公务礼仪
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公务礼仪是指国家公务员在从事工作和一切公务活动中,应当遵循的约定俗成、合乎规范的礼仪程序和惯例和规则[1]。在礼仪的一般原则指导下,其存在着自身的特殊性,把握公务活动过程中特殊的礼仪规范,可以提高公务活动的效率和成功率。
公务,即社会组织或团体因公所进行的一切工作和交际行为。随着现代社会的发展,公务礼仪已愈益显示其重要的作用。在各种礼仪形式中,公务礼仪有其独特的性质及内容范围。[1]
公务礼仪的主体[1]
公务活动的主体,是从事国家公务的人员。
公务员作为行政管理的主体,是国家政令实施的执行人和政府形象的塑造者,其素质的优劣,直接关系到党和政府方针政策的贯彻落实,涉及能否为公众提供良好服务,以及实现其行政机构的高效运转。
公务礼仪的作用[1]
1、公务礼仪有助于规范公务活动。
2、公务礼仪可有效地促进沟通与交往。
3、公务礼仪有利于塑造个人形象。
4、公务礼仪有利于提升组织形象。
公务礼仪通常包括当面接待扎仪、电话接待礼仪、引见时礼仪、递物与接物礼仪、会议礼仪等。
1、当面接待扎仪
上级来访,接待要周到。对领导交待的工作要认真听、记;领导了解情况,要如实回答;如领导是来慰问,要表示诚挚的谢意。领导告辞时,要起身相送,互道“再见”。
下级来访,接待要亲切热情。除遵照一般来客礼节接待外,对反映的问题要认真听取,一时解答不了的要客气地回复。来访结束后,要起身相送。
2、电话接待礼仪
电话接待的基本要求:
- 电话铃一响,拿起话筒首先自报家门,然后,再询问对方来电的意图等;
- 电话交流要认真理解对方意图,并对对方的谈话作必要的重复和附和,以示对对方的积极反馈;
- 应备有电话记录本,重要的电话应做记录;
- 电话内容讲完,应等对方结束谈话后再以“再见”为结束语;对方放下话筒之后,自己再轻轻放下,以示对对方的尊敬。
3、引见时礼仪
- 到办公室来的客人与领导见面,通常由办公室的工作人员引见、介绍;
- 在引导客人去领导办公室的路途中,工作人员要走在客人左前方数步远的位置,忌把背影留给客人;
- 在陪同客人去见领导的这段时间内,不要只顾闷头走路,可以随机讲一些得体的话或介绍一下本单位的大概情况;
- 在进领导办公室之前,要先轻轻叩门,得到允许后方可进入,切不可冒然闯入,叩门时应用手指关节轻叩,不可用力拍打;
- 进入房间后,应先向房里的领导点头致意,再把客人介绍给领导,介绍时要注意措词,应用手示意,但不可用手指指着对方;
- 介绍的顺序一般是把身份低、年纪轻的介绍给身份高、年纪大的;把男同志介绍给女同志;如果有好几位客人同时来访,就要按照职务的高低,按顺序介绍;
- 介绍完毕走出房间时应自然、大方,保持较好的行姿,出门后应回身轻轻把门带上。
4、乘车行路礼仪
办公室的工作人员在陪同领导及客人外出时要注意:
- 让领导和客人先上,自己后上;
- 要主动打开车门,并以手示意,待领导和客人坐稳后再关门,一般车的右门为上、为先、为尊,所以应先开右门,关门时切忌用力过猛;
- 在乘车的座位上很讲究,我国一般是右为上,左为下。陪同客人时,要坐在客人的左边。
5、递物与接物礼仪
递物与接物是生活中常用的一种举止,其基本要求就是尊重他人。因此,递物时须用双手,表示对对方的尊重。
- 双方经介绍相识后,常要互相交换各片,而递交名片时,应用双手恭敬地递上,且名片的正面应对着对方;
- 在接受他人名片时也应恭敬地用双手捧接,接过名片后要仔细看一遍或有意识地谈一下名片的内容,不可接过名片后看都不看就塞入口袋,或到处乱扔。
6、会议礼仪
会议的通用礼仪,主要有以下几点:
- 明确会议目的。发放会议通知时,应阐明会议的目的;
- 拟发好会议通知。会议通知必须写明开会时间、开会地点、会议主题及参加者等内容。要提前一定的时间发通知,以便使参加者有所准备;
- 安排好会场。会场的大小,要根据会议内容和参加者的多少而定。如果会场不易寻找,应在会场附近安设路标以作指点;
- 开会的时间宜紧凑。开“马拉松”式的长会,往往上面在作长篇报告,下面却在交头接耳呵欠不断。所以,“短小精悍”,有效地利用时间,讨论实质性的问题,应视为开会礼仪中十分重要的一条;
- 会议迎送礼仪。凡是一些大型或中型会议,对会议参加者要认真做好迎送工作。一般应在会前组成一个会务组,专门处理有关问题。