理賠函

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　　理賠函是商務活動中針對對方索賠函中所提出的索賠意願和要求而回覆的申訴處理的信函。

　　從樹立良好形象及未來的業務拓展角度而言，無論企業還是個人，在收到索賠函後都應當認真對待，及時處理，以誠懇友好的態度處理問題，有錯認錯，無則加勉。

　　通常來說，理賠函要包括以下主要條款：

　　1．說明來函的目的；

　　2．對糾紛的處理態度及意見；

　　3．賠償的處理意見；

　　4．其他事項。

　　(一)標題

　　即件名或主題，在第一行居中用較大字體標註，指出信函的主要內容。可以直接書寫“理賠函”、“理賠信”等字樣。

　　細節提示

　　◆標註件名或主題的目的是使受信者一打開信函就知道其內容，也方便對方分發或歸檔時參考。

　　◆一般多採用概括事由的方式，如“關於XX索賠問題的復函(答覆)”。

　　◆件名或主題要根據需要而用，不是說每函必有，可以酌情省略。

　　(二)稱謂

　　在標題之下另起一行或直接在第一行頂格書寫受信者的名稱。稱謂後加冒號。

　　細節提示

　　◆由於理賠函是針對索賠函的，所以稱謂項應該根據索賠函而寫上具體的對方的單位或部門名稱、個人姓名等。

　　◆個人姓名前可以加上“尊敬的”等敬語，姓名後應當加上“先生”、“女士”、“經理”、‘‘主任”等稱呼。

　　(三)正文

　　在稱謂之下另起一行空兩格開始書寫，一般先引述對方來函及事由，然後提出對爭議糾紛的看法，再寫明解決索賠的意見和處理辦法，最後表達繼續促進友誼的願望。

　　細節提示

　　◆經過調查，如果責任確實在己方，應當真誠地表達歉意，解釋原委。

　　◆如果責任不在己方，應當友好地幫助對方分析原委，提出改善建議。

　　◆要讓友好合作的態度貫穿全文。

　　(四)結語

　　在正文之下另起一行空兩格書寫“恭祝”、“敬祝”等表達恭謹之意的詞語，再另起一行頂格書寫“財源亨通”、“生意興隆”等表達祝願之意的話，後面不必加標點符號。

　　細節提示

　　◆結語也可以酌情書寫一句禮貌性的應酬語，後面加句號。

　　◆結語還可以酌情省略。

　　(五)落款

　　在正文或結語的右下方署上寫信者的名稱。在署名的下方寫上寫信的日期。

　　細節提示

　　◆寫信者的名稱可以是單位或部門名稱，也可以是個人姓名。

　　◆如果寫信者的名稱是單位或部門名稱，應當書寫全稱或規範化簡稱。

　　◆如果寫信者的名稱是個人姓名，前面可以標示其單位或部門名稱。

　　範例1：

　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　質量不符理賠函

　　尊敬的業務部經理:

　　您好!

　　貴公司×月×日來函及貨樣收悉，十分感激。

　　信中提到我公司發出的玻璃器皿與訂貨樣品不符一事，我公司立即進行了調查，發現裝箱時誤裝了部分二等品。這確實是我方工作上的差錯，對給貴方帶來困擾和不便，我們深表歉意。為此，我方願意接受貴公司提出的要求，將質量不符合要求的部分產品按照降低原成交價30％的折扣價來處理。

　　若對此事的處理還有疑義，歡迎繼續來函商洽。產品的質量和客戶的滿意是我公司努力爭取的目標，請相信今後將不會出現類似失誤。

　　希望繼續與貴公司友好合作，並得到貴公司的指點及幫助。

　　特此函覆，謝謝!

　　恭祝

　　財源亨通

　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　××公司銷售部副經理

　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　孔××敬上

　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　××年×月×日

　　範例2：

　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　理賠函

　　××發展有限公司：

　　貴方××年×月×日函及相關報告收悉。信中提到的××產品存在質量問題並與樣品不符，經調查發現由於包裝失誤碼裝了次品。這是我方的疏忽，對此我們深表歉意。因此，我方願意接受貴方要求，對不符合質量的貨物按降低原成交價格36％的折扣處理。

　　我方保證以後不再出現類似錯誤。

　　特此復函。

　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　XXXX廠

　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　XX年X月X日