工作流程管理

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工作流程管理(Work flow Management)

目录

工作流程管理的定义

  工作流程管理是指系统化地实现公司日常办公的工作流程审批和管理,包括行政财务,人事,采购等审批流程,通过工作流程信息化管理提高企业工作效率

工作流程管理的方式

  工作流程管理的方式包括内部和外部流程的集成,自动化的事件或过程。其中:

  1)内部和外部流程的集成。这个方法充分考虑了横跨多种应用(包括采用来自不同的软件供应商的软件)的业务流程的定义。这通常要求一个基于标准平台的商业流程开发环境。

  2)自动化的事件或过程——一个实现自动化工作(例如,营销活动或销售过程的自动化步骤)的工作流程方法。

工作流程管理的主要功能

  ·工作流程编辑器 提供过程单元定义手段,并根据用户的指定将过程单元连接成需要的工作流程,规定了提交工作流程执行的设计对象,如部件、零件、文档等。

  ·工作流程管理器 接收工作流程编辑器提交的流程定义数据,建立有关人员的工作任务列表,并根据流程的走向记录每个任务列表的执行信息,支持工作流程的异常处理和过程重组。

  ·工作流程通信服务器 根据工作流程的进展情况,向有关人员提供电子审批与发放,并通过Email接口技术,进行用户通信和过程信息传递

工作流程管理与业务流程管理区别

  工作流程管理与业务流程管理的共同点,在于二者都强调通过过程控制来保证和提升企业管理的效益。但二者的差别却是本质上的,概括起来有四个方面:

  与企业价值的关联关系不同。

  工作流程管理仅仅是对完成某项工作的先后顺序进行的安排,并对每一步工作的标准、完成方式等作出具体的要求,它仅仅回答“如何完成工作”的问题,并不涉及这一工作与企业价值的实现有什么联系的问题。

  业务流程管理的业务二字直接把这一系列的活动与客户价值的满足及企业价值的增殖联系起来了,强调这种活动无论属于哪个层次的流程,属于流程上的哪个环节,其目标都是指向客户价值和企业价值的,是直接或间接地服务于企业存在和发展目标的营运活动中的一个活动。它所要解决的问题是“作什么”这样的方向性问题。

  流程活动标准要求的决定主体不同。

  工作流程管理是由工作的分派指令人确定其活动的内容、数量、质量、时间、地点的标准和要求,甚至连如何做也由工作分派人做了详细的限定。

  业务流程活动的标准和要求,直接由下游活动的主体提出,并在相互理解和认同的基础上确定,不存在谁强制性地把标准要求强加于谁的问题。也就是说,下游活动主体只能根据可能性与上游活动主体来共同确定其标准要求。二者是服务于同一目标――为客户价值提供满足,实现企业价值增殖。这种标准要求既是客户价值的具体化,也是企业现实实际的一种约束。

  活动考核标准不同。

  工作流程管理强调按照活动承担者所承担活动的标准要求来确定其绩效的好、坏和高、低,考核的参照系数是事先确定好的具体要求,包括数量、质量、时间、地点等方面。

  业务流程管理则强调按照流程的最终产出结果进行考核,并不仅仅盯住单个活动主体的活动成效,而是紧密结合流程的最终产出结果评价每一个流程活动承担人的绩效。单个活动主体的绩效好坏,虽然也要联系他所承担的活动完成情况,但这只是构成其绩效的一个部分,与他的活动相联系的整体效果是其必须考核的一个更重要内容。

  活动主体相互之间的关系不同。

  在工作流程管理中,可能存在一个向他人发号施令的上司主管,使同一流程中的不同活动承担主体在地位和权力上不平等。

  但在业务流程管理中,活动承担者都是一种平等的关系,是下游活动主体向上游活动主体提出要求和指令,彼此之间也非常理解这种指令的含义和权威的来源根据。因而使流程活动的承担者相互之间能够实现一种平等、友好、团结、互助、尊重、关怀的关系。

  尽管流程存在高层与低层、上层与下层的区别,但这种区别已不再是等级意义上的。上层流程相对于下层流程,也就是下游流程,是下层流程根据上层流程的要求和指令行动,下层流程的结果是直接输给上层流程。上层流程在此也就是下游流程。

  上层流程的优先性不是来自于它的等级上的高低,而是来自于它与客户价值满足的关系在时序上更近,在作用上更大。

  

工作流程管理的重要性

  对成长企业来说,“成长的关键不是经济环境,也不是市场条件,而是企业自身的管理条件”,从单纯的业务流程升级为管理流程是提升企业水平的重要一步。管理流程的制定水平成为影响成长型企业生存的关键要素。好的管理在于好的流程,好的流程在于好的执行。

  在国际经济快速变化和国内市场蓬勃发展的大势下,近十年来,国内诞生了一大批发展迅猛的成长型企业。它们中有合资企业,有私营企业,也有国企中的佼佼者。这些企业大都处在业务和企业规模快速增长时期,企业领导者有相当的发展眼光和经营能力,以优秀的市场意识和竞争力成就了中国经济在世界面前所展现的强劲活力。然而,在高速发展的同时,很多成长型企业比他们的同行更加感受到“成长的烦恼”。

  市场经济条件下成长型企业的出生率高,死亡率也不低。成长型企业的主要问题是对企业内部风险不能及时发现,待到发现时,往往来不及采取应变措施。对成长企业来说,“成长的关键不是经济环境,也不是市场条件,而是企业自身的管理条件”一位伦敦商学院的学者如是说。

  企业发展到一定规模后,由企业一把手管理全部业务的局面难以为继,然而由于缺乏组织上的准备,没有系统地计划及在关键岗位上培养对象,管理团队薄弱,业务流程模糊,领导人长期事必躬亲,其他员工难以分担职责,严重影响企业发展后劲。

  从另一个角度来看。企业发展靠两条腿,一是经营,二是管理。不同阶段的企业,经营和管理的比重是不一样的。初创企业经营是第一位的,首先要做生意,管理可以先不重视。因为管理是一个打基础的工作,是怕丢失什么的一个命题。初创企业,本来什么都没有,也不怕丢什么,那么主要是生存问题。发展到一定阶段的企业最重要的就是管理。因为已经是有产阶级了,有了一定的营业规模和资源,首先考虑的是,先把目前的经营业绩保住,因为一旦出问题,第一,谈不上发展,第二,出任何的小问题,企业可能就经受不起,尤其是成长中的企业。所以说,初创企业重经营,成长型企业重管理。

  管理有五个载体:

  第一是理念。要想管理,必须有一个明确的管理理念。管理应该建立在严格的制度之上,没有制度,空谈管理,是不可能的。所以管理理念是管理的出发点。

  第二是结构。采取什么样的管理结构、管理的架构,决定了管理的内容和管理的效果。

  第三是工作流。流程制度好比法律,可以起到强制性的作用。

  第四是管理的手段,是人为?还是信息化

  第五是人。人是最复杂的因素,因为人既是管理的操纵者又是被管理的对象,比较复杂,从这五个问题入手抓管理,就抓住了管理的钥匙。

  好的管理在于好的流程

  创业企业在摸索中发展,疏于流程管理,当成长型企业发展到一定阶段,经营积累下来的经验曲线就会固化为一定的业务管理规程。如批发性企业通常有简单的进销存流程,洗衣连锁店常有收货、干洗、交货规章,然而此时这些企业在内部管理方面同样存在诸多盲点:不充分的放权难以保障企业内部责权相配,管理流程模糊,人员培养断层等等。比如对于一个工业品销售型的企业,老板按照创业初期的分配方式考核新老员工,对于公司招聘的新员工,虽然该企业对其进行了业务培训,使之能了解所负责的销售流程,但事实上由于对业务的不熟悉,通常在一段时间销售能力有限。不在同一起点的竞争往往使新人处于劣势。从而造成企业一方面缺人,一方面新人流动率高。更糟糕的结果是,有可能该新员工在熟悉业务过程中逐渐形成一些不规范的做法,而又得不到及时发现和纠正,在以后的业务过程中形成潜在的危害。

  从单纯的业务流程升级为管理流程是提升企业水平的重要一步。管理流程的制定水平成为影响成长型企业生存的又一关键要素。

  好的流程在于好的执行

  在成长型企业传统的手工业务处理过程中,经过定义的工作流(通常是一些规章制度)是否能够按照预定的业务规则良好的执行取决于参与流程的人的自觉性以及领导管理的尺度,也就是说人是流程执行中最善变的因素,这就决定了在业务执行过程中由于人为因素造成业务流程与预先规定的不一样。领导人在其中起着重要的表率作用。当然对于执行流程过程中的一些客观因素(如参与流程的某一人员外出)造成业务流程在特定的环节脱节,也会影响企业的工作效率。

  对于很多成长型企业主来讲,在度过企业成长之初的危险期后,由于业务出身,很多时间依然用在处理具体业务上面,一不放心,二不习惯。领导人的很多精力淹没在日常工作中,协调协调再协调取代了应该的管理工作。

  让日常的基本业务交给规范的工作流处理,通过授权机制,解放自己的头脑,腾出时间思考企业的发展,处理危机,抓住商机,定期改进原有的工作流应是成长型企业主要关注的。

  应用工作流技术,可以为成长型企业的经营管理提供以下支持:

  提供方便灵活的流程定义工具;按照既定的业务规则管理和监督业务的运行;及时发现业务瓶颈,并进行有效疏导或改善业务流程;提高工作效率,有效缩短业务处理周期;避免传统处理方式中的随意性造成业务流程混乱;减少或避免人为因素造成的原则性错误及由此带来的损失;增强业务各环节的协作能力,使业务运做更加顺畅;有利于业务的评估和业绩考核;新员工可以迅速适应本职工作;高效率的业务处理有助于提高客户服务水平和企业竞争能力

  面对今天知识经济市场的挑战,企业信息化建设的重要性日益被大家认同,尤其是成长型企业,如何在激烈的市场竞争中求得发展和壮大,仅靠产品价格质量服务已无法赢得优势,只有在企业管理方面多下功夫,通过逐步建立和完善企业的信息化,引入先进的工作流管理理念,向管理变革要效益,才能在市场竞争中脱颖而出。

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