詢價採購

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目錄

詢價採購的定義

  詢價採購,是指詢價小組(由採購人的代表和有關專家共3人以上的單數組成,其中專家的人數不得少於成員總數的三分之二)根據採購需求,從符合相應資格條件的供應商名單中確定不少於三家的供應商向其發出詢價單讓其報價,由供應商一次報出不得更改的報價,然後詢價小組在報價的基礎上進行比較,並確定最優供應商的一種採購方式,也就是我們通常所說的貨比三家,它是一種相對簡單而又快速的採購方式。政府採購法規定實行詢價採購方式的,應符合採購的貨物規格、標準統一、現貨貨源充足且價格變化幅度小的政府採購項目

詢價採購的步驟

  (1)成立詢價小組。這是執行詢價採購方式的重要環節,詢價小組由採購人的代表和有關專家共3人以上的單數組成,其中專家的人數不得少於成員總數的 2/3。要選擇專業水平較高、素質全面的人士參加,專家組成的詢價小組應對採購項目的價格構成和評定、成交標準等事項做出規定。詢價小組根據所要採購的內容選定從符合相應價格條件下的供應商名單中選定3家以上的供應商,並且為詢價採購做好充分的事前準備,如確定採購的需求、預測採購的風險等等。

  (2)確定被詢價的供應商名單。詢價小組根據所採購商品的特點及對供應商、承包商或服務提供者的要求,特別是根據要採購的內容,從符合相應資格條件的供應商名單中,選定3者以上的供應商。選擇時必須依據所要採購的內容,同時考察各供應商的供應能力和資格條件,做出慎重選擇。

  (3)詢價。對所選定的供應商分別發出詢價單,詢價單的內容除了價格以外,還應包括商品品質、數量、規格、交貨時間、交貨方式、售後服務等內容,供應商應就詢價單的內容如實填報。詢價小組要求被詢價的供應商一次報出不得更改的價格。

  (4)確定成交供應商。採購人根據符合採購需求、質量和服務相等且報價最低的原則確定成交供應商,並將結果通知所有被詢價的未成交的供應商。

詢價採購的分類

  詢價採購還可分為報價採購議價採購和訂購。

  報價採購是指採購方向供應商發出詢價或徵購函,請其正式報價的一種採購方法。

  議價採購是指與供應商進行個別談判,商定價格的一種採購方法。

  訂購是指利用訂購單或訂購函,列出採購所需物資及標準寄給供應商的一種採購方法。

詢價採購的風險形式

  (一)價格風險

  詢價採購遵循的是貨比三家,通過多家供應商之間的競爭獲取質優價廉的物品,但由於信息不對稱的存在,加之詢價採購報價方式的缺陷,導致了採購過程中的價格風險,具體表現為以下幾個方面:一是價格壟斷市場經濟的飛速發展,使得一批產品質量過硬、品牌信譽高的企業脫穎而出,這類企業往往是一些大型企業,具備完善的銷售渠道和營銷體系,在某個城市和地區都設有總代理商,掌握了一定區域市場價格的話語權,這使得在採購此類產品時,採購機構所詢價的供應商都向總代理商申請特價,無形中形成了一個價格壟斷體系,最終詢價的對象實質上只有一家,即某品牌產品的地區總代理商,錶面上公開.公平的詢價採購只能流於形式,無法有效實現通過價格競爭獲取最優價格的功能。

  二是合謀報價。合謀報價是指被詢價的供應商互通信息,聯手操縱價格給集中採購帶來的風險。從筆者參與的多次詢價採購來看,以辦公自動化產品為例,由於被詢價的供應商所在的地域相對集中,相互之間常有調劑產品的現象發生,某些供應商之間會達成一定的策略同盟,在回應採購機構的詢價時會私下達成協議,促成某個供應商贏得採購合同,不難想見,此時所獲取的價格就不是最優價格,這給集中採購的效益蒙上了一層陰影。

  三是低價陷阱。低價陷阱是指某些供應商為贏得採購合同和提供售後價策略,但在執行合同和提供售後服務上大打折扣,給採購的後續環節帶來許多不確定因素,影響了採購整體效益的提高。從採購實踐來看,此類風險在詢價採購中並不鮮見,某些供應商在詢價單上報出低價後,在執行合同時卻以各種理由推脫,如無法按期交貨、產品的配件或附加設備不全,有的甚至以次充優,偷梁換柱,給詢價採購帶來了隱患。

  (二)採購機構的道德風險

  由於信息不對稱的普遍存在,詢價採購中採購機構的道德風險也是不容迴避的問題,採購機構的道德風險是指採購機構利用供應商所不知道的私有信息採取不利於供應商的行為,在詢價採購中主要表現為:一是採購信息的不公開。在詢價採購中,採購機構出於機構利益或個人利益的考慮,對本應公開的信息隱而不發,使某些具備實力的供應商失去參與機會,損害了潛在供應商的知情權。二是保護主義引發的對供應商的歧視政策。在採購活動中,採購機構往往出於保護老客戶和本地關係戶的目的,在制定詢價採購方案和溝通採購信息方面對熟悉的供應商給予傾斜照顧,無形中造成了對外地供應商和潛在供應商的歧視,影響了供應商之間的公平競爭。三是確定詢價供應商過程中的暗箱操作《政府採購法》規定,確定供應商的程式、標準、依據等應該及時向供應商公佈,然而在實際工作中,採購機構可能採取拖延信息發佈,模糊選擇標準等辦法給供應商知曉信息造成壁壘,從而為確定詢價供應商中的暗箱操作創造機會。

  (三)詢價流程的失範風險

  現行《政府採購法》對詢價採購的具體操作流程沒有規範,各單位在進行詢價採購時的程式各不相同,價流程缺乏統一性和規範性,這使得詢價採購可能存在失範風險,影響了採購效益的提高。一是詢價對象選擇過程的失範。確定詢價對象是詢價採購的首要環節,也是影響詢價採購效益的重要因素,在具體採購活動中,由於沒有相關法律條文規範詢價對象的選取方式,各單位在選取詢價對象時的方法不盡相同,有的從熟悉的供應商中挑選,有的從以往打過交道的供應商中選取,沒能較好體現詢價對象選擇的公開透明,對潛在合格供應商造成了一定的歧視。二是報價過程的失範。供應商在回應採購機構的詢價時往往採取的是傳真方式,由於各供應商報價時間不一,有些供應商便企圖利用報價時間差獲取其他供應商的報價信息,以調整自己的報價,影響了最優採購價格的實現。三是供應商評定標準的失範。在確定預成交供應商時,通常採取的是最低價法,即報價最低的供應商贏得採購合同,但在實際與機會,損害了潛在供應商的知情光采購畫上了一個問號,這需要從詢操作中,某些供應商雖然報價很低,但全壽命採購理念來看,此類供應商是不可取的,因此亟需從法規的角度規範供應商的評定標準,確保“物有所目標的實現。

  (四)供應商履約風險

  詢價採購具有採購周期短的優點,但換個角度考慮,正是由於其組織設計上的缺陷,無法在事前和事中對供應商進行全面細緻的考察,為後續履約環節埋下了隱患,表現在實際採購活動中,則是供應商在以低價獲得採購合同後,卻不能按期或保質保量地履行合同,主要體現在:一是有價無貨,在筆者參與的多次詢價採購中,有時供應商在以低價成為預成交商後,卻以暫時無貨為理由拒簽合同,給採購任務的完成製造障礙;二是低價劣貨,由於信息不對稱,供應商在供貨時往往採取以劣充優,以次充好來矇蔽往往採取以劣充優,以次充好來矇蔽用戶,這類貨物往往是返修率和故障率雙高,造成了用戶對採購機構的不滿三是售後服務大打折扣,某些供應商在履行售後服務義務時往往推三阻四,以各種理由降低服務質量,使得所購產品的服務質量無法得到保障。

詢價採購風險的防範對策

  詢價採購的風險一定程度上給陽價採購制度和運行機制等方面加以完善和防範,以促進政府採購健康有序地發展。

  (一)加強供應商資質審查,合理選擇詢價對象

  供應商資質審查是詢價採購的一個重要環節,只有所詢價的供應商均是資質優良、誠信良好的企業,才能有效地化解後續採購風險的發生,保證採購質量。但由於詢價採購周期短,而供應商的資質卻是一個長期的系統的考察過程,不可能在短期內對某個供應商的資質做出準確的評判,這就需要採購機構立足平時,做實做細這項工作。一是要建立完備的供應商資料庫,供應商資料的收集非一朝一夕之功,需要採購機構在每次採購完成後,及時整理參與採購的供應商資料,按照產品分類建立相關供應商資料庫,定期對產品市場進行考察,掌握產品的主要品牌、主要生產企業和區域總代理商。二是可以採取供應商資質年審制度。供應商資質年審制度符合供應商動態管理的要求,採購機構每年初可在指定媒體上發佈年審公告,註明供應商所需呈交的資質材料,而後組織相關領域的專家對供應商進行評定,對供應商實施分級分類管理。三是加強與中介機構的信息溝通。某些行業協會或誠信評估機構對供應商的瞭解是非常全面的,採購機構應加強與此類機構的橫向協作和信息溝通,既可以及時掌握豐富翔實的供應商資料,還能大大減少信息收集成本,可以有效提高供應商資質審查的效益。

  (二)建立健全採購機構內部監督制約機制

  採購機構內部監督制約機制的完善是有效防範採購機構道德風險的一劑良方,只有從制度上堵住採購人員徇私舞弊的入口,才能確保詢價採購的公開、公正和公平。建立健全採購機構內部監督制約機制,一是要科學分工,明晰職責,在採購機構內部建立起分工協作、相互制約的工作機制。每次詢價採購前要成立詢價小組,小組應由包括採購人員和有關專家在內的三人以上單數構成,小組在詢價前要明確各人分工、詢價供應商的資質標準及選取方式,評價成交供應商的標準以及合同管理辦法等。詢價小組的運作要保證相互牽制、協調高效,以杜絕採購中可能出現的"一言堂"和暗箱操作。二是要充分發揮紀檢審價部門的作用,採購機構內部的紀檢審價人員應參與詢價採購的整個流程,監督詢價採購的各個環節是否按規程運作,在供應商選擇和供應商評定等敏感環節是否有舞弊行為發生,最後確定的成交價是否合理等,以保證對詢價採購的實時有效監督。

  (三)規範詢價採購流程

  規範的詢價採購流程是詢價採購健康發展的關鍵所在,只有詢價採購流程實現了規範化制度化,才能有效提高採購效益。一是要明確詢價對象的選取方式,按照"三公"原則的要求,採購機構應對所有資質合格的供應商一視同仁,確保機會均等,基於採購成本的考慮,不可能對所有供應商進行詢價,因此在資質合格的供應商庫中,只有通過隨機抽取的方式,才能保證詢價對象選取的公正。二是規範供應商報價過程。要有效杜絕供應商利用時間差獲取其他供應商報價信息,必須規定所有被詢價供應商在規定時間以密封形式報價,然後由詢價小組統一拆封,進行比價。三是科學合理地制定供應商評定標準,要從全壽命角度考慮產品的成本,確保所採購產品在壽命期間內性價比最高。

  (四)發展與供應商的合作伙伴關係

  發展與供應商的合作伙伴關係是採購機構供應商管理內容上一次質的飛躍,通過建立採購機構與供應商之間共用信息、共擔風險、共同獲利的合作伙伴關係,可以有效降低雙方之間的信息不對稱程度,抑制詢價採購中供應商違約等不利行為的發生。在合作伙伴關係建立的過程中,需要重點解決好以下幾個問題:

  1.充分利用同實施監督與激勵。採購合同是供應商和採購機構為進行產品交易而簽訂的明確雙方權利義務的書面協議,具有法律效力。在設計合同條款時,採購機構應充分考慮合作中可能出現的意外情況,如產品成本控制不力、交貨不反時、產品質量有缺陸等。在合同中明確出現此類情況時的處理方式反雙方責任、風險的分擔。

  2.參與供應商的長期規劃,增加其有害選擇的機會成本。採購機構通過參與供應商的長期規劃,不僅可以加深相互的瞭解,而且使供應商相信長期合作的真實性,在其選擇不利行為時,會充分考慮行為造成的對其長期利益的損害,增加這種有害選擇的機會成本,保證雙贏結果的實現。

  3.及時收集用戶反饋信息,加強對供應商監督。採購機構應當定期收集用戶對供應商供貨情況、產品質量情況和售後服務情況的反饋意見,井要求供應商&時處理。對一些可觀測的供應商行為,如產品質量控制、產品交付能力等,採購機構可採取定期檢查或抽查等形式,如供應商不符合標準,則採取相應的懲罰措施。對不可觀淚IJ的供應商行為,如技術創新產品成本控制等,可根據實際結果設計獎勵合同,充分調動其改革積極性。

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