员工访谈

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什么是员工访谈

  员工访谈是指由集团人力资源部/综合部根据管理权限不定期开展的与员工面对面座谈的一种方式,重在了解员工现阶段工作、生活方面遇到的困难、压力、心理负担等。

员工访谈的方法和技巧

  第一,访谈的目是什么(Why)

  访谈目的可以分为随机性访谈和阶段性访谈。

  随机性访谈:有些访谈是为了传递公司高层的信息,确保员工了解公司的政策和对他的期望,确保双方的理解一致;有些访谈是为了了解员工的思想动态和想法,解决员工的实际问题,比如某个员工最近突然业绩不好,工作经常犯错,我们要了解原因,以便有针对性地帮助该员工;有些访谈是为了收集企业人力资源管理中存在的问题,比如员工对企业文件建设的看法,员工对新的薪酬方案的看法,员工对年终奖方案的看法,对公司培训管理的看法等,以便有针对性地进行改善;有些访谈是为了了解员工岗位工作内容的信息,比如要做工作分析,要做岗位评估,要做绩效考核方案等;有些访谈是为了了解员工对其他员工的看法和评价,比如员工对部门主管的看法,员工对拟转正或者拟提拔人员的看法等。

  阶段性访谈试用期转正访谈,绩效面谈,年度访谈,离职挽留访谈,离职访谈等。

  访谈目的不一样,访谈的形式也不一样,有些适合于“一对一”访谈,有些适合于“多对一”访谈。

  第二, 访谈的对象是谁(Who)

  访谈的目的不同,访谈的对象也会不同。比如我们要收集员工对公司的管理和制度的看法,访谈对象应侧重于中基层员工,尤其是基层员工。如果我们要收集特定工作岗位的信息,那么访谈对象是该岗位上的员工。如果我们要获取对员工的评价信息,那么我们要找和该员工联系密切的同事作为访谈对象。

  访谈对象根据私密性和重要性不同而有所不同,可以是一个人,也可以是多个人。一般情况,私密性比较高访谈和比较关键岗位的人员的访谈,采取一对一的访谈方式是合适的。

  第三, 访谈的内容是什么(What)

  在访谈前,建议先拟定一个访谈提纲,以免偏题或者遗漏问题。一些共性的访谈内容包括:访谈对象的个人信息,工作职责工作内容,本人对自己工作的看法和建议,对部门领导的看法和评价,对公司和部门管理的看法,对公司的制度和流程有什么建议,工作当中碰到哪些困难,个人的职业发展需求等。

  第四,在哪里访谈 (Where)

  访谈地点的选择很重要,既不能选择在HR 办公室,员工可能对这个环境比较陌生,不能完全放松,也不能选择公共场所,其他员工可能觉得这个访谈对象有啥问题了,HR 在找他谈话。最好能找一个双方都觉得合适的地方,比如会议室。当然,如果访谈级别比较高的话,不一定安排在公司进行访谈,可以安排在公司外的茶室或者咖啡厅

  第五,什么时候访谈(When)

  访谈的时间选择也很重要,最好选择双方都比较空闲的时间。HR 最好事先和访谈者约定访谈时间,这样双方都能事先做一些准备,而不会感到唐突。访谈时间在20-30分钟比较合适。

  第六, 怎样开展访谈(How)

  1. 营造气氛

  在环境布置上,为了让双方都放松,可以将访谈地点放在明亮、安静的会议室。访谈双方中间不宜隔一张大桌子,最好两人相视而坐,给访谈者倒杯茶或者咖啡,边喝边聊会比较好。

  访谈者进入会议室后,HR应通过一些和工作无关的寒暄,来拉近两人的距离,缓解尴尬气氛。对于男同事,可以投其所好,聊聊他感兴趣的话题,比如问“昨天晚上世界杯葡萄牙和西班牙的比赛你看了吗?真是精彩,C罗真是神了,上演了帽子戏法,连进三球”。对于女同事,可以聊聊小孩的教育,节假日去哪里玩等话题。

  通过寒暄家常、当今热点话题等打开双方谈话的局面,逐渐消除双方的紧张感和压迫感,为访谈营造相对轻松的氛围。在此之前,HR需要做好相应的准备工作,包括查阅和了解访谈人的基本信息、兴趣爱好等。

  2. 阐明访谈目的

  经过短暂的寒暄后,HR要开门见山地讲明此次访谈的主要目的,需要的时间,可能问到的问题等。例如,“这次访谈主要想了解一下你目前工作上有哪些难点和痛点,需要公司提供哪些帮助,你下一步的职业规划是怎样的,在和上级以及同事的沟通中有没有困难等,希望我们能畅所欲言”。

  3. 正式访谈

  通过前面的气氛营造和寒暄,接下来可以根据访谈提纲正式提问了。访谈问题最好以开放式的问题为主,比如可以先问: “我看到你最近很忙的,主要在忙些啥呢?”。

  在面谈时,HR应该以倾听为主,把 80%的时间用在听和观察上,20%的时间用来提问和引导被访谈者。

  对于话比较多的员工,HR应该鼓励他一直说下去,适当的时候可以打断员工的说话,把话题纠正;对于话比较少的员工,HR 要采取各种方面鼓励和引导他多说。

  访谈过程中,HR不但要记住员工的讲话内容,还要注意观察被访谈者的非语言的行为,包括面部表情、眼神、手势、整个神态、姿势等等非语言行为,以利于HR掌控整个访谈的节奏和环境,捕捉一些弦外之音。

  在访谈中HR的语言应以“嗯,是的,有道理,确实如此”等肯定语言为主,引导访谈者继续说下去。只做听众,不做裁判。

  在访谈过程中,HR对不明白或地方,一定要反复追问,直到问清楚为止。

  4. 结束访谈

  当HR所有问题都问得差不多了,就应该及时结束访谈。

  可以通过几句话来做到收尾。“好的,我这边的问题就问到这儿,你还有什么问题要问我的吗?等等。

  访谈结束后,HR最好强调一下保密原则,“这次访谈我会保密的,涉及到一些对其他人的看法和意见,不会让当事人知道的,请放心,谢谢您的配合”。

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