采购订单管理

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什么是采购订单管理

  采购订单管理是指企业根据市场的计划企业的用料计划和实际能力以及相关的因素,所制定的切实可行的采购订单计划,并下达至订单部门执行,在执行的过程中要注意对订单进行跟踪,以使企业能从采购环境中购买到企业所需的商品,为生产部门和需求部门输送合格的原材料和配件。

采购订单管理的内容

  (一)采购订单的明细管理

  采购订单的明细管理主要是通过对采购订单各项目的管理,使企业相关部门能够明确掌握商品订货的情况。当采购单位决定采购对象后,企业通常会寄发订购单给供应商,以作为双方将来交货、验收、付款的依据。订购单内容主要侧重于交易条件交货日期运输方式单价付款方式等。因用途不同,订购单可分为厂商联(第一联),作为供应商交货时间的凭证;回执联(第二联),由供应商签字确认后寄回给企业物料联(第三联),作为企业控制存量和验收的参考;请款联(第四联),作为结算货款的依据;承办联(第五联),由制发订购单的单位自存。

  (二)采购订单的跟踪管理

  订单跟踪是采购人员的重要职责,订单跟踪的目的有三个:促进合同正常执行、满足企业的商品需求、保持合理的库存水平。在实际订单操作过程中,合同、需求库存三者之间会产生矛盾,突出地表现为由于各种原因合同难以执行、需求不能满足导致缺货、库存难以控制。恰当地处理供应、需求、缓冲余量之间的关系是衡量采购人员能力的关键指标。采购订单跟踪过程如图所示。

采购订单跟踪过程图

  1.合同执行前订单跟踪。订单人员在完成订单合同之后,要及时了解供应商是否接受订单,是否及时签返订单合同。在采购环境里,同一商品往往有几家供应商可供选择,独家供应商的情况很少。虽然每个供应商都有分配比例,但在具体操作时可能会遇到因为各种原因的拒单现象,由于出现变化,供应商可能要提出改变某些合同条款,包括价格质量、交货日期等。如果供应商按时返签订单合同,则说明供应商的选择正确;如果供应商确实难以接受订单,可以在采购环境里另外选择其他供应商。与供应商正式签订的合同要及时存档,以备后查。

  2.合同执行过程中订单的跟踪。进人订单实际作业阶段的第一项工作,就是要签订一份与供应商的正式合同。这份合同具有法律效力,订单人员应全力跟踪,并且应和供应商相互协调,建立起相互之间的业务衔接、作业规范的合作框架。合同跟踪应注意以下事项:

  (1)严密跟踪供应商准备商品的详细过程,保证订单正常执行。在跟踪过程中,发现问题要及时反馈,需要中途变更的要立即解决,不可贻误时间。不同种类的商品,其准备过程不同。总体上可分为两类:一类是供应商需要按照样品或图纸定制的商品,存在着加工过程的周期长,变化多的特点。对于这类订单的跟踪管理,可以向供应商单位派常驻代表,以起到信息沟通、技术指导和监督检查的作用。常驻代表应当深入到生产线各个工序、各个管理环节,帮助发现问题,提出改进措施,切实保证彻底解决有关问题;另一类是供应商有存货,不存在加工过程,周期短。对这类订单的跟踪管理可视情况分别采用定期或不定期到工厂进行监督检查,或者设监督点对关键工序或特殊工序进行监督检查;要求供应商自己报告生产条件情况、提供相应检验记录、让大家进行评议等办法实行监督控制。

  (2)紧密响应生产需求形势。如果因市场原因需求紧急,要求本批商品立即到货,应马上与供应商协调,必要时可帮助供应商解决疑难问题。有时市场需求出现滞销,企业经研究决定延缓或取消本次订单商品供应,订单人员也应尽快与供应商进行沟通,确定其可承受的延缓时间,或终止本次订单操作,给供应商相应的赔款。

  (3)慎重处理库存控制库存水平在某种程度上体现了订单人员的水平。订单人员既要保证销售正常,又要保持最低的库存水平,也就是必须保持与正常经营相适应的商品库存量。因为企业库存过大,占用资金,增加管理费用;库存过小,则品种不全,数量不足,容易造成脱销

  (4)控制好商品验收环节。商品到达订单规定的交货地点,对国内供应商来说一般是企业仓库,对境外交货则是企业国际物流中转中心。境外交货的情况下,供应商在交货前会将到货情况表传真给订单人员,订单操作者应按照原先所下的订单对到货的物品、批量、单价及总金额等进行确认,并进行录入归档,开始办理付款手续。境外的付款条件可能是预付款或即期付款,一般不采用延期付款,因此订单人员必须在交货前把付款手续办妥。

  3.合同执行后订单跟踪。应按合同规定的支付条款对供应商进行付款,并进行跟踪。订单执行完毕的柔性条件之一是供应商收到本次订单的货款,如果供应商未收到付款,订单人员有责任督促付款人员按照流程规定加快操作,否则会影响企业信誉。商品在使用过程中,可能会出现问题,偶发性的小问题可由采购:人员或现场督验者联系供应商解决,重要的问题可由质检人员解决。

  (三)采购订单的使用管理

  对于尚未使用电脑系统的公司,一份订单通常有7~9份副本。而在使用计算机的条件下,将一份采购订单分寄到每个部门的电子邮箱就可以了。供应商在原件上签字后将其送回买方,就表明供应商已收到订单并同意订单的内容。从法律上来讲,发送订单的采购部门构成了合同提供者,而确认订单的供应商则构成合同接受者,提交和接受是具有法律约束力的合同的两个重要组成部分。

  采购部门将一份订单副本送达会计部门(例如应付账款),提出需求的部门接收并进行交易。采购部门通常保留有几份订单的副本及相关收据,其他部门应对采购订单和收款收据有很高的透明度:

  1.会计部门能够得知未来的支付条件,同时还持有一份订单副本,以便在:货物到达时对付款进行核对。

  2.采购订单应有订单编号以便相关部门备案。

  3.接收部门持有与商品收据相匹配的订单副本,该部门还可以用特殊的采购订单帮助预测进货的作业量。

  4.提出需求者在需要查询一份订单状况时可参考的采购订单数字。

  5.运输部门知晓交货要求,针对每一次交货安排承运人或使用公司内部运输。

  6.订单将在所有的部门长期有效,直到买方公司确认货物已收且符合数量及质量要求为止。

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