紧急政府采购

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紧急政府采购的定义

  紧急政府采购是指在如抗灾抢险、疫情紧迫、战时动员、急需所需要的货物和设备等紧急状态下,为完成急迫任务而进行的政府采购活动。

紧急政府采购的特点

  一是采购任务紧与采购要求高的矛盾。紧急政府采购活动常常关系到一些国家安全或人民财产生命安全的紧急事件,它要求采购时间务必要紧缩,采购程序也要紧凑且简单。但采购时间短和采购程序紧并不代表着对政府采购对象要求降低,恰恰相反,由于紧急政府采购自身目的的重要性,它对采购对象的质量等指标要求也是很高的。

  二是采购部门单一与供应商多元化的矛盾。紧急政府采购活动由于其特有的目的性和紧迫性,采购主体一般是单一的,而无法像其他采购项目那样进行有计划的大批量集中采购以提高采购效益。紧急政府采购的供应商往往不是单一的某个供应商,这一是由于紧急政府采购的对象不一定是某种特殊商品所造成,这样一来就为紧急政府采购的最后选择出了一个难题。

  三是采购方法多变与采购行为规范化的矛盾。紧急政府采购活动由于其时间的紧迫性,采购中心会根据采购时限的要求有选择地利用相应的采购方式。但近年来随着我国采购法规建设的加强,《政府采购法》、《招标投标法》等法规的出台,一方面加强了采购活动的规范性,提高了采购活动的透明度,另一方面也可能僵化采购模式,迟滞采购活动的开展。

紧急政府采购的方式和程序

  政府采购法规定政府采购方式公开招标为主,但也允许采用其他采购方式,如邀请招标竞争性谈判方式采购单一来源方式采购询价采购、其他采购方式。对于紧急政府采购,采用竞争性谈判方式采购、单一来源方式采购、询价采购这三中方式较为合适,而且也没有违背政府采购法。政府采购法第三十条规定符合下列情形之一的货物或者服务,可以依照本法采用竞争性谈判方式采购:

  (一)招标后没有供应商投标或者没有合格标的或者重新招标未能成立的;

  (二)技术复杂或者性质特殊,不能确定详细规格或者具体要求的;

  (三)采用招标所需时间不能满足用户紧急需要的;

  (四)不能事先计算出价格总额的。

  第三十一条规定符合下列情形之一的货物或者服务,可以依照本法采用单一来源方式采购:

  (一)只能从唯一供应商处采购的;

  (二)发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的;

  (三)必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求,需要继续从原供应商处添购,且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的。

  第三十二条规定 采购的货物规格、标准统一、现货货源充足且价格变化幅度小的政府采购项目,可以依照本法采用询价方式采购。针对紧急政府采购多采用竞争性谈判、单一来源采购、询价采购等采购方式的特点,紧急政府采购的程序关键在于对供应商的管理和供应商的选择。政府采购供应商评价选择管理的具体步骤有以下几步:

  一是采购中心建立供应商选择领导小组,并组建具有一定专业知识和采购经验的供应商评估机构;

  二是选择适当的决策方法;

  三是建立供应商诚信体系和评价系统;四是选择诚信等级高的供应商参与政府紧急采购。而其中最为关键和复杂的就是供应商选择方法的确定和运用。我觉得只有建立供应商诚信体系和评估系统,才能比较客观和有效地选择出合格的供应商参与紧急政府采购。另外,政府紧急采购也可以尝试采用公开选择定点供应商的方式,也就是用公开的方式选择几个供应商,作为日常货物、工程或服务的供应商,以满足采购实体日常的需要。在采购初期实行公开选择定点供应商制的好处是:从采购实体来讲,可以及时满足采购实体的需要,特别是满足那些由于不可预见的应急采购事项。从采购机构来讲,可以减少其工作强度,使其从日常烦琐的事物中解脱出来,以便腾出更多的时间从事市场调查和政府采购事业谋划。由于有了比较固定的供应商,可以减少以往的重复招标带来的不必要费用开支,达到节约资金的目的。从供应商来讲,其通过公开形式被确定为供应商后,不仅有了比较稳固的最大购买者,节约了大量的促销费用,而且政府采购中心能及时结账,避免了债务拖欠,大大地提高了资金使用效率。同时由于自己能够作为政府紧急采购定点的供应商,提高了本企业的知名度和信誉度,因此,也必然带来相应的市场效应与效率。

紧急政府采购的风险防范和监督机制

  紧急政府采购的顺利进行,除了要有科学可行的方法以外,还要采取一系列的措施对供应商进行激励风险控制。一要充分发挥供应商的积极性和主动性,搞好货物、设备供应工作,切实保证政府采购任务的完成 ;二要防止紧急政府采购过程中供应商的不轨行为,预防一切对预算单位、对社会可能造成的不确定性损失和风险。笔者认为可以从以下几方面进行控制:

  (一)建立稳定可靠的供应关系

  紧急政府采购供应商管理应建立在平时供应商管理工作的基础之上,业务采购部门可以通过平时对供应商情况的全面掌握,在紧急关头科学准确地对供应商的工作能力作出评估,以便领导进行正确的选择。建立稳定可靠的供应关系,一要对平时采购工作的开展进行详尽的记录,并对其中的关键数据,如产品合格率、交货准时率、售后服务等进行科学的分析,对供应商的业绩进行量化和诚信评级,确定优先选择对象 ;二是在平时就有针对性地选择部分业绩优秀的诚信供应商进行业务辅导,共同设计规范相互之间的作业协调关系,制订紧急政府采购作业手册和规章制度,并在管理、技术、质量保障等方面进行辅导和协助,这样便可在紧急状态下确保优先供应、高效供应和高质量供应,尽量避免紧急采购风险的发生。

  (二)建立数据化政府采购供应商决策系统

  随着电子商务在政府采购实践中的运用与发展,建立数据化的政府采购供应商决策管理系统已经成为可能,这便可为紧急政府采购提供更为便捷、科学和全面的决策辅助。数据化政府采购供应商决策管理系统的架构可包括以下五个部分 :一是供应商资料文档,该子系统的功能主要是提供供应商的基本资料,包括建立供应商基本资料、查询供应商目录以及供应商资料查询等;二是采购作业系统,包括申报表、采购签报表以及采购状况查询等;三是供应商参与政府采购的合同系统,包括合同的签定、金额以及采购资料的查询;四是货物设备验收处理作业系统,包括交货验收、进货检验、退货处理,及收退记录查询等;五是采购管理作业系统,包括供应商交易状况,供应商政府采购绩效分析,供应商采购统计排行表,货物设备采购单价变动表等。

  (三)建立强有力的监督管理体系

  紧急政府采购由于其要求高、任务急、时间紧,很容易造成政府采购供应商选择过程的混乱或无序,从而降低采购效益,甚至滋生违法乱纪。搞好紧急政府采购中的监控,具体应完善以下几种制度:一是选择计划制度。对于进行供应商选择的负责人员,应当在进行选择之前列出选择计划,并上交有关监管部门,经其批准后作为供应商选择的参考和最后检查的依据。二是采购评价制度。这主要是指对采购业务员的业绩的评定。通过相应的量化评定,可对采购人员的具体行为进行考核提供详细依据,同时也可为紧急采购监督控制提供信息支持。三是紧急政府采购标准化作业制度。通过编制一个详细的紧急政府采购作业操作手册,对紧急政府采购流程进行规范,规定采购人员的权限范围,既能为采购行为提供具体的依据,又能实现对采购行为的全程监控。四是请示汇报制度。紧急政府采购的操作具有较大的弹性,作业过程中可能出现一些超出业务采购部门权限范围的事情,这就需要通过必要及时的请示汇报,确保采购活动有序进行。

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