企业知识门户

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企业知识门户(Enterprise Knowledge Portal,EKP)

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企业知识门户概述

  企业知识门户是企业员工日常工作所涉及相关主题内容的统一入口。通过它了解当天的最新消息,工作内容及所需的知识等。实时地与其他成员取得联系、找到能提供帮助的专家或知识。知识门户是企业实现高效管理的重要工具和手段。

  在国外,在产品解决方案方面,IBMSunMicrosoftHPOracleSybase等大公司都开发出了各具特色的门户产品。惠普西门子可口可乐荷兰银行加拿大帝国商业银行(CIBC)、杜邦等很多大公司都已实施了企业门户的项目。国内的研究主要集中在门户的特性研究、体系结构和应用技术等几方面。国内的软件商正在努力寻求适合于中国国情的企业信息门户与知识门户战略,并推进其实施进程。

  在国内,计划、建立、研究知识门户的企业或部门微乎其微。已开发出来的门户产品的功能也相对薄弱,知识化、智能化水平较低。严格意义上讲都不是完备的知识门户解决方案。企业应该根据自己实际需求,基于知名门户产品或自主研发,开发出性能更优越,功能更全面,知识化、智能化水平更高的知识门户系统。

企业建立知识门户的必要性

  1.企业需要知识管理

  随着知识经济时代的到来,企业在竞争中对机会的把握,越来越取决于组织的智力和知识。特别的,在知识型企业和组织中,知识资产的价值远超过物质资产,是企业的核心竞争力

  如何有效的管理组织的智力和知识资产,为企业创造价值,正逐步为各企业所重视。知识管理正是在这样的商业背景驱动下产生的。知识管理的内容,包括对知识的清理、评估、监督、规划、学习、整合、存储、创新、保护、获取、共享、传播等各个环节。

  通过知识管理,企业通常希望实现如下商业目标:

  • 鼓励共享和交流,培育创新精神,进而构建构建学习型组织
  • 通过减少反应时间,提升客户服务质量;
  • 快速向市场提供产品和服务来提高收入
  • 识别雇员的知识价值,给以相应报酬,从而提高雇员留职率;
  • 减少多余或不必要环节,让流程自动化,精简操作,降低成本

  2.企业知识管理的困境

  企业知识管理过程中,通常存在如下问题:

  (1)知识分散难获取

  企业的大量知识,分散保存在各个服务器、各个系统,个人电脑,甚至个人的头脑中。知识难以获取,导致工作效率低下,工作出现重复劳动。知识缺乏全局的、系统的视图,缺少关联,新员工上手难。

  (2)地域分布难协同

  组织中的各个部门、办事处子公司在地理上分散,导致沟通知识共享和协同工作困难,流程运转不畅,工作效率低下。

  (3)知识易流失

  一些重要的知识,还处于隐形知识形态,仅仅位于少数员工的头脑中,没有显性化沉淀下来。员工的流失,会直接导致企业知识的流失。

  (4)知识资产难保护

  知识的共享和保密是一个冲突。如何让知识被正确的人获取,同时减少管理的复杂性,是企业知识管理的一个难题。

  (5)知识质量难评估

  知识不是静态的,知识可能快速老化需要不断更新。企业往往缺乏对知识质量评估和有效性识别机制,过时的知识需要更新,错误的知识需要剔除,同时能够挖掘出优质的知识。

  (6)员工排斥知识管理

  额外的知识管理工作增加了员工的工作量,员工知识贡献的积极性不高。这和公司的文化、制度也有关系。知识管理,必须让知识工作者工作更容易才更容易推行。

  (7)领导难管理

  企业需要相关信息系统来简化知识管理工作;同时,通过知识管理的一些统计数据,对员工进行评估考核,激励员工贡献,构建鼓励知识贡献的文化氛围。

企业知识门户的需求分析

  1.业务需求分析

  企业业务需求分析要明确企业知识门户的用户及他们在组织里的角色,确定门户用户工作所需的业务内容的种类。研究企业业务和服务内容时候,是以调查问卷设计与填写开始的。用户分为企业内部用户和外部用户。分析内部用户要研究组织结构,绘制组织结构图,对组织结构中各个层次进行分析,分析有哪些部门,部门与部门之间有怎样的关系。其次了解组织运作的流程,各个部门、各级员工有哪些具体业务处理。最后根据按照具体处理的业务,在不同的部门,不同的员工,不同的级别之间制定企业知识门户内部用户的角色的分类。对于企业外部管理,研究其供应链上下游的具体情况和运作流程。外部用户可简单的分为供应商、合作伙伴、大客户、代理经销商等等用户角色

  2.功能需求分析

  知识门户系统功能分为信息管理功能、通信管理功能、系统安全功能及高级功能四部分,下分各个具体功能。系统功能结构如图1所示:

  Image:企业知识门户系统功能结构.jpg

  3.技术需求分析

  技术需求分析中,从知识资源管理过程角度分析构建知识门户的关键技术,包括:存储技术——数据仓库数据集市知识仓库;分布技术——OLAP技术、数据挖掘、知识挖掘;发布技术——可视化技术;处理与协作技术——Agent技术、知识推送、群件;决策技术——决策支持技术。这些关键技术为企业知识门户的构建提供了强大的技术支持。

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