任务清单分析系统

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任务清单分析系统(Task Inventory Analysis，TIA)

　　任务清单分析系统是一种典型的工作倾向性工作分析系统，是由“美国空军(USAF)人力资源研究室的Raymond E.Christal及其助手开发成功的它的研究始于20世纪50年代，通过从10万名以上雇员那里收集试验数据进行验证，前后经历20年时间才趋于成熟完善。

　　任务清单分析系统一般由两个子系统构成：一是用于收集工作信息的一套系统的方法、技术；二是与信息收集方法相匹配的用于分析、综合和报告工作信息的计算机应用程序软件。

　　1、 信息可靠性较高，适合用于确定相关的工作职责、工作内容、工作关系和劳动强度等方面的信息。

　　2、 所需费用较少。

　　3、 难度较小，容易为任职者接受。

　　1、 对“任务”的定义难以把握，即难以明确什么样的活动或内容能被称之为“任务”，结果导致“任务”的粗细程度不一，有些任务描述只代表一件非常简单的活动，有的任务描述却包含丰富的活动。

　　2、 使用范围较小，只适用于工作循环周期较短，工作内容比较稳定，变化较小的工作。

　　3、 整理信息的工作量大，归纳工作比较繁琐。

　　4、 任职者在填写时，容易受到当时工作的影响，通常会遗漏其它时间进行而且比较重要的工作任务。

　　任务清单分析系统中信息收集工作实际上是一种高匿结构化的调查问卷，一般包括俩大部分：一是”背景信息”；二是“任务清单”。

　　1.背景信息

　　它包括两类问题：传记性问题与清单性问题。

　　(1)传记性问题。指那可帮助分析者付调查对象进行分类的信息，如姓名、性别、职位序列号、职位名称、任职部门、服务期限、教育水平、工作轮换愿望、职业生涯意向，等等。

　　(2)清单性问题是为了更加广泛深入地了解有关工作方面的背景信息而设计 的问题。它为 调查对象提供了一套包含问题与答案选项的清单，清单的内容可能包括：所用的工具、 设备，所要培训的课程，对工作各方面的态度等等。

　　背景信息部分包括两类问题:传记性问题与清单性问题。传记性问题，是指那些可以帮助分析者对调查对象进行分类的信息，如姓名、性别、职位序列号、职位名称、任职部门、服务期限、教育水平、工作轮换愿望、职业生涯意向等等。

　　清单性问题是为了更加广泛深入地了解有关工作方面的背景信息而设计的问题。它为调查对象提供了-套包含问题与答案选项的清单,清单的内容可能包括:所用的工具、设备，所要培训的课程，对工作各方面的态度等等。背景信息部分的问题有各种格式:“填空”“选择能最恰当地描述你(工作)的选项”，或者“选择所有符合你(工作)的选项”等。

　　2.任务清单

　　这部分其实就是把工作任务按照职责或其他标准以一定顺序排列起来，然后由任职者根据自己工作的实际情况对这些工作任务进行选择、评价等，最终理顺并形成该工作的内容。

　　工作任务清单的调查对象一般是某一职业领域的任职者及其直接管理者。

　　工作任务清单的调查对象一般是某一职业领域的任职者及其直接管理者。任职者填写背景信息部分，并在任务清单中选择符合他所做工作的任务项目并给予评价(如相对时间花费、重要程度等)。任职者的管理者通常提供有关工作任务特征的信息，如任务的难度，对工作绩效的影响等。然后运用一定的计算机应用程序软件对收集来的信息进行处理、分析、综合，并向管理者提供工作分析报告。

　　1.构建任务清单

　　任务清单的构建有多种方式，可以来自于对所研究工作的观察或工作日志，也可以来自于另外的任务清单，如某部门的任务清单或某工作族的任务清单。

　　2.利用任务清单收集信息

　　在列出任务清单的基础上加上评价尺度，便成为用于收集信息的工具。在利用任务清单收集信息的过程中，需要注意以下几方面：

　　(1)调查范围与对象的确定。

　　第一种方案，选取两个以上行业的多家企业的人力资源部的专职工作人员。这样可以收集到大量数据，借助计算机进行数据处理后，得到有关人力资源部工作任务的最为全面、综合的信息。通过这种方式所得的结论最具有一般性的意义，而且可以对调查所用的任务清单进行较大地修正完善。

　　第二种方案，选取一个行业的多家企业的人力资源部的专职工作人员。这样可以收集到所关注行业的企业人力资源部工作任务的大量数据，所得结论具有行业特点。

　　第三种方案，只对一家企业的人力资源部的专职工作人员进行调查。这样既可以对该企业人力资源部的实际工作任务有全面系统地了解，又可以明显发现与调查所用的任务清单的差别，在此基础上可以作进一步的比较研究，为企业人力资源部工作任务的科学化、规范化做出贡献。

　　当然，可选择的方案还有很多，不可尽数。关键是要根据调查研究的目的，选择适用可行的方案。

　　(2)调查方式的选择。调查方式的选择没有常规可循，应灵活运用。如果是集体调查，即把被调查者集中到一起同时进行调查。集体调查方式有利也有弊。有利的方面表现在：

　　①有机会做广泛、直接地指导，解释调查的目的，回答有关提问；

　　②保证回收率；

　　③保证被调查者有充分的时间提供有用信息。

　　不利的方面表现在：

　　①增加了成本，如把被调查者从工作现场集中起来的往返时间、路费，聘请或培训专门的调查人员的费用等；

　　②在一定程度上影响正常的工作流程。如果是单独调查，即由被调查者本人选择应答的时间和地点，那么最好通过正式的组织渠道发放、回收问卷。如果有保密的需要，可以随附信封，问卷填好后装入信封，密封以后再收上来。需要强调的是，应该建立一定的控制系统以保证回收率，否则，有些被调查者就会随手把问卷扔进废纸篓。

　　(3)选择适当的信息源，一般而言，有关工作执行与否的信息、花费时间的信息最好由工作执行者本人来提供；而其他一些任务评价信息，如工作的重要程度、困难程度、工作失误的后果的严重程度等信息最好由本工作领域经验丰富的管理者来提供，或至少参考他们的意见。

　　(4)填写任务清单的一般步骤。由于任务清单格式的不同、任务评价维度的类型与数目的不同，填写的步骤不尽相同。填写任务清单的一般步骤为：

　　第一步，被调查者以填空或选择的方式回答背景信息部分的所有问题。

　　第二步，被调查者阅读任务清单上的所有描述，并在属于其正常工作范围内的任务描述旁边作标记。

　　第三步，被调查者在另一张空白纸上写出没有被包含在任务清单中但属于其正常工作范围内的所有任务描述。

　　第四步，被调查者重新回到任务清单起点，逐一对其所选定的任务(属于其正常工作范围内的任务)进行评价。

　　这里所谓的“正常的工作”是一个相对概念，比如，某项任务在调查期间属于被调查者的工作，但这项工作任务是临时的特殊的任务并且以后再也不会重复了，那么这项任务就可以被认为不属于正常的工作范围。相反，如果某项工作任务近几个月来没有执行过，但按照工作本身的要求，可以预期将来肯定要执行该任务，那么应当认为该任务属于正常工作范围。

　　3.分析任务清单所收集的信息

　　任务清单系统收集的信息，绝大部分是量化的，可以应用计算机程序进行统计分析。至于那些不可量化的信息，或为某些特殊目的收集的附加信息，应根据工作分析的目的进行相应处理。

　　4.利用任务清单编制工作说明书

　　利用任务清单系统对工作进行分析，分析结果是典型的工作说明书，包括工作描述和工作规范两部分。工作描述的主要内容包括：

　　(1)工作概要。一般是用一两句简明概括的语言说明工作的性质与主要职责。

　　(2)重要的任务维度。

　　(3)非常重要的任务。这是任务清单分析结果的直接运用。

　　(1)任务清单分析系统的一个主要的优点在于它向管理的许多应用领域都提供了有用的信息。通过对任务清单获得的数据进行分析，其分析结果可以应用于人力资源预测、人员招募甄选、绩效考核、薪资管理、培训开发、工作分类以及工作设计等许多方面。

　　(2)任务清单分析系统可以用来描述当前或计划要做的工作。具体的团队性的工作描述可以对工作进行分类或用来确定任职资格要求、环境要求、工作态度要求等。团队性的工作描述还可以为对那些由部门小组、新的员工、女性、上夜班的员工、对工作表达不满的员工、老员工、在海外工作的员工、操作特殊设备或运用特殊工具的员工执行的工作进行管理提供最有意义的信息。

　　(3)任务清单分析系统为增加人力资源的潜能提供信息，是任务清单分析系统最主要的应用之一。

　　(4)任务清单分析系统能够为管理者提供员工对工作内容不满或员工态度方面的信息。管理者可以利用任务清单结果来确定能够提高生产力的领域。

　　(5)除了上面提到的一般应用领域之外，任务清单分析系统还有以下的应用，比如工作满意度调查、在少数群体中的运用、设计专门的培训课程、确定任职资格要求、建立个人经验档案、确定工作的危险度。