联合需求计划
出自 MBA智库百科(https://wiki.mbalib.com/)
- 联合需求计划(Joint Requirement Planning，简称JRP)
目录 |
联合需求计划亦称联合需求规划，是通过一个高度结构化的小组会议，分析问题，定义系统需求，大多数JRP会议会延续3到5天，但是偶尔也会出现持续2周的情况。任何一个成功的JRP会议都依赖于一个合适的计划并有效地执行既定的计划。有些准备是必须在JRP会议前完成的。在策划一个JRP会议前，系统分析员必须和发起人协商决定在JRP会议中讨论议题的范围。确定组织对每个JRP会议的要求和期望也是非常重要的。通常，可以通过与系统项目有关的部门员工进行面谈来了解人们的要求和期望。最后，在准备过程中，系统分析员必须确认发起人对会议必需的人员、时间以及其他必要资源的承诺。
联合需求计划的策划步骤[1]
策划一个JRP会议包括三个步骤：选择JRP会议地点，选择JRP与会者，准备JRP会议议程。具体情况如下：
- (1)选择JRP会议地点
如果可能的话，JRP会议不应该在组织(公司)的工作场所举行，而应在远离日常工作地点的地方举行，这样可以让与会者集中精力考虑组织信息系统的问题及其他JRP会议的相关活动，避免在日常工作地点经常被一些事情打断。最后不管会议地点在什么地方，所有与会者都不得无故缺席而去处理日常事务。
JRP会议需要一定数量的会议室。一个能容纳所有与会者的主会议室是必要的。如果人数很多，还需要有一些小的会议室以便分组讨论一些特殊问题和议题。
主会议室应该包括桌子、椅子以及其他与会者必须的一些设备，如黑板、幻灯机、投影仪等等。会议室中还应该为记录员准备电脑以便其很好的记录会议中大家提出的问题和看法，电脑中应该有支持各种文本的不同软件以及设备。这些软件包括CASE工具、文字处理软件(word)、电子表格(Excel)、演示工具(PowerPoint)、原型开发软件，工具包括复印打印设备等。电脑设备应该放在会议室后面以免分散与会者的注意力，会议的中心内容是和与会人员的交流而非会议室设备。
最后，会议室还应该为与会者准备笔记本、铅笔，为所有人员准备好胸牌和座位卡。会议还要准备休息时的甜点和饮料，让与会者感到舒适放松是非常重要的，因为JRP通常会持续一天且强度较高。在一些文献中，甚至还介绍了会场的布置要求。
- (2)选择JRP与会者
前面提到的JRP会议的需求和最终期望应该由系统分析员、发起人和管理者共同提出，而选择一个合适的主持人也是这些人应该首先考虑的。最好的情况就是组织内部有一个有经验的JRP主持人。因为他对组织相对组织以外的人要熟悉得多。如果没有，则要另外请经过必要培训的人来主持JRP会议。也有许多公司也宁愿从外部聘请一个有经验的主持人，以免会议中因为主持人的原因而对一些问题产生偏见。
会议也需要选择多个记录员。南于会议议题很多，强度也较高，记录员必须有充分的相关技巧(Word，CASE等)，通常可从组织的IT部门选择。这些记录员的分工可能不同一一一个记录员负责记录会议展示的相关材料，其他记录员负责记录会议中讨论的诸如发展数据模型、流程处理模型及原型等技术需求和问题。除了记录员以外，会议也必须包括一定数量的IT专家，他们的职责就是听取员工和管理者的需求。通常涉及到系统项目的IT人员都应该参加JRP会议。当会议中遇到一些特别的技术问题时也应该由IT专家来加以解释。
最后，系统分析员要和管理者一起从组织内部挑选一定数量的员工。这些员工应是涉及各个部门、有代表性并能清楚的表达相关问题的人员。值得注意的是，一些部门经理可能对一个部门的一些主要负责人依赖性较强，也恰恰是这些人对组织运作、存在的问题以及需求最为了解。系统分析员应该和这些部门经理达成一致让这些员工参与其中。
- (3)准备JRP会议议程
充分的准备是JRP会议成功的关键。JRP主持人必须准备好整个会议的议程并在会议前发放到每个与会者手中。议程中应该包括每次会议的议题及时问、地点。
议程分3个部分：开始、讨论和结束。在开始时应该强调会议的目的、规则并调动与会者的积极性。讨论部分应该充分调动每个人对议题充分发表意见和看法并尽量达成一致。最后结束部分应该对会议做出总结并提醒全体人员还没有解决的问题。
一个好的JRP会议主持非常重要。JRP会议以开会致词、介绍与会人员以及概述议程和会议目的开始。会议主持人以准备好的底稿为基础来主持会议。为了成功的主持会议，主持人应该注意：无特殊原因不得偏离会议议程；严格按时问表展开各个话题；确保记录员能有效工作；避免会议中使用行话；随时解决某一话题所导致的冲突；会议中有足够的休息时间；鼓励达成多数一致意见；鼓励所有与会人员发表意见和看法，避免成为某几个人的会议；确保每个人都能遵守会前定下的会议规则。
会议的一个重要目标是收集尽量多的意见和看法来解决某个问题。实现这一目标的一个方法就是头脑风暴法。头脑风暴法(集体自由讨论)是在群体会议中收集想法的技术。与会者被鼓励在短时问内说出尽量多的想法，其他人员在这一过程中不对这些想法发表任何评论。
在头脑风暴中与会者可以说出任何他觉得对的想法，而为了达到既定效果，有些规则也必须遵守：
1)确保与会者不受外界干扰。
2)确保每个人知道这一会议的目的(收集想法)和要解决的问题。
3)指定一个专门的人来记录各种想法，最好是用投影仪把这些想法打出来让所有的人都能随时看见。
4)提醒每个与会者头脑风暴的特殊要求——自发性，任何一个想法一出现就马上说出来。在会议中不允许批评、分析和推理。会议中的任何一个想法都是有用的。强调想法的数量而不是质量。
5)在会议结束后再去分析、提炼、合并各个想法。
如前面所提到的一样，一个成功的JRP会议很大程度上取决于详尽的计划和JRP主持人的技巧。这些技巧通常是由培训或者经验积累来逐渐提高。为了更好地进行以后类似的JRP会议，JRP会议后面一般会让与会者来完成一个评价性的调查问卷。
JRP会议最后会有一个会议总结报告，主要内容是会议中与会者对组织系统的问题以及需求所达成一致意见和还存在的问题。
联合需求计划的优点[2]
联合需求计划作为一种调查研究和开发方法具有许多优点。许多公司正开始实现这些优点并正在把JRP引入到各自的方法学中。有效组织的JRP会议具有以下优点：
- JRP减少了开发系统所需的时间，这是通过用小组会议代替传统的、耗时的一对一地与每个用户和管理人员面谈实现的。小组会议有助于获得用户和管理人员的一致意见，解决互相矛盾的信息和需求。
- JRP把原型化技术包括进来作为一种证实需求和获得设计建议批准的手段，此举利用了原型化技术的优点。
JRP会议的成功取决于JRP会议主持人及其计划与主持JRP会议的能力。
