咨询服务采购

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目录

咨询服务采购概述

  咨询服务采购指工程咨询单位和咨询专家的选聘。是付出智力劳动获取回报的过程,是一种有偿服务。

咨询服务采购的方式

  咨询服务采购方式一般可根据服务金额的多少,分为有限竞争选聘招投标选聘直接委托等多种方式。根据国内现状,建议服务合同金额在80万元以上的咨询服务采用招投标方式,10万元以下的咨询服务采购宜采用直接委托的方式,金额在10-80万元的咨询服务采购宜采用有限竞争方式。

咨询服务采购的有限竞争选聘

  工程咨询服务的一种重要的采购方式是有限竞争选聘,有限竞争选聘方式在国际上被称为“质量成本”方式。有限竞争要求咨询机构在提交项目建议书时采用“双信封”形式,即技术建议书和财务建议书分别密封提交。

  有限竞争选聘方式对适用项目的规模标准没有特殊规定。对于使用政府资金资源的项目,有限竞争选聘方式主要分为三步。

  (一)准备、发送项目文件和接受项目建议书

  1.组建项目委员会和项目评审委员会

  (1)组建项目委员会由主管项目的政府机构和项目法人组成项目委员会。项目委员会应至少包括三名成员,由该政府机构的主要领导任主任委员。其职责是全面负责选聘工作,编制任务大纲及以下规定的其他文件,组建项目评审委员会、支持项目评审委员会工作、接受该委员会对项目建议书的评审和排名结果以及进行合同谈判等。

  (2)组建项目评审委员会项目评审委员会由项目委员会负责组建。项目评审委员会由部分项目委员会成员和相关领域的外聘专家组成。项目评审委员会人数应为奇数,至少有五名成员,其中三分之二以上为外部专家。项目评审委员会中既要有技术评审专家也要有财务评审专家。

  2.选择咨询机构

  (1)制定资质预审条件资质预审条件由项目评审委员会制定。在专业协会或行业协会注册的工程咨询公司或咨询工程师可以作为资质预审条件。

  (2)公布项目消息及资质预审条件项目委员会负责与专业协会或行业协会联系并在指定的报纸、网站或其他媒介上发布项目公告。公告中应明确说明资质预审条件及提交资质证明材料的时间和地址。资质预审条件可包括:与本项目相关的工作业绩;咨询机构的主要业务人员、设施及设备情况;咨询机构从事同类规模项目管理能力;咨询机构的财务状况;咨询机构的工作负荷情况(因负荷情况将影响该咨询机构在人员、管理资金等方面的配置)。

  (3)确定通过资质预审的咨询机构名单如果不把在某协会的注册情况作为资质预审条件,项目评审委员会应根据资质预审条件评估咨询机构的资质证明材料,并确定通过资质预审的咨询机构名单。通过资质预审的咨询机构将进入项目建议书的提交及评审程序。如果通过资质预审的咨询机构的数量不足三家,项目评审委员会应修订并公布新的资质预审条件,重新进行资质预审,直至三家或三家以上咨询机构通过为止。

  (4)短名单方式为促进其他地区、规模较小或财务及法律地位独立的咨询机构参与竞争,项目评审委员会可在资质预审的基础上形成短名单。进入短名单的条件应包括地域(如各地区应各有几名咨询机构进入短名单)、规模(应有大小规模不等的咨询机构进入短名单)及所有制形式等。

  项目评审委员会应按规定发布项目公告并接受咨询机构提交的意向书以及相应的资质证明材料。项目评审委员根据上述短名单条件从提交意向书的咨询机构中选择不多于五家的咨询机构形成短名单,并向进入短名单的咨询机构发送项目文件,邀请其提交项目建议书。

  3.制定任务大纲

  由项目委员会负责准备《任务大纲》,其内容包括:项目目的、目标;项目工作的范围;项目背景(包括已经开展了哪些研究);项目的培训要求;项目所需的服务、调查及数据等;对项目成果的要求(图表、报告、软件等);政府机构对完成该项目所需人力及时间的初步估计;要求咨询机构提供技术路线、工作计划、进度安排、以及人员安排等。

  如果任务大纲在技术上较为复杂,项目委员会难以独立编制任务大纲,可外聘咨询顾问(编制任务大纲的咨询顾问不得参加项目竞争)编制任务大纲

  4.制定项目建议书评审标准

  (1)项目评审委员会在任务大纲的基础上制定技术建议书的评审标准。项目评审委员会在制定技术建议书评审标准时应考虑咨询机构的工作业绩、技术路线、主要项目成员等关键因素对项目的影响,并确定上述因素的具体分值。

  (2)项目评审委员会制定财务建议书评审标准。评审标准中应要求不同咨询机构报出的人员报酬 (注明时间单位该报酬应包括社会保障费用、一般管理费用及其他费用)和直接支出费用具有可比性。对于技术路线未知的项目,可以不考虑财务建议书。

  (3)项目评审委员会应确定技术建议书及财务建议书各占的权重,进行综合排名。咨询服务项目的技术路线比较复杂,财务建议书往往所占的权重较小,一般应在0至20%之间。

  5.准备项目文件

  项目委员会负责准备项目文件,包括:

  (1)邀请函,主要内容有:政府机构希望以合同形式采购该项咨询服务的基本要求;项目建议书提交的时间、地点、截止日期、收件人及联系方式;主要项目成员不得变更的有效期限;技术建议书和财务建议书分别密封提交的要求及技术建议书和财务建议书的份数;实地考察的安排(如需实地考察);合同谈判和项目启动的日期;对项目文件进行答疑的程序;准备项目建议书的费用由咨询机构自理的说明;收到项目文件的信息反馈及明确向政府机构表明参加项目竞争的方式。

  (2)任务大纲、选聘程序和项目建议书评审标准。

  (3)邀请函附件,其主要内容有:技术建议书格式:工作计划、人员安排、进度安排、人员简历、咨询机构资历等;财务建议书格式;政府机构准备为该项目提供的服务、设施、设备或人员的详细情况说明;政府出资项目选聘咨询顾问的规定;合同样本

  由项目工作小组负责将上述所有文件进行汇总,形成完整的项目文件。

  6.发送项目文件和接受项目建议书

  (1)发送项目文件:项目委员会负责向所有符合注册条件、通过资质预审或进入短名单的咨询机构发送项目文件。

  (2)项目实地考察:在必要的情况下项目工作小组应安排咨询机构进行项目实地考察。

  (3)答疑:项目委员会负责受理并解答关于项目文件,包括任务大纲及其他文件的疑问。所有提问及答复均应以书面形式通知所有准备提交项目建议书的咨询机构。

  (4)准备项目建议书:咨询机构应根据项目文件的要求准备项目建议书。咨询机构在准备项目建议书时可参考有关咨询机构(顾问)的注意事项。

  (5)接受项目建议书:项目委员会接受咨询机构提交的项目建议书并保证其在开启前的安全和保密。

  (二)项目建议书的开启、评审和排名

  1.开启项目建议书

  项目委员会与评审委员会先开启技术建议书,由项目评审委员会对其进行评审,在此期间不应打开财务建议书。 (www.Examw.com)

  2.技术建议书评审

  由项目评审委员会按评审标准和权重对技术建议书进行评审。根据咨询机构的经验、方法、主要项目成员等关键因素对项目的影响来打分。虽然各个项目的咨询特点不同,但从工程咨询的特点来看,一般这三种因素的评分比例为:咨询机构的相关业绩占10%左右;技术路线和工作计划约占40%;主要项目成员占50%左右。

  3.财务建议书评审

  (1)若财务建议书的权重为零,项目评审委员会只在合同谈判阶段开启参加合同谈判的咨询机构的财务建议书,其余财务建议书原封退回各咨询机构。

  (2)如果财务建议书权重不为零,项目评审委员会将首先检查其合理性及是否符合任务大纲的要求。

  (3)财务建议书必须符合规定格式,采用统一的分类和单位,以便进行比较。财务建议书应按报价,由低向高依次排列。

  (4)项目评审委员会预先应按照下列原则确定财务建议书的权重:技术路线未知的项目,财务建议书的权重为零;技术复杂程度较高的项目,财务建议书的权重为1-5%;技术复杂程度一般的项目,财务建议书权重为5-15%;技术复杂程度较低的项目,财务建议书权重为15-20%。财务建议书的权重最高不得超过总权重的20%。

  4.综合排名

  项目评审委员会根据事先确定并已通知咨询公司的权重,将技术建议书得分和财务建议书得分加权相知得到综合分数,并根据综合分数的高低对咨询机构依次进行排名。

  5.提交排名结果

  项目评审委员会将上述排名结果提交项目委员会审议。项目委员会邀请排名第一的咨询机构进行合同谈判

咨询服务采购的招投标方式

  选聘工程咨询服务的另一种重要方式是招投标方式,招标可以分为公开招标邀请招标

  (一)公开招标工程咨询服务招投标采购方式的主要程序包括:

    • 1.组建项目工作小组
    • 2.纽建评标委员会
    • 3.制订资质预审条件
    • 4.发布招标公告
    • 5.确定通过资质预审的咨询机构
    • 6.制订任务大纲
    • 7.确定技术标和财务标的评审标准
    • 8.准备招标文件(咨询机构须知,包括招标函、任务大纲、招标函附件等)
    • 9.汇总招标文件并报监督部门备案
    • 10.发送招标文件
    • 11.项目实地考察
    • 12.答疑
    • 13.准备投标文件
    • 14.接受投标文件
    • 15.开标
    • 16.技术标评审
    • 17.财务标评审
    • 18.综合排名
    • 19.提交排名结果
    • 20.报监督部门备案
    • 21.宣布中标
    • 22.合同谈判
    • 23.签署合同
    • 24.合同谈判失败的后果处理

咨询服务采购的其他方式及事项

  (一)采购工程咨询服务的其他方式

  1.直接委托

  直接委托只适用于某些特殊情况:

  (1)项目紧急,必须马上签署合同并立即开始工作,以确保能在所要求的时间内完成项目。

  (2)项目金额较小(如低于人民币十万元),若采用其他选聘方式,成本相对过高。

  (3)计划进行的项目是现有项目的后续项目,而且另行聘请咨询机构与继续委托执行现有项目的咨询机构相比,会明显增加时间和费用方面的支出(国际上对这种情况有严格规定)。

  (4)后续项目要求咨询机构需要具备只有在执行现有项目过程中才能获取的特定技术或成果。

  (5)项目涉及国家机密或其他保密事项。 考试用书

  直接委托咨询服务的主要工作是合同谈判。政府机构先将任务大纲发给拟直接委托的咨询机构。合同谈判的主要内容是任务大纲以及咨询机构应完成的工作。咨询机构应提交包括工作计划、人员和进度安排及预算在内的技术建议书以及财务建议书。政府机构应慎重审核其财务建议书,避免非竞争条件下咨询机构的报价过高。

  2.选聘独立咨询顾问

  当政府机构只需要专家为其提供建议,而不需要咨询机构对项目成果进行管理或承担责任时,政府机构可通过刊登广告、通知有关协会或研究院所等方式直接选聘独立咨询顾问。选聘独立咨询顾问的基本依据是信誉、经验和学识。选聘标准具体可包括:学术背景、相关领域的经验、是否了解当地情况以及是否掌握当地语言等。

  (二)咨询机构(顾问)的注意事项

  上述的选聘程序主要强调了对政府机构的要求,同时对咨询机构也有一系列要求,其中包括:

  1.严格按照文件要求如实准备项目建议书,特别是项目成员简历。因为项目成员简历或咨询机构资质中的任何不实数据均会对项目成员、咨询机构以致整个选聘工作造成严重后果。

  2.不得试图从项目委员会和项目评审委员会处获取保密信息,不得试图影响这两个委员会的决定。

  3.实事求是地提交费用方面的情况,尤其是直接指出费用。

  4.不得擅自更改项目成员,应及早安排,按时完成服务。

  5.注意资料的保密。

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