收货作业

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什么是收货作业

  收货作业是从货车上把商品卸下、开箱,检查其数量、质量,之后将有关信息书面化等一系列工作。收货作业的流程是:收货准备——货车到达——卸货——检查单据——商品核验——收货记录——入库。

收货作业的流程

  一、卸货

  收货作业是从商品自运输工具上卸下来开始的。为了高效率地完成每次卸货作业,管理人员必须事先做好准备:掌握大略的到货日、商品品种、货量及送货车型式;尽可能准确预测送货车到达日程;配合停泊信息协调进出货车的交通问题;为方便卸货及搬运,计划货车的停车位置;预先计划临时存放位置。其中,时间安排是收货控制的重要问题,一定要避免收货在时间上过度集中,因为收货时间太集中会使作业人员无法对所进商品进行合理有序的处理,同时,还要保证所进商品有序堆放,以便能对其进行正常的检查检验。 卸货作业要尽量配合储存作业的处理方式,以免增加不必要的环节。配送中心储存商品一般有托盘、箱子和小包三种形式,同样货车送货时也有这三种形式。如何连接送货与储存两者间的三种形式转换是重要的。第一种情况是进货与储存都是同一种形式,可以原封不动地将商品转入储存区;第二种情况是当送货是托盘、箱子形式,而储存要求是小包和箱子形式时,则必须在卸货点把托盘和箱子拆装后并以小包的形式放在输送机上,从而进入储存区。第三种情况是送货是小包或箱子的形式,而储存要求是托盘形式时,则必须首先把小包或箱子放在托盘上,或把小包放入箱子之后再储存。

  二、商品核验

  商品从送货车上卸下后,未拆卸前,应在送货司机面前验收箱数是否正确,以及外包装是否无损。核验商品必须及时、迅速、准确,做到随时进货随时验收。核验商品数量的方法很多,大多数采用直接法或障蔽法,或者两者合并式的半障蔽法。偶尔也用抽查法,但抽查法经常发生差错,最好避免采用。

  直接核对法。即根据送货单逐项核对进货数量,这是最普遍使用的方法。直接核对法的优点是:除了在送货单上逐项作记号外,不必作任何文件,验收员的工作快速而方便;如果送货单与验收员的记录不符时,验收员可很快地重新核对;在送货单上都写有商品的品名,验收员不必再花时间猜想。但直接核对法的最大缺点是容易失之大意,因为核对是一项单调乏味的工作,验收员已从送货单上知道了数量后,容易麻痹大意,核对粗略,易出差错。

  障蔽核对法。这是验收员先不看送货单,而是边验货边制单,验收完后再与送货单核对,检查有无错漏短缺。这种方法工作量较大,所需时间较长,如果出现差异,重新核对会托延很长时间,但它能让验货员更认真、更仔细核对,遗漏现象较少发生。

  半障蔽核对法。这是综合直接法和障蔽法两者的优点而设计的。验收员使用一张订货单副本,上面除了数量之外,所有内容都包括其中。验收员边核对边填上数量,再与送货单上的数量核对无误后签单。这种方法不仅可以免去烦琐的制单工作,同时由于单上没写明数量,故要求验收员必须很仔细的核对。

  对于不同商品的检验,配送中心采用的技术检验措施也不同,如技术性能检测(如电器产品)、化验室分析(如化学半成品)、断裂强度测试(如皮包)、重量检验(如鲜肉)等等。一般对进货进行的上述检验工作都是在供应商送货员离开后进行,因此,采用保留接货法是企业惯用的做法,即对所进商品进行简单的目测检验后,签字证明供货无误是有条件的,即保留以后对进货做进一步细致检验的权利。在2005年我国发生苏丹红事件后,食品安全问题再次引起国人极大关注,商务部发布国内首份调查流通领域食品安全的报告指出,目前全国5万多家食品零售企业中,99%的企业未建立检测中心,其带来的直接结果,是消费者对任何一类食品安全性的信任度均低于50%。

  国外连锁企业商品质量问题非常重视,为了在售前对商品质量有效控制,许多连锁企业配送中心成立了专门的商品检验室。如美国著名的西尔斯连锁百货公司建立了商品质量检验室。该公司多年来一直坚持商品检验制度,在自己建立的商品质量检验室里,各种检验设备一应俱全。例如皮鞋,若厂家注明鞋底可以经受三万次弯折,西尔斯质检员就用检验仪器抽样实地测量,达到标准才允许上柜台;又如皮箱,质检员将其放在零下20度的底温室中老化,还要在60公分高度进行几次跌落试验。由于售前严格把关,尽管西尔斯公司一直坚持“保证质量,包退包换”,但真正因质量问题前来退货的顾客是绝少的。

收货作业的记录

  当商品验收后,验收员还必须作好验收记录。验收记录是进行商品验收的重要书面记载,内容一般包括:收发货单位名称,凭证号码,实收商品数量、规格、质量,数量差额和质量不符程度,验收日期、地点、验收人等。许多商店直接以送货单作为收货记录,上面注明实收商品数量及差额并有验收员及司机的签名,作为日后会计记帐和商店盘存的依据。如有任何破损或已开的箱子,或箱数短少,都应在司机带来的送货单上注明。送货单一式三份,厂商或配送中心保留一份,商店收货员保留一份,另一份在收到货后两天内送交财务处记帐。无论是否短缺,送货单都必须有司机签名,如果将来对破损有争议的话,司机的签名是很重要的依据。

  在企业管理规章中,必须明确规定哪些人有资格负责商品进货和进货控制工作。实践证明,进货和进货控制工作对盘点帐实差有非常直接的影响,因此,除了经营场所的负责人以外,必须尽可能以书面形式明确规定哪些员工还有资格承担这项工作,绝不能让企业的所有员工甚至是没有任何经验的新员工负责进货和进货控制。

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