盘存法

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盘存法(Inventory Method or Retail Method)

目录

什么是盘存法

  盘存法又称“盘点法”,是指通过对有关财产物资的清点、计量,来证实账面反映的财物是否确实存在的一种查账技术。

盘存法的分类

  1、按具体做法的不同,有直接盘存法和监督盘存法两种。

  1)直接盘存法,指查账人员在实施查账时,通过亲自盘点有关财物来证实与账面记录是否相符的一种盘存方法。

  2)监督盘存法,指在盘点有关财物时,查账人员不亲自盘点,而通过对有关盘点手续的观察和在场的监督,来证实有无问题的一种盘存法。

  也有将这种盘存方法列入观察法范畴的。在查账过程中,多数采用监督盘存法。由于财产物资方面极易贪污,也极易弄虚作假和舞弊,而财产的所有者都很关心授权经管人员经管的财产是否完整,因此,确定财产物资的实有情况,就成了查账的重要内容。

  2、根据盘点的范围大小,盘存法还可分为全面盘存法和抽样盘存法

  1)全面盘存法是对列入检查范围的所有财产物资进行全面、彻底的盘点方法。

  2)抽样盘存法是在列入检查范围的各种物资中,抽取一部分价值较大、收发频繁、容易流失的物资进行盘点方法。

  运用盘存法对货币、物资进行盘点查证,可以验证被查单位各项资产的真实性和会计记录的真实正确性,有助于发现贪污盗窃、投机倒把等非法行为,也有助于为评价被查单位的内部管理制度及经济效益情况提供依据。

盘存法运用要点

盘点准备工作

  1、确定需要盘点的财物并予以封存。被查单位的财物种类繁多,全面盘点不大可能,且也无必要,因此,应根据查账目标和应审查项目的具体情况,来确定需要盘点的重点。一般可按如下标准来衡量:

  1)是否未盘点过?

  2)账面反映存量是否合理?

  3)在成本中所占比重是否过大?

  4)该物品是否属紧俏贵重物品?

  5)该物品是否为日常生活必需?

  6)该物品以往是否发生过舞弊问题?

  若上述问题都是肯定的,则应该成为盘点的重点。

  在应盘点的财物确定好以后,若不能立即同时盘点,且又难保证不让被查单位知道情况时,则应交需要盘点的物资予以封存,贴上封条后将钥匙交财物经管人保管。

  2、调查了解有关财物的收发保管制度,并对各项制度控制功能的发挥情况做出评估,找出控制的薄弱环节,明确重点。

  3、确定参加盘点的人员。在盘点成员中,至少要有两名查账人员,一名财务负责人和一名实物保管人,同时,还应有必要的工作人员。

  4、结出盘点日的账面应存数,即通过审阅、复核、核对,将账面记录和计算错误予以消除。

  5、准备记录表格,检查度量器具。对于有关用来盘点的度量器具,一定要经过检查,以防弄虚作假而使盘点结果失真。

  6、选择恰当的盘点时间。盘点时间的选择,一般以不影响工作正常进行为准,宜选择在每天的业务终了后,或是业务开始前。

进行实地盘点

  准备就绪,应立即着手进行盘点,对于一般的财物盘点,查账人员主要在场监督,看看工作人员是否办理了应该办理的手续,同时,注意观察有关物品的质量;对于特别重要的财物盘点,查账人员除了监督、观察外,还应进行重点,如现金的盘点、其他有价证券的盘点、贵重物品的盘点等。

  盘点完毕,应将其盘点所获的实际情况,如实地填在事先准备好的表格上。

确定盘点结果

  通过盘点获得的结果,再与账存进行比较,就能知道账实之间是否相符,以及不符的差距若不相符,则到底存在什么问题,还要运用其他方法进一步检查落实。

  盘点结果确定以后,应由所有在场人员(尤其是实物保管人、财务负责人及查账人员)在盘点表上签名,以明确责任。

  盘存法主要用于各种实物的检查,如现金有价证券材料库存商品在产品低值易耗品包装物固定资产等。

  在具体运用盘存法时,应特别注意以下几点:

  1、实物盘存一般采取预告检查,如有需要也可采取突击检查方式,如果实物存放分散,应同时盘点。若不能同时盘点,对未盘点实物的保管,应在查账人员的监督下进行。

  2、不能只清点实物数量,还应注意实物的所有权、质量等。

  3、任何性质的白条,都不能用来充抵库存实物。

  4、在确定盘点小组的入选时,不能完全听从被查单位的意见,以防串通合谋舞弊。

  5、确定盘点结果,不要轻易作结论,尤其是涉及到个人的问题,更应谨慎从事。

  6、若遇有检查日与结账日之间不一致时,应进行必要高速高速时,可分别按以下公式进行:

  结账日账面应存数 = 盘点日账面应存数 + 盘点日与结账日之间的发出数 - 盘点日与结账日之间的收入数

  结账日实存数 = 盘点日实存数 + 盘点日与结账日之间发出数 - 盘点日与结账日之间收入数

  注意,第一公式中的盘点日账面应存数,是在盘点准备阶段确定的,一般认为无核算错误的账面存数,而不是被查单位提供的盘点日账余额:两公式中两个调整项,数据相同,但无论是期间的付出也好,还是期间的收入也好,若要用来调整,则必须经过查账人员的审核,只有认为正确无误时,才能用来调整。

盘存法中应注意的问题

  1、盘点应尽量采用突击盘点的方式,特别是对被查单位重要的财产物资(主要是流动资产,如货币资金、贵重金属、有价证券、有关票据单证、易移为生活用途的物资等)进行检查更是如此。

  突击盘点的效果有时是预告盘点无法比拟的,突击使被查单位的有关保管人员和财会人员事先无法“布防”,尚来不及填补便置于检查之下;因为有些财产物资造假、对付盘点检查十分容易,只需几分钟即可完成,如对付现金盘点,财务部门可以从本部门财会人员口袋里凑出足够的现金垫入金库,而查账人员对此难以辨识;企业也还可以将其财产物资从一处迅速移动到另一处,以应付检查;所以实施突击的盘点能取得攻其不备的效果,为保证这一效果对同类物资的盘点应实施同步检查,对不能同步盘点的,应采取封存等暂时的保全方法。

  2、妙用监督盘点。通知盘点时,查账人员要与被查单位有关人员商议盘点的分工,由查账人员提出盘点清单,交被查单位执行,同时静观其反映,对被查单位反映强烈或冷淡的盘点物资,查账人员应特别注意盘查监督;在监督盘点中发现异常的物资,而被查单位有意回避或转移视线的,应改为查账人员亲自盘点;对查账盘点后发现错假问题不大的物资,可中途交由被查单位盘点(改为监督盘点),监督盘点应有所侧重,对重要物资、容易出错的物资要严加监督,抽样复核,对一般物资可适当放宽。记住监督盘点的重点不仅仅监督物,还要监督人,不仅要视其结果,而且要分析其过程。

  3、盘点不仅对实物清点,而且还要检查与其相关的其他物件,如白条票据、其他抵押物等,这些物品常常与财产物资的变动相关,查账人员应注意分析取证,发现异常、弄清事由;对物资的查证不但要检查其数量、价值,还要结合有关账面记录检查其归属性、质量和流动方向经济领域违法乱纪活动的发生不仅出现于财产物资的数量和计价之中,而且经常出现于其所有权、使用权及其流转变动之中。

  4、盘点的时间一般选择于上班前或下班后,这不仅对被查单位正常业务的影响最小,而且对形成检查工作结论最为有利,例如如果选择了上班时间实施盘点,经清点发现被查单位现金库中存放着大量现金,查账人员无法确定其是否为现金超限,因为被查单位存在着下班后解送银行的可能,因为发现时还不构成错误;但查账人员上班前或下班后查出其现金然库里“过夜”,现金超限的事实清楚,容易做出定性分析定量分析的结论。

  5、参加盘点的人选最好选配二人以上查账人员,至少一位被查单位财务部门(盘点现金)或仓库(盘点库存)保管部门的人员参加,但也不宜让被查单位派许多人介入。因为人多手杂,容易出现错误和混乱,参加盘点的人员不能完全听任被查单位指派,特别是不能让违法乱纪的嫌疑人参与;在亲自盘点中,盘点的分工应由查账人员决定,被查单位有关人员也可以适当参与协作。在监督盘点中,查账人员应清楚盘点的程序,并严格按照规定既定的程序执行,任何改变程序、减少工作环节的举动都要被查单位有关人员做出证明。

  6、如遇到盘点日与被查单位结账日不一致,查账人员应对其进行调节,调节法经常使用于核对法核实法之前,即先对一些不具可比性内容进行“修理”,使之同处于一个起点,具有基本可比性。一般需要调节的内容有:计量单位、指核内容、时间单位、计算方法、完工程度、价值价格。

  7、区分对待固定资产盘点与存货(或其他流动资产)盘点。存货和固定资产具有不同性质,不同的核算和管理特点,具有不同错弊形式和表现,因此对其盘点检查也应体现出内容和形式的侧重。

  存货盘点地点灵活,可于财务部门、生产部门、仓库等保管部门、销售部门和其他存货的存放地;而固定资产因为移动性差,对其盘点多于座落地或运转地。

  存货的盘点主要是对其数量和价值的清查,而固定资产的盘点主要是对其品名、型号、规格、新旧程度、使用年限、运行状况等的核对。 存货盘点主要采用清点、计量、盘查等方法,而固定资产盘点主要采用观察、询问、审阅等技术方法。

  存货盘点大多应采取突击盘点,并需要较多的人手和时间,而固定资产盘点可不采用突击形式,所需的时间和精力相对要少。

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