項目相關方管理

出自 MBA智库百科(https://wiki.mbalib.com/)

　　項目相關方，就是與項目有直接或間接關係的任何個人、群體或組織。^[1]

　　項目相關方又稱為項目相關利益者，是指積极參与項目、或其利益會受到項目執行或完成情況影響的個人或組織。也就是說任何會受到項目結果影響的人，都算相關方。相關方也分為兩種：正面相關方與負面相關方。

　　所謂正面相關方，指那些會從項目成功中獲益的利害相關方，而負面相關方是指那些在項目成功中看到負面結果的利害相關方。比如社區工業發展項目，該社區的商業領袖認為項目對社區有積極的經濟效益，他們就被看成項目的積極相關方。而環境保護組織如果看到該項目會對社區環境有危害，他們就是該項目的消極相關方。

　　對於項目的正面相關方，他們的利益會因為項目的成功而更好地達成，因此他們會提供支持； 項目的負面相關方則會通過提出更多的要求，來阻止項目順利推進。項目的負面相關方經常被項目團隊忽略，這會增加項目失敗的風險。

　　項目相關方會對項目的目的和結果產生一定影響，項目管理團隊必須識別項目相關人，確定他們的需求和期望，並對與之相關可能產生的影響進行妥善管理，以獲得項目的成功。^[2]

　　1、識別相關方

　　識別相關方是定期識別項目相關人，分析和記錄他們的利益、參與度、相互依賴性、影響力和對項目成功的潛在影響的過程。其主要作用是，使項目團隊能夠建立對每個相關方或相關方群體的適度關註。

　　2、規劃相關方參與

　　規劃相關方參與是根據相關方的需求、期望、利益和對項目的潛在影響，制訂項目相關方參與項目的方法的過程，其主要作用是，提供與相關方進行有效互動的可行計劃。

　　3、管理相關方參與

　　管理相關方參與是與相關方進行溝通和協作以滿足其需求與期望、處理問題，並促進相關方合理參與的過程。其主要作用是，讓項目經理能夠提高相關方的支持，並儘可能降低相關方的抵制。

　　4、監督相關方參與

　　監督相關方參與是監督項目相關方關係，並通過修訂參與策略和計劃來引導相關方合理參與項目的過程。其主要作用是，隨著項目進展和環境變化，維持或提升相關方參與活動的效率和效果。

　　1、發起人：項目發起人是為項目提供資金和其他重要資源的人。發起人是最先出場的，有人願意並且有能力給項目出錢，項目才能啟動。

　　2、高級管理層：高級管理層是項目執行組織中高於項目經理的全體管理者的集合。

　　3、客戶：客戶是項目成果的使用者。

　　4、項目經理：項目發起人或高管應該儘早指定項目經理，一般應該在項目啟動階段指定，以便項目經理參與項目章程的編寫。項目經理的角色往往職責大於職權。項目經理作為一個整合者，必須具備良好的溝通能力和整合能力。

　　5、項目管理團隊與項目團隊：在項目規劃階段開始時，項目經理組建項目管理團隊，在項目執行階段開始時，項目經理組建在一線從事具體項目活動的項目團隊。

　　6、職能經理和職能部門：職能部門通常是項目所需的專業技術和專業人才的蓄水池。職能經理參與項目的程度取決於項目所採用的組織形式。

　　7、賣方和合作伙伴：通過合同為項目提供貨物、服務或其他成果的人，就是賣方或乙方。

　　一、識別相關方

　　識別相關方式定期識別項目相關方，分析和記錄他們的利益，參與度，相互依懶性，影響力和對項目成功的潛在影響的過程。主要作用是使項目團隊能夠建立對每個相關方或相關方群體的適度關註。本過程應根據需要在整個項目期間定期開展。

　　1、輸入：

　　（1）項目章程

　　（2）商業文件：商業論證，收益管理計劃

　　（3）項目管理計劃

　　（4）項目文件：變更日誌，問題日誌，需求文件

　　（5）協議

　　（6）事業環境因素組織文化，政治氛圍，治理框架，政府或行業標準，全球趨勢，設 施和資源地理分佈等

　　（7）組織過程資產相關方登記冊模板和說明，過往相關方登記冊，經驗教訓知識庫等

　　2、工具技術：

　　（1）專家判斷

　　（2）數據收集：問卷調查，頭腦風暴等

　　（3）數據分析：相關方分析（興趣，權力，所有權，知識,，貢獻)，文件分析等

　　（4）數據表現：權力利益方格&權力影響方格&作用影響方格，相關方立方體，凸顯模型，影響方向(向上，向下，向外，橫向)，優先順序排序

　　（5）會議

　　3、輸出：

　　（1）相關方登記冊:身份信息，評估信息，相關方分類

　　（2）變更請求

　　（3）項目管理計劃更新

　　4、項目文件更新：

　　（1）假設日誌

　　（2）問題日誌

　　（3）風險登記冊

　　二、規劃相關方參與

　　規劃相關方參與是根據相關方的需求、期望，利益和對項目的潛在影響，制定項目相關方參與的項目的方法的過程。主要作用是提供和相關方進行有效互動的可行計劃，應根據需要在整個項目過程期間定期開展。

　　1、輸入：

　　（1）項目管理計劃

　　（2）項目文件：假設日誌、變更日誌、問題日誌、風險等級冊、相關登記冊等

　　（3）協議

　　（4）事業環境因素：組織文化，政治氛圍。治理框架，人事管理政策，風險偏好，溝通 渠道，區域趨勢實踐習慣，設置和資源的地理分佈等

　　（5）組織過程資產：企業社交媒體道德和安全政策程式，企業問題風險變更和數據管理政策程式，組織對溝通的要求，製作交換儲存和檢索信息的標準化指南，經驗教訓知識庫，支持有效相關方參與所需的軟體工具。

　　2、工具和技術：

　　（1）專家判斷

　　（2）數據收集：標桿對照

　　（3）數據分析：假設條件和制約因素分析,根本原因分析

　　（4）決策

　　（5）數據表現：思維導圖，相關方參與度評估矩陣（不瞭解型，抵制型，中立型，支持 型，領導型

　　（6）會議

　　3、輸出：

　　（1）相關方參與計劃

　　三、管理相關方參與

　　管理相關方參與是與相關方進行溝通和協作以滿足.其需求與期望,處理問題，並促進相關方合理參與的過程。主要作用是讓項目經理能夠提供相關方的支持，並儘可能降低相關方的抵制,本過程需要在整個項目期間開展。本過程需要開展多項活動：

　　（1）在適當的項目階段引導相關方參與

　　（2）通過談判和溝通管理相關方期望

　　（3）處理與相關方管理有關的任何風險或潛在關註點，預測相關方可能在未來引發的問題

　　（4）澄清和解決已識別的問題

　　1、輸入：

　　（1）項目管理計劃

　　（2）項目文件：變更日誌，問題日誌，經驗教訓登記冊，相關方登記冊

　　（3）事業環境因素：組織文化，政治氛圍,治理框架，人事管理政策，相關方鳳險臨界值，已確立的溝通渠道，區域趨勢實踐習慣，設置和資源的地理分佈

　　（4）組織過程資產：企業社交媒體道德和安全政策程式，企業問題風險變更和數據管理政策程式，組織對溝通的要求，製作交換儲存和檢索信息的標準化指南，以往類似項目的歷史信息

　　2、工具和技術：

　　（1）專家判斷

　　（2）溝通技能：正式和非正式談話，問題識別和討論，會議，進展報告，調查

　　（3）人際關係與團隊技能：衝突管理，文化意識，談判，觀察和交談，政治意識

　　（4）基本規則：團隊章程中定義

　　（5）會議：決策，問題解決，經驗教訓和問題總結，項目開工，迭代規劃，狀態更新

　　3、輸出：

　　（1）變更請求

　　（2）項目管理計劃更新

　　（3）項目文件更新:變更日誌，問題日誌，經驗教訓登記冊，相關方登記冊

四、監督相關方參與

　　監督相關方參與是監督項目相關方關係,並通過修訂參與策略和計劃來引導相關方合理參與項目的過程。主要作用是隨著項目進展和環境變化，維持或提升相關方參與活動的效率和效果，需要在整個項目期間開展。

　　1、輸入：

　　（1）項目管理計劃

　　（2）項目文件：問題日誌，經驗教訓登記冊，項目溝通記錄，風險登記冊，相關方登記冊

　　（3）工作績效數據

　　（4）事業環境因素：組織文化，政治氛圍，治理框架，人事管理政策，相關方風險臨界 值，已確立的溝通渠道，區域趨勢實踐習慣，設置和資源的地理分佈

　　（5）組織過程資產：企業社交媒體道德和安全政策程式，企業問題風險變更和數據管理 政策程式，組織對溝通的要求，製作交換儲存和檢索信息的標準化指南，以往類似項目的歷史信息

　　2、工具和技術：

　　（1）數據分析：備選方案分析，根本原因分析，相關方分析

　　（2）決策：多標準決策，投票

　　（3）數據表現：相關方參與度和評估矩陣

　　（4）溝通技能：反饋，演示

　　（5）人際關係與團隊技能：積極傾聽，文化意識，領導力，人際交往，政治意識

　　（6）會議

　　3、輸出：

　　（1）工作績效信息

　　（2）變更請求

　　（3）項目管理計劃更新

　　（4）項目文件更新：問題日誌，經驗績效登記冊，風險登記冊，相關方登記冊

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