信息维护

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信息维护(Information Maintenance)

目录

什么是信息维护

  信息维护是指保持信息处于适合使用的状态。狭义信息维护指经常更新存储介质中的数据,使其保持正常状态。广义信息维护指信息系统建成后的全部数据管理工作。

信息维护的目的

  信息维护的目的是保证信息的准确、及时、安全和保密。

  保证信息的准确性,首先要保证数据更新的状态,数据要在合理的误差范围内,同时要保证数据的唯一性,应用数据库,容易保证数据唯一性。要保证数据的正确性,一方面要严格操作规程,对输入数据进行正确性检查,避免把一种数据放到另一种数据的位置,或者把错误的数据放进去;另一方面,在键入计算机时,系统应采用检验技术,以保证数据的准确性。

  保证信息的及时性,把常用信息放在易取位置,各种设备状态良好,操作人员技术熟练,及时提供信息

  安全性是防止信息受到破坏,要采取一些安全措施,在万一受到破坏后,较容易地恢复数据。为了保证信息的安全,首先要保证存储介质的环境,要防尘,要干燥,并要维持一定的恒温。为了防止信息的丢失,要保持备份,如软盘要定期复制。其次,一旦信息丢失或遭到破坏,应有补救的措施。如我们可以根据前几天的总帐和今天的原始凭证恢复现在的总帐。为了考虑特殊情况的发生,为水灾、火灾、地震等,对于一些重要的信息应双备份,并分处存放。

  信息是一种资源,也是无形财富,人们越来越重视信息的保密性问题。而目前信息被盗或者被非法用户查阅的事件越来越多,防止信息失窃是信息维护的重要问题。机器内部可采用口令(password)等方式实现信息的保密。在机器外部也应采取一些措施,如应用严格的处理手续,实行机房的严格管理,加强人员的保密教育等。

  信息的维护是信息管理的重要一环,没有好的信息维护,就没有好的信息使用,要克服重使用、轻维护的倾向,强调信息维护的重要性。

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