分散采购

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什么是分散采购

  分散采购是集中采购的完善和补充,有利于采购环节与存货、供料等环节的协调配合,有利于增强基层工作责任心,使基层工作富有弹性和成效。

  与集中采购相对应,分散采购是由企业下属各单位(如子公司、分厂、车间或分店)实施的满足自身生产经营需要的采购。

分散采购适用的采购主体

  ① 二级法人单位子公司、分厂、车间。

  ② 离主厂区或集团供应基地较远,其供应成本低于集中采购时的成本

  ③ 异国、异地供应的情况。

分散采购适用的采购客体

  ① 小批量、单件、价值低、总支出在产品经营费用中所占比重小的物品(各厂情况不同,自己确定)。

  ② 分散采购优于集中采购的物品,包括费用、时间、效率、质量等因素均有利,而不影响正常的生产与经营的情况。

  ③ 市场资源有保证,易于送达,较少的物流费用

  ④ 分散后,各基层有这方面的采购与检测能力。

  ⑤ 产品开发研制、试验所需要的物品。

分散采购的优缺点

  • 优点:
    • 能适应不同地区市场环境变化,商品采购具有相当的弹性;
    • 对市场反映灵敏,补货及时,购销迅速;
    • 由于分部拥有采购权,可以提高一线部门的积极性,提高其士气;
    • 由于采购权和销售权合一,分部拥有较大权力,因而便于分部考核,要求其对整个经营业绩负责。
  • 缺点:
    • 部门各自为政,容易出现交叉采购、人员费用较大。如联邦百货商店有限公司有8名女装采购员(每个连锁店配备一位)和一位负责自有品牌女装总公司采购员,相比之下,The Gap公司只有一位在公司总部的女装采购员;
    • 由于采购权力下放,使采购控制较难,采购过程中容易出现舞弊现象;
    • 计划不连贯,形象不统一,难以实施统一促销活动,商店整体利益控制较难;
    • 由于各部门或分店的采购数量有限,难以获得大量采购的价格优惠。

  由于分散采购制度存在许多弊病,这种方式正逐渐被集中采购所取代。只有在地区之间消费需求存在较大差异时,分散采购才适用于跨地区的连锁公司。

分散采购的程序和方法

  分散采购的程序与集中采购大致相同,只是取消了集中决策环节,实施其他步骤。企业下属单位的生产研发人员根据生产、科研、维护、办公的需要,填写请购单,由基层主管审核、签字,到指定财务部门领取支票汇票现金,然后到市场或厂家购买、进货、检验、领取或核销、结算即可。采购时一般借助于现货采购方式。

  选择分散采购时应该考虑的标准

  一方面,集中采购相对于分散采购规模大,效益好,易取得主动权,易保证进货质量,有利于统筹安排各种物品的采购业务,有利于物品的配套安排,有利于整体物流的规划和采购成本的降低,有利于得到供应商的支持和保障,有利于物品单价的降低,有利于集体决策。另外,集中采购也有利于增加采购过程的透明度,减少腐败的滋生和蔓延。另一方面,集中采购相对于分散采购又具有量大、过程长、手续多、容易造成库存成本增加、占用资金、采购与需要脱节、保管损失增加、保管水准要求增高的弊端,且容易挫伤基层的积极性、使命感和创新精神

  在实际采购中要趋利避害,扬长避短。根据企业自身的条件、资源状况、市场需要,灵活地做出制度安排,并积极创新采购方式和内容,使本企业在市场竞争中处于有利的地位。

  在决定分散采购时,应该考虑下面的因素或标准。

  (1)采购需求的通用性。经营单位对购买产品所要求的通用性越高,从集中或协作的方法中得到的好处就越多。这就是为什么大型公司中的原材料包装材料的购买通常集中在一个地点(公司)的原因。

  (2)地理位置。当经营单位位于不同的国家或地区时,这可能会极大地阻碍协作的努力。实际上,在欧洲和美国之间的贸易和管理实践中存在较大的差异,甚至在欧洲范围内也存在着重大的文化差异。一些大型公司已经从全球的协作战略转为地区的协作战略

  (3)供应市场结构。有时,公司会在它的一些供应市场上选择一个或数量有限的几个大型供应商组织。在这种情况下,力量的均衡肯定对供应商有利,采用一种协同的采购方法以在面对这些强有力的贸易伙伴时获得一个更好的谈判地位是有意义的。

  (4)潜在的节约。一些类型的原材料的价格对采购数量非常敏感,在这种情况下,购买更多的数量会立刻导致成本的节约。对于标准商品和高技术部件都是如此。

  (5)所需的专门技术。有时,有效的采购需要非常高的专业技术,例如在高技术半导体和微芯片的采购中。因此,大多数电子产品制造商已经将这些产品的购买集中化,在购买软件和硬件时也是如此。

  (6)价格波动。如果物资(如果汁、小麦、咖啡)的价格对政治和经济气候的敏感程度很高,集中的采购方法就会受到偏爱。

  (7)客户需求。有时,客户会向制造商指定他必须购买哪些产品,这种现象在飞机工业中非常普遍。这些条件是与负责产品制造的经营单位商定的,这种做法将明显阻碍任何以采购协作为目标的努力。

  除了以上需要考虑的因素外,选择集中采购时,还应该有利于资源的合理配置,减少层次,加速周转,简化手续,满足要求,节约物品,提高综合利用率,保证和促进生产的发展,有利于调动各方的积极性,促进企业整体目标的实现等。

  当然,集中采购和分散采购并不是完全对立的。客观情况是复杂的,仅一种采购方式是不能满足生产需要的,大多数公司在两个极端之间进行平衡:在某个时候他们会采用集中的采购组织,而在几年以后也许他们选择更加分散的采购组织。

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