項目信息歸檔
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什麼是項目信息歸檔[1]
項目信息歸檔是指項目或項目階段(概念、開發、執行或結束)在達到目標或因其他原因而終止後，需要進行總結，信息歸檔包括驗證項目的結果並歸檔，這個過程就是發起人和客戶對項目產品的正式接受，信息歸檔還包括花費時間來彙集項目的記錄，確保這些記錄反映最終的規範，分析項目的有效性，將信息存檔以供將來使用。
項目信息歸檔的依據[1]
(1)進展度量文檔。
(2)項目成果文檔。
(3)其他項目記錄。
項目信息歸檔與利用[2]
對於收集到的資料數據，首先要經過鑒別、分析、彙總、歸類，作出推測、判斷、演繹。這是一個邏輯判斷推理的過程。因此，必須做好會計核算、統計核算和經濟活動分析等工作，這可藉助於電腦進行。然後，要把有價值的原始資料及加工整理的信息積累起來，以備查閱。手工管理的信息可用“檔案，，法存儲。在現代應儘量採用電子電腦資料庫或其他縮微系統，以節省存儲時間和空間。不論存人檔案庫的資料還是存人電腦的信息，事前都必須做好分類編目，其目的在於方便查找和提取。因此，要建立健全的檢索系統，即使報表、文件、資料、人事和技術檔案保存完好，又要方便檢索。
項目信息管理的最終目的還是要使信息充分發揮作用。這就要求信息傳遞過程中儘量避免信息的失真和損耗；還要求信息的接收者分類對待各種信息：有些是要及時傳送出去，有些是只收不發；有些是必用的信息，有些是參考信息。專業人員和主管人員，應依據收到的信息作出快速反映，從而決定管理行動。
項目信息歸檔的方法與工具[1]
(1)進展報告。
(2)項目報告。
(3)項目介紹。
項目信息歸檔的結果[1]
(1)項目檔案。信息歸檔的主要結果是項目檔案、正式接受和取得的教訓。項目檔案包括一套整理好的項目記錄，提供了一個項目準確的歷史；正式接受是項目發起人或客戶簽發的表明他們接受項目產品的文件；取得的教訓是項目經理和項目組成員經過思考寫下的經驗總結。許多項目都有合同約束，而合同往往規定了這些成果應該包含什麼內容；如果沒有合同約束，這些條款的準備也是很重要的。項目檔案常常在項目結束許多年以後還有用。項目檔案中的文件可能為當前的項目節省時間和資金：有時可能要對組織進行審計，良好的項目檔案能為此快速提供有價值的信息。
(2)正式驗收。企業內部的項目也要與外部項目一樣進行正式驗收，這個過程有助於項目的正式結束，避免項目終止的推遲。
(3)經驗教訓。項目經理和項目組成員都應當在項目完成後就取得的教訓寫一份報告，教訓報告中討論的事項包括引起項目偏差的原因、選定某糾正措施的原因、不同項目管理方法和技術的應用、項目組成員根據個人經驗進行的總結。不同人對項目有不同的見解，這些報告都是極好的資源，對未來項目的穩定運行很有幫助。
