物業檔案資料

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　　物業檔案資料是指物業管理機構在物業管理的全部活動中形成的作為原始記錄保存起來以備查考的文字、圖像、聲像以及其他各種方式和載體的文件材料的總和。

　　物業管理企業大多是近幾年出現的新型企業，管理上無規範模式，隨意性較強。這一點，在建立物業檔案資料時要著重註意，努力剋服。物業檔案資料必須建立起標準的圖、檔、卡、冊、表。

　　(1)圖，包括房屋分幢平面圖、房屋分戶平面圖、房屋分層分間平面圖、屋內線路圖、管道走向圖、窨井下水道位置圖等；

　　(2)檔，它是指在物業管理活動中形成的各類文字材料。包括房屋接管、變更、業主和用戶來訪記錄、各類統計資料表格等；

　　(3)卡，主要是指根據工作需要而建立的設備保養卡、維修記錄卡等；

　　(4)冊，如業主繳費手冊、綠化管理手冊等；

　　(5)表，包括房屋驗收質量登記表、樓字入伙進度表、住戶情況登記表、房屋裝修申請表等。

　　在物業檔案資料的管理工作中，應實施分類存檔，分職責管理的原則。檔案的分類方法有很多，通常有年度分類法、組織機構分類法、問題分類法、文件名稱分類法等。根據物業管理公司的管理特點，可以按部門分類，然後按年度進行。各部門，如經理辦公室、業務部、維修部、財務部、安護部、保潔部等等，各自按年度管理工作檔案，最終歸檔時，由經理辦公室管理負責。