文書

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　　本來意義上的文書是指“文章”和“書籍”。隨著工業化進程、社會分工協作體系深化，企業內外的“文件”與“信函”也歸入“文書”範疇，併成為文書管理的主體內容。

　　從“文書”的形態上看，原本的“文書”主要指“寫有文字與符號的紙質書類”；隨著科技進步，文書的載體和記載的內容，不再限於紙類或更原始的載體，不再限於文字與符號。有了膠卷、照片、錄音帶、錄像帶和光碟；有了聲音、畫面與圖像。

　　所以，對“文書”概念的理解，只能從它的機能上去把握。我們可以把“企業經營活動的信息傳遞與信息保存的載體”，統稱為“文書”。它有兩層涵義，一是，記載企業經營活動信息的載體；二是，記載的信息能夠跨越時間和空間異地傳遞與保存。

　　對所有經手文件都需要進行分類整理，不需要的文書應予以廢除。分類的方法很多，可以根據經手文書的內容進行選擇。

　　1、人名分類法

　　人名分類法，就是按“姓名”進行分類。這種分類多用於來往信件、人事關係文書等等。其實，人名分類法不僅限於人名，還有“地名”、“公司名”、企業內部的“部科名稱”，以及與這些名稱或稱謂相聯繫的“字母分類法”，“代碼分類法”等等。

　　所有稱謂都可以用“拼音字母”或者“英文字母”的順序進行排列，以便查找。代碼分類就是把所有稱謂轉化成“數字代碼”，然後按代碼順序進行排序。

　　2、主題分類法

　　主題分類法，就是按一個個專題進行分類，諸如財會、營銷、生產、科技、法律、教育等專題；或者政治機構，社會團體，各類協會，咨詢單位，教培中心等等。當然還可以細分各類專題，根據行政事務或行政辦公人員所從事的工作內容決定。

　　3、形式分類法

　　形式分類法，就是按文書的形式進行分類，諸如按信件、公文、摘要、手跡、批文、調研報告、契約、協議等各種形式進行分類。

　　4、舊期分類法

　　日期分類法，就是按文書發生的日期，或者按文書處理的日期進行分類。可以按年、按月、按日進行分類。

　　5、事項分類法

　　事項分類法，就是按一件事情進行分類，即從事情發生到結束，所有往來處理的文件，都歸在一類中。譬如一項調查，從收集資料，訪談交涉，到出調研報告，所有文書都集中起來，歸於一類。再如訴訟、公關、策劃、工程項目等等，都可以一事一議，歸在單個類別中。