會計憑證

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會計憑證(Accounting Documents)

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什麼是會計憑證?

  會計憑證,簡稱憑證,是記錄經濟活動,明確經濟責任的書面證明。會計憑證是登記賬簿、進行會計監督的重要依據。正確填制和認真審核會計憑證是財務管理不可缺少的基礎工作。任何企業、事業和行政單位在從事任何一項經濟活動時,都必須辦理會計憑證,也就是由有關人員根據有關規定和程式填制和取得會計憑證,對整個經濟活動過程作出書面記錄。有關部門和人員要在會計憑證上蓋章簽字,表示對會計憑證的真實性、正確性與合法性負責。會計人員必須對已取得的會計憑證進行嚴格的審核,只有準確無誤的會計憑證才能作為登記各種賬簿的憑據。

會計憑證的種類

  企業發生的經濟業務內容非常複雜豐富,用以記錄、監督經濟業務的會計憑證,也必然是五花八門、名目繁多。為了具體地認識、掌握和運用會計憑證,首先要對會計憑證加以分類。按照會計憑證的填製程序和用途一般可以分為原始憑證和記賬憑證兩類。

  一、原始憑證

  原始憑證是記錄經濟業務已經發生、執行或完成,用以明確經濟責任,作為記賬依據的最初的書面證明文件,如出差乘坐的車船票、採購材料的發貨票、到倉庫領料的領料單等,都是原始憑證。原始憑證是在經濟業務發生的過程中直接產生的,是經濟業務發生的最初證明,在法律上具有證明效力,所以也可叫做“證明憑證”。原始憑證按其取得的來源不同,可以分為自製原始憑證外來原始憑證兩類。

  (一)自製原始憑證

  自製原始憑證是指在經濟業務發生、執行或完成時,由本單位的經辦人員自行填制的原始憑證,如收料單領料單、產品入庫單等。自製原始憑證按其填制手續不同,又可分為一次憑證累計憑證彙總原始憑證記賬編製憑證四種。

  (1)一次憑證。一次憑證,是指只反映一項經濟業務,或者同時反映若幹項同類性質的經濟業務,其填制手續是一次完成的會計憑證。如企業購進材料驗收入庫,由倉庫保管員填制的“收料單”;車間或班組向倉庫領用材料時填制的“領料單”;以及報銷人員填制的、出納人員據以付款的“報銷憑單”等等,都是一次憑證。

  (2)累計憑證。累計憑證是指在一定期間內,連續多次記載若幹不斷重覆發生的同類經濟業務,直到期末,憑證填制手續才算完成,以期末累計數作為記賬依據的原始憑證,如工業企業常用的限額領料單等。使用累計憑證,可以簡化核算手續;能對材料消耗、成本管理起事先控製作用,是企業進行計劃管理的手段之一。

  (3)彙總原始憑證。彙總原始憑證是指在會計核算工作中,為簡化記賬憑證的編製工作,將一定時期內若幹份記錄同類經濟業務的原始憑證按照一定的管理要求彙總編製一張彙總憑證,用以集中反映某項經濟業務總括發生情況的會計憑證,如“發料憑證彙總表”、“收料憑證彙總表”、“現金收入彙總表”等都是彙總原始憑證。

  彙總原始憑證只能將同類內容的經濟業務彙總填列在一張彙總憑證中。在一張彙總憑證中,不能將兩類或兩類以上的經濟業務彙總填列。彙總原始憑證在大中型企業中使用得非常廣泛,因為它可以簡化核算手續,提高核算工作效率;能夠使核算資料更為系統化,使核算過程更為條理化;能夠直接為管理提供某些綜合指標。

  (4)記賬編製憑證

  記賬編製憑證是根據賬簿記錄和經濟業務的需要編製的一種自製原始憑證。記賬編製憑證是根據賬簿記錄,把某一項經濟業務加以歸類、整理而重新編製的一種會計憑證。例如在計算產品成本時,編製的“製造費用分配表”就是根據製造費用明細賬記錄的數字按費用的用途填制的。

  (二)外來原始憑證

  外來原始憑證,是指在同外單位發生經濟往來關係時,從外單位取得的憑證。外來原始憑證都是一次憑證。如企業購買材料、商品時,從供貨單位取得的發貨票,就是外來原始憑證。

  二、記賬憑證

  記賬憑證是會計人員根據審核無誤的原始憑證或彙總原始憑證,用來確定經濟業務應借、應貸的會計科目和金額而填制的,作為登記賬簿直接依據的會計憑證。在前面的章節中曾指出,在登記賬簿之前,應按實際發生經濟業務的內容編製會計分錄,然後據以登記賬簿,在實際工作中,會計分錄是通過填制記賬憑證來完成的。

  由於原始憑證來自不同的單位,種類繁多,數量龐大,格式不一,不能清楚地表明應記入的會計科目的名稱和方向。為了便於登記賬簿,需要根據原始憑證反映的不同經濟業務,加以歸類和整理,填制具有統一格式的記賬憑證,確定會計分錄,並將相關的原始憑證附在後面。這樣不僅可以簡化記賬工作、減少差錯,而且有利於原始憑證的保管,便於對賬和查賬,提高會計工作質量。

  記賬憑證按其適用的經濟業務,分為專用記賬憑證通用記賬憑證兩類。

  (一)專用記賬憑證,是用來專門記錄某一類經濟業務的記賬憑證。專用憑證按其所記錄的經濟業務是否與現金和銀行存款的收付有無關係,又分為收款憑證付款憑證轉賬憑證三種。

  (1)收款憑證。收款憑證是用來記錄現金和銀行存款等貨幣資金收款業務的憑證,它是根據現金和銀行存款收款業務的原始憑證填制的。

  (2)付款憑證。付款憑證是用來記錄現金和銀行存款等貨幣資金付款業務的憑證,它是根據現金和銀行存款付款業務的原始憑證填制的。

  收款憑證和付款憑證是用來記錄貨幣收付業務的憑證既是登記現金日記賬銀行存款日記賬明細分類賬總分類賬等賬簿的依據,也是出納人員收、付款項的依據。出納人員不能依據現金、銀行存款收付業務的原始憑證收付款項,必鬚根據會計主管人員或指定人員審核批准的收款憑證和付款憑證收付款項,以加強對貨幣資金的管理,有效地監督貨幣資金的使用。

  (3)轉賬憑證。轉賬憑證是用來記錄與現金、銀行存款等貨幣資金收付款業務無關的轉賬業務(即在經濟業務發生時不需要收付現金和銀行存款的各項業務)的憑證,它是根據有關轉賬業務的原始憑證填制的。

  轉賬憑證是登記總分類賬及有關明細分類賬的依據。

  (二)通用記賬憑證

  通用記賬憑證的格式,不再分為收款憑證、付款憑證和轉賬憑證,而是以一種格式記錄全部經濟業務。

  在經濟業務比較簡單的經濟單位,為了簡化憑證可以使用通用記賬憑證,記錄所發生的各種經濟業務。

  記賬憑證按其包括的會計科目是否單一,分為複式記賬憑證單式記賬憑證兩類。

  (1)複式記賬憑證

  複式記賬憑證又叫做多科目記賬憑證,要求將某項經濟業務所涉及的全部會計科目集中填列在一張記賬憑證上。複式記賬憑證可以集中反映賬戶的對應關係,因而便於瞭解經濟業務的全貌,瞭解資金的來龍去脈;便於查賬,同時可以減少填制記賬憑證的工作量,減少記賬憑證的數量;但是不便於彙總計算每一會計科目的發生額,不便於分工記賬。上述收款憑證、付款憑證和轉賬憑證的格式都是複式記賬憑證的格式。

  (2)單式記賬憑證

  單式記賬憑證又叫做單科目記賬憑證,要求將某項經濟業務所涉及的每個會計科目,分別填制記賬憑證,每張記賬憑證只填列一個會計科目,其對方科目只供參考,不據以記賬。也就是把某一項經濟業務的會計分錄,按其所涉及的會計科目,分散填制兩張或兩張以上的記賬憑證。

  單式記賬憑證便於彙總計算每一個會計科目的發生額,便於分工記賬;但是填制記賬憑證的工作量變大,而且出現差錯不易查找。

  記賬憑證按其是否經過彙總,可以分為彙總記賬憑證非彙總記賬憑證

  (一)彙總記賬憑證

  彙總記賬憑證是根據非彙總記賬憑證按一定的方法彙總填制的記賬憑證。彙總記賬憑證按彙總方法不同,可分為分類彙總和全部彙總兩種。

  (1)分類彙總憑證。分類彙總憑證是根據一定期間的記賬憑證按其種類分別彙總填制的,如根據收款憑證彙總填制的“現金彙總收款憑證”和“銀行存款彙總付款憑證”;以及填制的“現金彙總付款憑證”和“銀行存款彙總付款憑證”;以及根據轉賬憑證彙總填制的“彙總轉賬憑證”都是分類彙總憑證。

  (2)全部彙總憑證。全部彙總憑證是根據一定期間的記賬憑證全部彙總填制的,如“科目彙總圖表”就是全部彙總憑證。

  (二)非彙總記賬憑證

  非彙總記賬憑證,是沒有經過彙總的記賬憑證,前面介紹的收款憑證、付款憑證和轉賬憑證以及通用記賬憑證都是非彙總記賬憑證。

  原始憑證與記賬憑證之間存在著密切的聯繫。原始憑證是記賬憑證的基礎,記賬憑證是根據原始憑證編製的。在實際工作中,原始憑證附在記賬憑證後面,作為記賬憑證的附件;記賬憑證是對原始憑證內容的概括和說明;原始憑證有時是登記明細賬戶的依據。

會計憑證的意義

  任何單位,每發生一項經濟業務,如現金的收付,物資的進出,往來款項的結算等等,經辦業務的有關人員必須按照規定的程式和要求,認真填制會計憑證,記錄經濟業務發生或完成的日期、經濟業務的內容,併在會計憑證上簽名蓋章,有的憑證還需要加蓋公章,以對會計憑證的真實性和正確性負責任。一切會計憑證都必須經過有關人員的嚴格審核,只有經過審核無誤的會計憑證才能做為登記賬簿的依據。會計憑證的填制和審核,對於完成會計工作的任務,發揮會計在經濟管理中的作用,具有十分重要的意義,歸納起來,有以下三個方面:

  1、會計憑證是登記賬簿的根據

  每個企業在生產經營過程中,會發生大量的、各種各樣的經濟業務。會計部門要及時正確地記錄這些經濟業務,必須依據會計憑證。每當發生經濟業務時,必須填制相應的會計憑證。一般地說,經濟業務發生在哪裡,會計憑證就在哪裡填制。這樣可以正確及時地反映各項經濟業務的發生及完成情況。隨著經濟業務的執行和完成,記載經濟業務執行和完成情況的會計憑證就按規定的流轉程式最終彙集到財務會計部門,成為記賬的基本依據。

  2、審核會計憑證,可以更有效地發揮會計的監督作用,使經濟業務合理合法

  通過會計憑證的審核,可以監督各項經濟業務的合法性,檢查經濟業務是否符合國家的有關法律、制度,是否符合企業目標財務計劃;檢查經濟業務有無違法亂紀,違反會計制度的現象,有無鋪張、浪費、貪污、盜竊等損害公共財產的行為發生;可以及時發現經濟管理中存在的問題和管理制度中存在的漏洞,及時加以制止和糾正。以改善經營管理,提高經濟效益

  3、會計憑證可以強化經營管理上的責任制

  任何一項經濟業務活動,都要由經管人員填制憑證並簽字蓋章,這樣,就便於劃清職責,加強責任感;並便於發現問題,查明責任,從而有利於加強與改善經營管理,推行經濟責任制

會計憑證的傳遞與保管

  會計憑證的傳遞,是指各種會計憑證從填制、取得到歸檔保管為止的全部過程,即在企業、事業和行政單位內部有關人員和部門之間傳送、交接的過程。要規定各種憑證的填寫、傳遞單位與憑證份數,規定會計憑證傳遞的程式、移交的時間和接受與保管的有關部門。

  1、會計憑證傳遞的作用會計憑證的傳遞,是指會計憑證從編製時起到歸檔時止,在單位內部各有關部門及人員之間的傳遞程式和傳遞時間。為了能夠利用會汁憑證,及時反映各項經濟業務,提供會計信息,發揮會汁監督的作用,必須正確、及時地進行會計憑證的傳遞,不得積壓。正確組織會計憑證的傳遞,對於及時處理和登記經濟業務,明確經濟責任,實行會計監督,具有重要作用。從一定意義上說,會計憑證的傳遞起著在單位內部經營管理各環節之間協調和組織的作用。會計憑證傳遞程式是企業管理規章制度重要的組成部分,傳遞程式的科學與否,說明該企業管理的科學程式。其作用如下:

  (1)有利於完善經濟責任制度經濟業務的發生或完成及記錄,是由若千責任人共同負責,分工完成的。會計憑證作為記錄經濟業務、明確經濟責任的書面證明,體現了經濟責任制度的執行情況。單位會計制度可以通過會計憑證傳遞程式和傳遞時間的規定,進一步完善經濟責任制度,使各項業務的處理順利進行。

  (2)有利於及時進行會計記錄從經濟業務的發生到賬簿登記有一定的時間間隔,通過會計憑證的傳遞,使會計部門儘早瞭解經濟業務發生和完成情況,並通過會計部門內部的憑證傳遞,及時記錄經濟業務,進行會計核算,實行會計監督。

  2、會計憑證的保管 會計憑證是重要的會計檔案和經濟資料,每個單位都要建立保管制度,妥善保管。對各種會計憑證要分門別類、按照編號順序整理,裝訂成冊。封面上要註明會計憑證的名稱、起訖號、時間以及有關人員的簽章。要妥善保管好會計憑證,在保管期間會計憑證不得外借,對超過所規定期限(一般是15年)的會計憑證,要嚴格依照有關程式銷毀。需永久保留的有關會計憑證,不能銷毀。

會計憑證傳遞和保管的意義[1]

  會計憑證的傳遞,是指從會計憑證的填制或取得到歸檔保管為止,在有關業務部門和人員之間按照規定的時間、路線進行傳遞和處理的程式。會計憑證的保管,是指會計憑證登帳之後的整理、裝訂和歸檔存查。

正確組織會計憑證的傳遞和保管,可以加強有關部門的經濟責任,有利於會計核算工作的開展。明確規定憑證傳遞的程式和時間,不僅可以及時地反映和監督經濟業務的完成情況,而且可以促使經辦業務部門和人員及時、正確地完成經濟業務和辦理憑證手續,從而可以加強經營管理上的責任制。把會計憑證科學、安全地保管起來,能充分發揮會計數據的作用。因此,各單位在做好會計憑證的填制和審核工作的同時,還應重視做好會計憑證的傳遞和保管工作。

會計憑證的裝訂

  1、會計憑證裝訂前的準備會計憑證裝訂前的準備,是指對會計憑證進行排序、粘貼和摺疊。因為原始憑證的紙張面積與記賬憑證的紙張面積不可能全部一樣,有時前者大於後者,有時前者小於後者,這就需要會計人員在製作會計憑證時對原始憑證加以適當整理,以便下一步裝訂成冊。對於紙張面積大於記賬憑證的原始憑證,可按記賬憑證的面積尺寸,先自右向後,再自下向後兩次摺疊。註意應把憑證的左上角或左側面讓出來,以便裝訂後,還可以展開查閱。對於紙張面積過小的原始憑證,一般不能直接裝訂,可先按一定次序和類別排列,再粘在一張同記賬憑證大小相同的白紙上,粘貼時宜用膠水。證票應分張排列,同類、同金額的單據儘量粘在一起;同時,在一旁註明張數和合計金額。如果是板狀票證,可以將票面票底輕輕撕開,厚紙板棄之不用。對於紙張面積略小於記賬憑證的原始憑證,可先用回形針或大頭針別在記賬憑證後面,待裝訂時再抽去回形針或大頭針。有的原始憑證不僅面積大,而且數量多,可以單獨裝訂,如工資單、耗料單等,但在記賬憑證上應註明保管地點。原始憑證附在記賬憑證後面的順序應與記賬憑證所記載的內容順序一致,不應按原始憑證的面積大小來排序。 會計憑證經過上述的加工整理之後,就可以裝訂了。

  2、會計憑證的裝訂方法會計憑證的裝訂是指把定期整理完畢的會計憑證按照編號順序,外加封面、封底,裝訂成冊,併在裝訂線上加貼封簽。在封面上,應寫明單位名稱、年度、月份、記賬憑證的種類、起訖日期、起訖號數,以及記賬憑證和原始憑證的張數,併在封簽處加蓋會計主管的騎縫圖章。如果採用單式記賬憑證,在整理裝訂憑證時,必須保持會計分錄的完整。為此,應按憑證號碼順序還原裝訂成冊,不得按科目歸類裝訂。對各種重要的原始單據,以及各種需要隨時查閱和退回的單據,應另編目錄,單獨登記保管,併在有關的記賬憑證和原始憑證上相互註明日期和編號。 彙總裝訂後的會計憑證封面如表所示: 會計憑證封面 憑證種類: XX年度 本月共冊之第 冊 本冊號數: 自 號起至 號 本冊日期: 自 月 日起至 月 日止 單位名稱: 會計主管: 會計: 裝訂:會計憑證裝訂的要求是既美觀大方又便於翻閱,所以在裝訂時要先設計好裝訂冊數及每冊的厚度。一般來說,一本憑證,厚度以1.5至2.ocm為宜,太厚了不便於翻閱核查,太薄了又不利於戳立放置。憑證裝訂冊數可根據憑證多少來定,原則上以月份為單位裝訂,每月訂成一冊或若幹冊。有些單位業務量小,憑證不多,把若幹個月份的憑證合併訂成一冊就可以,只要在憑證封面註明本冊所含的憑證月份即可。為了使裝訂成冊的會計憑證外形美觀,在裝訂時要考慮到憑證的整齊均勻,特別是裝訂線的位置,如果太薄時可用紙折一些三角形紙條,均勻地墊在此處,以保證它的厚度與憑證中間的厚度一致。 有些會計在裝訂會計憑證時採用角訂法:裝訂起來簡單易行,這也很不錯。它的具體操作步驟如下:

  (1)將憑證封面和封底裁開,分別附在憑證前面和後面,再拿一張質地相同的紙(可以再找一張憑證封皮,裁下一半用,另一半為訂下一本憑證備用)放在封面上角,做護角線。

  (2)在憑證的左上角畫一邊長為5釐米的等腰三角形,用夾子夾住,用裝訂機在底線上分佈均勻地打兩個眼兒。

  (3)用大針引線繩穿過兩個眼兒。如果沒有針,可以將回形別針順直,然後將兩端折向同一個方向,將線繩從中間穿過並夾緊,即可把線引過來,因為一般裝訂機打出的眼兒是可以穿過的。

  (4)在憑證的背面打線結。線繩最好在憑證中端繫上。

  (5)將護角向左上側折,並將一側剪開至憑證的左上角,然後抹上膠水。

  (6)向後摺疊,並將側面和背面的線繩扣粘死。

  (7)待晾乾後,在憑證本的脊背上面寫上“某年某月第幾冊共幾冊的字樣。裝訂人在裝訂線封簽處簽名或者蓋章。現金憑證、銀行憑證和轉賬憑證最好依次順序編號,一個月從頭編一次序號,如果單位的憑證少,可以全年順序編號。

會計憑證的設計

  會計憑證設計,就是根據被設計單位實際情況,對憑證的種類、內容、用途、格式、傳遞程式作出科學的規劃,繪製出科學、規範的格式,以便為完整、及時、真實地記錄經濟活動提供所需要信息載體。同時在設計會計憑證時,還需考慮憑證的整理、審核、保管等問題。

會計憑證設計的原則

  (1)清晰性原則

  原始憑證是對經濟業務的寫實,記帳憑證是對經濟業務的科學分類,故清晰性原則的含義是:①能全面反映經濟活動的真實情況,例如經濟活動的發生時間、地點、內容、責任等情況,使人們一看便知而不致產生疑問;②憑證要素齊全,例如對外原始憑證中應設計憑證名稱、填制日期、填制單位、接受單位、業務內容、數量、單價、計量單位、金額大寫與小寫、填制人簽章等內容;③中心內容或主要內容應排列在憑證的重要位置;④對記帳憑證而言,科目對應關係要清楚,不僅要有總帳科目的位置,還要有明細科目的位置;⑤顏色顯明、易於區分不同用途的聯次,如收款收據一般為三聯,第一聯給交款人,第二聯記帳,第三聯為存根,各聯顏色應有明顯區別並標明各聯聯次。

  (2)經濟性原則。

  經濟性原則要求設計者做到:①儘量考慮一證兩用或多用,以節約紙張和減少數字的轉抄。如借款憑證代付款憑證銀行各種結算憑證既是原始憑證又是記帳憑證等;②憑證面積以能充分反映業務內容為原則,不宜過大或過小,過大浪費紙張,增加了印刷成本,過小不便於保管;③專用憑證的常用項目應事先印刷在憑證上,以免手寫耽誤時間且影響整潔和美觀。

  (3)有利於加強經濟核算和內部管理原則。

  自製的許多原始憑證是為加強經濟核算和企業內部管理服務的,設計時應充分註意貫徹這一原則。例如職工考勤表、產品加工單、工時記錄、停工記錄、產量記錄、管理費用分配卡等等的設計,都要便於各種核算、控制、分析和檢查,滿足管理需要和內部控制的需要。

  (4)統一性原則

  統一性原則要求,憑證的內容和格式應儘量做到統一和標準化。全國性使用的憑證如車船票、機票、增值稅專用發票等,有關部門設計時應做到全國統一,不能大小不一、內容不一。一個單位內部使用的憑證更應做到標準化,例如收款憑證會計科目欄稱總帳科目,而付款憑證中該欄又稱一級科目,或者收款憑證面積大,付款憑證面積小,都是不符合統一性原則的。貫徹統一性原則不僅使憑證內容更清晰,同時也便於裝訂和歸檔保存,還有利於機械化操作和在全國範圍內傳遞及使用信息。

會計憑證填制和審核

  會計憑證是會計信息的載體之一。是記載會計主體經濟活動情況的書面文件,是會計核算的基礎。填制和審核會計憑證是會計核算工作的第一步。真實、正確的會計憑證是保證會計信息質量的前提條件。

  一、原始憑證的填制與審核

  (1)基本內容:原始憑證的名稱、填制憑證的日期、填制憑證單位名稱或者填制人姓名、經辦人員的簽名或者蓋章、接受憑證單位名稱、經濟業務內容。

  (2)填制要求:憑證反映的經濟業務要合法,必須符合國家有關部門法律;憑證填寫的內容和數字要真實可靠;各種憑證內容逐項填寫齊全,不得遺漏和省略;填制要及時;憑證書寫要規範;各種憑證不得隨意更改;大小寫要符合規格;各種憑證必須連續編號,以便查證。

  (3)原始憑證的審核:審核原始憑證是否合法、合理;審核原始憑證是否真實、完整;審查原始憑證是否正確、清楚。

  二、.記賬憑證的填制和審核

  (1)基本內容:填制的日期;憑證的種類與編號;經濟業務摘要;會計科目;所附原始憑證的張數;填制人員、稽核人員、記賬人員、會計主管人員的簽章。

  (2)記賬憑證的填制要求:

  a.填制記賬憑證必須以審核無誤的原始憑證為依據。

  b.摘要欄是對經濟業務的簡要說明。

  c.填制收、付憑證的日期應按貨幣資金的實際收付日期填寫,與原始憑證所記載的日期不一定相同。

  d.摘要要簡明,又要確切。

  e.會計科目必須正確

  f.憑證要連續編號;

  g.除結帳和更正錯誤的級賬憑證不附原始憑證外,其它必須附有原始憑證。

  h.如果在填制記帳憑證時發生差錯,應當重新填制。

  i.在同一項經濟業務中,如果既有現金和銀行存款的收付業務,、又有轉賬業務,應相應地填寫收、付、轉憑證。

  j.記賬憑證填寫完畢,應進行覆核與檢查,並按所使用記賬方法進行試算平衡

  (3)記賬憑證的審核:

  a.審核記賬憑證是否附有原始憑證,原始憑證的構成是否齊全、內容是否合法、真實,記帳憑證所記錄的經濟業務與所附原始憑證所反映的經濟業務是否相符。

  b.審核記帳憑證的應借、應貸會計科目是否正確,帳戶關係是否清楚,所使用的會計科目及其核算內容是否符合會計制度的規定,金額計算是否準確。

  c.審核摘要是否填寫清楚,項目填寫是否完整以及有關人員簽章是否齊全。

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評論(共2條)

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222.175.9.* 在 2012年3月17日 13:52 發表

敘述得比較詳細。

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222.175.9.* 在 2012年3月31日 13:34 發表

寫得好。

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