项目信息归档

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什么是项目信息归档[1]

  项目信息归档是指项目或项目阶段(概念、开发、执行或结束)在达到目标或因其他原因而终止后,需要进行总结,信息归档包括验证项目的结果并归档,这个过程就是发起人和客户对项目产品的正式接受,信息归档还包括花费时间来汇集项目的记录,确保这些记录反映最终的规范,分析项目的有效性,将信息存档以供将来使用。

项目信息归档的依据[1]

  (1)进展度量文档。

  (2)项目成果文档。

  (3)其他项目记录。

项目信息归档与利用[2]

  对于收集到的资料数据,首先要经过鉴别、分析、汇总、归类,作出推测、判断、演绎。这是一个逻辑判断推理的过程。因此,必须做好会计核算统计核算经济活动分析等工作,这可借助于计算机进行。然后,要把有价值的原始资料及加工整理的信息积累起来,以备查阅。手工管理的信息可用“档案,,法存储。在现代应尽量采用电子计算机数据库或其他缩微系统,以节省存储时间和空间。不论存人档案库的资料还是存人计算机的信息,事前都必须做好分类编目,其目的在于方便查找和提取。因此,要建立健全的检索系统,即使报表、文件、资料、人事技术档案保存完好,又要方便检索。

  项目信息管理的最终目的还是要使信息充分发挥作用。这就要求信息传递过程中尽量避免信息的失真和损耗;还要求信息的接收者分类对待各种信息:有些是要及时传送出去,有些是只收不发;有些是必用的信息,有些是参考信息。专业人员和主管人员,应依据收到的信息作出快速反映,从而决定管理行动。

项目信息归档的方法与工具[1]

  (1)进展报告。

  (2)项目报告

  (3)项目介绍。

项目信息归档的结果[1]

  (1)项目档案。信息归档的主要结果是项目档案、正式接受和取得的教训。项目档案包括一套整理好的项目记录,提供了一个项目准确的历史;正式接受是项目发起人客户签发的表明他们接受项目产品的文件;取得的教训是项目经理和项目组成员经过思考写下的经验总结。许多项目都有合同约束,而合同往往规定了这些成果应该包含什么内容;如果没有合同约束,这些条款的准备也是很重要的。项目档案常常在项目结束许多年以后还有用。项目档案中的文件可能为当前的项目节省时间和资金:有时可能要对组织进行审计,良好的项目档案能为此快速提供有价值的信息。

  (2)正式验收企业内部的项目也要与外部项目一样进行正式验收,这个过程有助于项目的正式结束,避免项目终止的推迟。

  (3)经验教训项目经理和项目组成员都应当在项目完成后就取得的教训写一份报告,教训报告中讨论的事项包括引起项目偏差的原因、选定某纠正措施的原因、不同项目管理方法和技术的应用、项目组成员根据个人经验进行的总结。不同人对项目有不同的见解,这些报告都是极好的资源,对未来项目的稳定运行很有帮助。

参考文献

  1. 1.0 1.1 1.2 1.3 中国项目管理知识体系(修订版).电子工业出版社,2008.9.
  2. 苏伟伦主编.项目策划运用管理.中国纺织出版社,2005年02月第1版.
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