人力资源信息系统

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人力资源信息系统(Human Resource Information System,HRIS）

　　人力资源信息系统是组织进行有关人及人的工作方面的信息收集、保存、分析和报告的过程。“系统”特指为实现特定目标而将各种分散活动组合成合理的、有意义的整体的过程。HRIS是人力资源决策支援系统，可以随时提供人力资源决策所需的各项分析、统计资料。人力资源信息系统是计算机用于企业人事管理的产物，它是通过计算机建立的、记录企业每个员工技能和表现的功能模拟信息库。

　　信息系统可以是人工的，也可以是计算机化的。小型组织 （少于 250人）中使用人工的档案管理和索引卡片系统比较有效。而在大型组织中，人力资源信息的计算机存取则是必须的。管理者在决策时需要准确、及时和相关的信息资料，如果信息不完整、不准确、不考虑需要哪种信息，那么使用计算机也是徒劳的。

　　人力资源信息系统的内容

　　人力资源信息系统的内容包括企业战略、经营目标及常规经营计划信息，企业外部的人力资源供求信息及对这些信息的影响因素，企业现有人力资源的信息。

　　人力资源信息系统的功能

• 为制定发展战略提供人力资源数据。
• 为人事决策提供信息支持。
• 为企业管理效果的评估提供反馈信息。
• 为其他有关人力资源活动提供快捷、准确的信息。

• 自然状况：性别、年龄、民族、籍贯、健康状况等；
• 知识状况：文化程度、专业、学位、职称与证书等；
• 能力状况：表达、操作、管理、人际关系能力、特长等；
• 阅历及经验：做过的工作、担任的职务及任职时间、调动原因、总体评价等；
• 心理状况：兴趣、偏好、积极性、心理承受能力等；
• 工作状况：目前所属部门、岗位、职级、绩效及适应性；
• 收入情况：工资、奖金、津贴及职务外收入；
• 家庭背景及生活状况：爱人情况及偏好、家庭职业取乡及未来职业生涯设计等；
• 所在部门使用意图：提、留、调、降；

　　（1）建立系统首先要进行规划。其中包括使全体人员充分理解人力资源信息系统的概念；考虑人事资料设计和处理的方案；作好系统发展的时间进度安排；建立起各种责任制和规章制度等等。

　　（2）系统的设计与发展。包括：分析现有记录、报告和表格，以确定对人力资源信息系统中数据的要求；确定最终的数据库内容和编码结构 ；说明用于产生和更新数据的文件保存和计算过程；规定人事报告的要求和格式；决定人力资源信息系统技术档案的结构、形式和内容；确定上计算机的员工工资福利表的格式及内容等要求；确定工资和其他系统与人力资源信息系统的接口要求。

　　（3）系统的实施。包括 ：考察目前及以后系统的使用环境以找出潜在问题；检查计算机硬件结构、所用语言和影响系统设计的软件约束条件；确定输入－输出条件要求、运行次数和处理量；提供有关实际处理量、对操作过程的要求、使用者的教育情况及所需设施的资料；设计数据输入文件、事务处理程序和对人力资源信息系统的输入控制。

　　（4）系统的评价。包括 ：估计改进人事管理的成本；确定关键管理部门人员对信息资料有何特殊要求 ；确定人们对补充特殊信息的要求；对与人力资源信息系统有关的组织问题提出建议；提出保证机密资料安全的建议。

　　（1）为人和资源规划建立人事档案。人事档案既可以用来估计目前劳动力的知识、技术、能力、经验和职业抱负，又可用来对未来的人力资源需要进行预测。这两种信息必须互相补充，否则对人力资源规划是无用的。例如：如果不以组织内现有人员状况为基础作出的预测，显然对组织是无用的。并且我们也只有对未来人员的数量、技术及经验等有所了解，方能制定行动规划去解决预计的问题。

　　（2）通过人事档案对一些概念加以说明。如晋升人选的确定、对特殊项目的工作分配、工作调动、培训；肯定性行动规划和报告、工资奖励计划、职业生涯计划和组织结构分析。这些工作的完成都必须依靠人力资源信息系统。

　　（3）可以为领导者决策提供各种报告。如用于日常管理的工作性报告：包括岗位空缺情况、新职工招聘情况、辞职情况、退休情况、提升情况和工资情况等。还可以向政府机构和一些指定单位提供规定性的报告和用于组织内部研究的分析性报告，以表明劳动力在各个部门或各管理层次上的性别、种族和年龄分布，按消费水平划分的雇员福利情况，也可表明录用新职工的测验分数与工作绩效考核分数之间统计关系的有效性研究等等。总之，人力资源信息系统，是人力资源管理中的一项基础性工作，它可为决策者提供许多必不可少的决策信息，使管理和决策更加科学化和更符合实际。

　　目前，无论是机关、事业单位、还是企业单位，人力资源管理对于组织生存与长远发展所具备的重要性都已经有了明确的认识，而人力资源管理水平的提升不仅需要高素质的管理人员，而且也需要信息化工具进行辅助。因此，在过去的几年里，不少单位的人力资源部门都开始了本单位的人力资源信息化建设。人力资源信息系统即HR信息系统是一套通过现代信息技术手段，提高人力资源管理的效率，实现人力资源信息共享并进行有效整合的解决方案。HR信息系统渗透着许多先进的管理理念，如何正确实施并有效应用该系统，对于各实施主体来讲非常关键，成功实施并应用HR信息系统有八个关键点。

　　第一、全面分析实施HR信息系统的必要性。首先，企业人员规模的扩充，使得传统意义上的手工处理人力资源事务已经不能充分满足企业快速发展的需要，这时候可以考虑引进HR信息系统；其次，要充分考虑作为企业变革引领者的人力资源部门，其自身内部的各项职责分工是否明确、责任落实到个人、人力资源工作流程是否清晰等，只有把这些问题弄得非常清楚了，后续的HR信息系统的实施工作才有可能顺利向前推进；再次，无论是自行开发HR信息系统，还是引进外部厂商成熟的HR信息系统，都需要根据企业当前需要以及企业今后发展的需要，有选择性的挑选符合本企业特点的HR信息系统中的某几个模块或其全部，如果脱离实际需要而求全求大，在后续的实施和应用阶段中将不可避免的出现难以继续执行和有效应用的现象。

　　第二、自始至终都需要来自管理层的坚定支持。HR信息系统作为信息化总体战略的一个重要的组成部分，能得到管理者最大限度内的认可与支持，对此项目的顺利实施和成功应用来说非常必要。高层管理者的认同和参与，可以为整个企业提供一个典范；特别是在该项目的初期导入阶段，中层管理者的参与可以为项目的执行提供基本的支持和协助。人力资源已经逐步演变为企业的第一资源，而HR信息系统本身所具有的钢性，使得该系统的实施和应用就必将牵涉到各方的利益，这就更需要来自高层领导的坚定支持，积极协调公司内部各利益主体，最终达成目标一致，共同推动HR信息系统项目的成功实施和有效应用。

　　第三、以HR部门为主导及时组建项目小组。经过项目前期可行性分析之后，一旦决定要启动HR信息系统的项目实施，就需要及时组建负责该项目实施的项目小组，将有关具体工作落实到项目小组中的每个成员。项目小组的组长一定要由公司高层领导来担任，以正确引导项目实施的方向并协调有关各方的利益；常务副组长由人力资源部门负责人担任，以有效监督、激励、协调项目的实施工作；副组长分别由一名熟悉公司HR工作流程及企业内部工作流程的人力资源工作者和一名公司信息化部门的信息技术骨干担任，HR信息系统是人力资源工作和信息技术的有效结合，需要熟悉基础工作的人作为日常工作的协调人；组员由一名或多名对工作认真、负责的人力资源基层工作者担任，作为系统管理员的身份具体负责该系统的实施工作。同时，作为直线部门战略合作伙伴的人力资源工作，组员中还需要由各直线部门中的HR专员或主管来协调有关具体工作并参与部分的实施工作，以取得直线部门的大力支持。

　　第四、择优选择符合本企业实际的HR厂商。各HR厂商经过了多年的经验积累，在HR不同的功能模块上具有各自不同的优势，因此，功能最全的系统不一定是最合适的系统。首先，抛开自行开发HR信息系统不谈，我们需要明确的是直接引进外部厂商的软件还是在引进的基础上进行二次开发。目前的HR信息系统软件都有一定的扩展性，因此对于中小企业来说，可以采取直接引进的方式，而对于大型企业来说，则需要在引进的基础上进行二次开发；其次，至于选择国内厂商还是国外厂商的产品，需要看企业的综合实力；另外，选择B/S结构还是C/S结构，一般来讲，网络的发达和充分应用，可以考虑选择B/S结构。具体到各厂商不同软件的选择工作，我们需要向有关厂商发出邀请，明确基本需求的基础上请有关厂商做产品的演示，并请公司内部HR部门的全体工作者来进行评判；在此基础上，对合意的厂商要选择其重点客户进行走访，以进一步了解该厂商软件的实际应用价值；基本的前期考察工作结束后，要进行项目的招投标工作，最后应由公司的项目小组确定最终的厂商，有必要的话，需要由公司高层领导集体决定。

　　第五、企业和厂商双方项目小组的积极协调和有效沟通。厂商方的项目小组对自己的软件非常熟悉，同时又具有成熟而丰富的实施经验，而企业方的项目小组对自己的需求、流程定义等都很明确，寻求到双方的结合点就可以顺利推动项目的实施工作。比如，项目实施期内的每周工作进展例会是必不可少的，重大问题出现时要及时协调，以提出有效的解决方案；项目实施前期的数据导入过程中的相互紧密配合，以减少后续数据信息的校对工作；实施方对企业方的项目小组的不断培训是项目获得成功的关键之一；双方的尊重和彼此的理解也是项目得以向前推进的重要影响因素。

　　第六、争取企业全员的参与和支持，并在HR内部进行试运行。利用公司内部刊物、网络、会议等宣传渠道，将HR信息系统的概念、应用前景等全面传达给公司各级领导和广大员工，使之产生应用该系统的充足信心；毕竟，系统实施后的应用才是我们实施该系统的目的所在。同时，要利用HR信息系统本身的灵活性，在HR部门内部，用测试帐套对该系统进行全面测试，以减少全面推广应用时的错误和不足之处，并及时改进。

　　第七、项目实施后期，应召开全员动员大会。由公司高层领导参加的动员大会必将显示公司对此项目的高度重视，由厂商方进行的全员培训将会正确引导广大员工充分地应用此系统。

　　第八、不断地修正并完善HR信息系统。在HR信息系统进入正式的运行后，传统手工处理人力资源事务和信息化处理人力资源事务的方式在一段时间内需要同时并存，以有效转换工作方式、方法。系统也将经过一个较为长期的维护过程，逐步发挥系统的规范化、流程化和个性化的特色，经过不断的修正和完善，系统就可步入正轨。先前的系统管理员身份在此时要更加明确，职责更加清晰，并开通系统应用的服务热线即员工客服中心，并由系统管理员来担任负责人，详细解答系统应用中出现的种种问题。值得指出的是，由于HR信息系统是建立在标准业务流程基础之上的，它要求员工个人的习惯服从于企业统一的管理规范，而管理只有成为大家共同遵循的一种习惯，才能发挥最佳功效。

　　（1）组建一个项目小组；

　　（2）制定目标；

　　（3）对系统有全景式的认识；

　　（4）考虑好未来需要；

　　（5）识别和确定新系统的技术环境；

　　（6）预估自己公司愿意支付的价格；

　　（7）为新的软件系统编制一个说明书；

　　（8）考虑是开发或购买；

　　（9） 发布需求信息；

　　（10） 对供应商资料进行初审；

　　（11）发布项目招标书；

　　（12）索取系统的测试版本进行演示评估；

　　（13）测试版本的控制；

　　（14）对供应商提供的补充信息第二次评估；

　　（15）考虑各种决策因素；

　　（16）听取和考察实际案例；

　　（17）再次演示测试版；

　　（18）再次评估和选择。