商務公函

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　　商務公函是用來商洽工作、聯繫業務，詢問和答覆有關具體實際問題的一種公文。

　　1．多向性。在公文中，商務公函的使用最為靈活，行文方向沒有嚴格的限制，主要適用於不相隸屬機關單位之間，有時也適用於平級機關、上下級機關之間的行文。

　　2．多屬性。商務公函的適用範圍很寬，在一定條件下，可以代行“通知”、“報告”、“請示”、“批覆”的功能。如在乎級或不相隸屬的單位之間，需要告知有關事項，不宜使用“通知”行文時，可用商務公函。又如下級向上級機關詢問或請示一般性問題，以及上級機關對這些一般性問題給予答覆或批准時，由於詢問、請示、答覆、批准的問題比較簡單，可不必使用“報告”、“請示”與“批覆”，可用商務公函行文。

　　按行文方向分，可分為去函(又稱“來函”)、復函。去函，即主動發出的函；復函，即被動發出的函。按內容分，函有商洽函、詢問函、答覆函、請示函、知照函、催辦函、邀請函、批准函等。商務公函中的請示函、批准函，一般用於機關、企業單位與主管業務部門之間(相互不存在隸屬關係)，請求批准某一事項時使用。這類函，不能誤用為報告、請示、批覆，需要註意。

　　公函是平行文。在寫作時，一般包括四大部分：標題、行文對象、正文、落款。

　　1．標題一般採用公文規範標題法，即標題由發函機關、事由、受函機關和文種組成。也有的只有事由和文種。

　　2．行文對象是指公函受文者，寫在事由之下的第一行左邊，頂袼，後面加冒號。

　　3．正文是公函的內容即事項，是發函者要告訴對方的具體事情，由三部分組成，即發函因由，發函事項以及結語等，事項部分基本上是敘述和說明的方法，如有要求部分則要根據行文內容來安排，不可過多。結語多使用“特此復函”。

　　4．落款。包括發函單位的名稱和主要負責人的簽名以及日期。

　　(一)函的主旨要集中

　　一般要求一函一事，當然也可寫出此“事”的幾個方面，但函件宜短不宜長。去函要有鮮明的目的性，復函要有明確的針對性，不要把一些不相關或離題較遠的事寫進去，顯得主旨不突出。

　　(二)行文要開宗明義

　　函件來往都要開門見山，直陳其事。開頭要註意禮貌用語，但也要摒棄不必要的客套、無須講的道理、空洞無味的套話。表達要簡潔明快，直奔主題。

　　(三)語言要有分寸感

　　函件應註意措辭，語氣要委婉、平和、懇切、分寸得當，不可強人所難，既要符合本機關職權身份，又要尊重對方，講究禮節，忌用指令性語言。

　　公函

　　XX公司：貴方有關保險事宜的6月25日來函知悉，特函告如下：

　　一，綜合險。在沒有得到我們顧客的明確指示的情況下，我們一般投保水漬險和戰爭險，如貴方願投保綜合險，我方子以稍高的保費代保此險。

　　二、破碎險。破碎險是一種特別保險，需收取額外保費。該險現行保險費率為2％，損失只賠超過5％的部分。

　　三，保險金額。我方註意到貴方欲為裝運給貴方的貨物按發票金額另加10％投保，我方當照此辦理。

　　我方希望上述答覆將滿足貴方的要求，並等候貴方的答覆。

　　XX公司

　　X年X月X日