委员会式管理

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委员会管理(committee management)

目录

什么是组织委员会管理

  委员会管理:是指组织中的最高决策权交给两位以上的管理者,也就是把权力分散到一个集体中去。

组织委员会结构

  委员会结构就是将多个人的经验和背景结合起来,跨越职能界限的处理一些问题的另一种设计选择。

  从实质上说,委员会可以是临时的,也可以是永久的。临时性委员会通常等同于任务小组。永久性委员会与任务小组一样,都可以促进各种投入的统一,但前者更具有稳定性和一致性。然而,委员会只是一种附加的设计,委员会的成员长久地隶属于某一职能部门,他们定期或不定期地聚在一起分析问题,提出建议或做出最终决策。

委员会管理的优缺点

  委员会管理的优点有:

  (1)集思广益。集体讨论、判断可以避免仅凭主管人员个人的知识和经验所造成的判断失误。

  (2)协调作用。委员会可协调由于部门划分所产生的“职权分裂”。

  (3)避免权利过于集中。委员会能起到权力互相制约的作用。

  (4)激发主管人员的积极性。

  (5)加强沟通联络。委员面对面地交谈有机会说清楚问题,是一种很有效的沟通联络方式。

  (6)能够照顾到各方面的利益。

  (7)有利于主管人员的成长

  如果对委员会运用不当,那么委员会管理也会出现一些缺陷,主要有:

  (1)成本较高。须花费大量的时间和金钱。

  (2)妥协折中。当议题意见分歧较大时,委员会中人们常常出于礼貌,互相尊重或屈于权威而采用折中的办法,这样得出的结论往往不是最优方案。

  (3)优柔寡断。有时会为一个议题争论不休而导致议而不决。

  (4)职责分离。委员会是集体负责,但都负责往往导致都不负责。

  (5)可能会出现一个人或少数人占支配地位。

委员会管理制度

  委员会制度是企业会议制度的一个组成部分,它的特别之处在于委员会以处理企业业务以外的特别事项为主,而一般会议主要处理企业的业务问题。另外,参加委员会会议的必须是委员会成员,而他们在业务机构中并不一定担任具体的职务。

  委员会有临时和常设之分。临时委员会是由与某项工作相关的各部门代表临时组成,当这项工作任务完成之后,委员会即行撤消,因此它具有较强的灵活性,适于处理突发性事项或临时性工作。常设委员会适于处理与协调长期性的、重要的工作,常设委员会一般都设有固定的办公机构和专职人员。不论是临时委员会还是常设委员会,其主要功能都是为了加强企业内部的横向联系,促进相互理解和相互协调,同时又是企业高层领导决策的参谋机构。

  企业中设置较多的委员会主要有:经营委员会、执行委员会、合理化建议委员会、TQC委员会、企划委员会、审查委员会、财务委员会、开发委员会、劳动委员会、技术委员会、预算委员会、公害委员会。

  在设立委员会制度时,需要注意以下一些问题:

  首先要对各类委员会的设置作认真的审查,对那些可有可无的委员会予以清理。

  对委员会的目的、审议内容和运营作出明确的规定。特别要注意,一个人尽量不要同时兼任几个委员会的委员,同时委员会会议不能过多。

  强化委员会的运营管理,以提高委员会的运营效率,实现其运营的制度化和组织化。

委员会管理的注意事项

  我们在运用委员会时就要注意以下几点:

  权责和范围要明确。委员会的权限究竟是决策还是提供建议给直线人员参考,应明确加以规定。

  规模要适当。足够的规模才能保证集思广益,但规模过大又会导致时间浪费和助长优柔寡断。一般认为,委员会的规模以5-6人为宜,最多不超过15-16人。

  选择委员。要尽量选择具有与目的相等的专业人员作为委员会成员,同时成员的组织级别一定要接近,这样才能真正广开言路。

  选择议题。提交委员会的议题的内容必须适于讨论。

  慎重选择主席。好的主席的领导才能可以使委员会避免许多浪费和缺点。

  决议案的审较。主席将决议案宣布可得到全体与会人员是否同意决议的明确表示,同时还可以对决议进行补充和修正。

  委员会管理需要相应的制度,具体内容参见委员会制度条。

委员会制度之案例

  • 目的

  本规程旨在规范公司中各种委员会的运作,提高委员户会运作的效率,使之更好的发挥作用。

  • 委员会的设置

  在公司总部,各部和各事业所,依据实际需要可设置各种委员会。

  • 委员会的称呼

  委员会的称呼是以其目的作名称,即称为“××委员会”。

  各事业所所设委员会,应冠以事业所名称。

  • 职能

  委员会的职能是对总裁或事业所所长提出咨询事项,进行调查、审议和报告。

  • 构成

  委员会由主任、副主任各一人和委员、干事若干人组成。

  • 特别委员

  委员会主任在对特别事项审议调查时,可从委员会中任命特别委员。

  • 设置与调整

  委员会的设置、调整以及主任、副主任、委员,特别委员和干事的任免,由公司总裁或事业所所长决定。

  • 时间与场所

  委员会召开的时间与地点由主任决定。

  • 出席人数

  委员会在委员(含特别委员)半数以上出席时才能召开。

  • 表决

  只有在半数委员出席时才能表决。当赞成与反对人数相等时,由主任裁决。

  • 主任职责

  主任对外代表委员会,对内统管委员会会务。

  • 副主任的职责

  副主任协助主任工作。当主任不在时,代理主任工作。

  • 干事的职责

  干事接受主任的指挥与监督,负责处理委员会的具体事务。

  • 部门会议

  经过委员会审议,根据需要可设立部门会议。

  部门会议设主任一人,由委员会主任从委员中指名担任。

  分属部门会议的成员由委员会主任从委员中选定。

  委员会经审议后,可将部门会议决议作为委员会决议。

  委员会应将决议写成报告,提交给总裁。

  委员会的会议记录主要记载会议审议经过要点和结果。出席会议者须在会议记录上签名或盖章。

  当委员会决议有异议时,可在会议记录上申明理由。

  相关部科长的合作。

  当委员会提出要求时,相关部科长必须予以积极的合作。

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