但是通常会需加以处理以保持各项目干系人之间(包括团队成员)的良好工作关系。

  以一定的方式对问题进行澄清和陈述,以便问题得以解决。需要针对每项问题分派负责人,并规定解决问题的目标日期。如果问题未得到解决,则可能导致冲突和项目延迟。

项目干系人管理的成果

  项目干系人管理的成果为:

  1.解决的问题

  随着项目干系人要求的识别和解决,问题记录单内将就已经提交和解决的问题进行记录。示例如下:

  • 客户同意签订后续合同,进而终结关于变更是在现行项目范围之内或之外的争论;
  • 为项目增添人员,则有关项目缺乏所需技能和资源的问题也得以解决;
  • 组织内的职能经理就匿乏的人力资源问题进行谈判,并达成令双方都满意的结果,而未对项目造成延迟;
  • 解答董事会成员就项目经济可行性提出的问题,使项目按原计划开展。

  2.批准的变更请求

  批准的变更请求包括人员配备管理计划内项目干系人问题状态的变化,以反映与项目干系人进行沟通的方式的变化。

  3.批准的纠正措施

  批准的纠正措施包括使项目的未来预期绩效与项目管理计划一致而采取的行动。

  4.组织过程资产(更新)

  包括问题的起因,所采取纠正措施的原因和依据,以及有关信息发布的其他各种经验教训。对经验教训进行记录,以便成为本项目以及实施组织的历史数据库的组成部分。

  5.项目管理计划(更新)

对项目管理计划进行更新,以反映沟通计划的修改。

项目干系人管理的意义

  具体来说,项目干系人管理能够带来以下好处:

  1、将会赢得更多的资源,通过项目干系人管理,能够得到更多有影响力的干系人的支持,自然会得到更多的资源;

  2、快速频繁的沟通将能确保对项目干系人需要、希望和期望的完全理解;从某种意义上来说需求管理是项目干系人管理的一部分;

  3、能够预测项目干系人对项目的影响,尽早进行沟通和制定相应的行动计划,以免受到项目干系人的干扰。

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