項目報告

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項目報告（project paper ）

　　項目報告多數是根據項目記錄整理而成的有關項目實際情況或特殊問題的說明文件，它也是項目溝通計劃實施過程中使用最多的項目溝通方式和文件，同時也是項目溝通中最為重要的信息傳遞和溝通的方法。項目報告包括很多種，主要有項目績效報告、項目總結報告、項目預測報告等。項目報告可以是正式的報告，也可以是非正式的報告。前者一般是根據項目溝通計劃而按照一定的周期生成和呈報的，後者則是根據項目實施中的某些特殊需要而生成和呈報的。

　　項目報告的目的是為了及時反映項目進展狀況和內外部環境變化狀況，發現存在的問題、發生的變化，分析潛在的風險和預測發展趨勢，以便管理人員做出正確的判斷和決策，實現項目管理的有效控制。

　　項目的情況報告，一般沒有格式的特別要求，但項目報告內容應滿足項目管理決策的信息需要。一般來講項目報告應由以下五個方面的內容組成：

　　1．項目進展簡介

　　項目報告中應列出有關的重要事項。敘述每一個事項近期的成績、完成的里程碑以及其他一些對項目有重大影響的事件(如採購、人事、業主等)<)為使報告既簡潔又清楚，報告要有細節，以提供可索取進一步信息的途徑。

　　2．項目近期走勢

　　近期走勢敘述從現在到下次報告期間項目將要發生的事件。對每個將要發生的事件進行預測及簡單說明，必要時附上原因，並提供一份項目下一期的里程碑圖表。

　　3．預算情況

　　預算情況一般以清晰、直觀的圖表反映項目近期的預算情況，並對以往的重大偏差做出解釋。

　　4．困難與危機

　　困難是指力所不及的事，危機是指對項目造成重大險情的事。在這裡應當對高層管理人員提出予以支持的要求。

　　5．人和事表揚

　　不可否認的是，在一個健康的項目組內，人是最可寶貴的資源。在“以人為本”的項目管理中，表揚好人、好事是不可缺少的工作。項目工作是需要意志力的工作，項目成功是每一個項目工作者長年累月加班加點、不辭辛勞、樂於奉獻的結果。

　　當然，與項目有關的不同的組織、不同的部門和不同層次的人員，會提供廣度、深度不同的項目信息報告，提供報告的頻次也不一樣。

　　對於基層管理人員，他們所關心的是個人和小組工作任務的完成，因此所需要的信息主要是關於個人和小組的工作任務完成情況及其影響因素，而且報告的次數較多。

　　而高層管理者所要求的信息，其內容細節少、綜合性強，大多是綜述性的項目進展情況，報告的次數少。

　　項目報告與項目行動計劃和WBS的關係是確定報告內容和頻次的關鍵。項目報告內容必須與按照特定行動計划進行過程式控制制的信息密切相關。報告的頻次應達到在計劃完成期間滿足控制所需信息要求。

　　原則上項目報告應及時給出，以便項目控制的實現。因此報告的時間一般要對應於項目里程碑時間。這就意味著項目報告不一定定期提供，除非是提供給高層管理者的進度報告。

　　項目里程碑的確定是項目控制的一個有效手段。對高層管理者，一個項目可能只有幾個裡程碑，即便是大項目也是如此。而對於基層管理者，在項目計劃的實施過程中存在許多關鍵點，在這些關鍵之處有許多決策要做。但決策行為是建立在決策者對項目實施狀況的瞭解、分析、判斷基礎之上，而決策一定，建立在資源基礎上的變化必然會發生。這些關鍵點包括關鍵技術能否實現，關鍵元器件供貨是否準時。我們將這些關鍵點定為里程碑。基層管理中的里程碑的確定還取決於項目進展中的細節內容。里程碑數量越多，所要求的報告的信息內容越詳細、報告次數也越多。另外，信息報告應和計劃、預算、進度系統的邏輯相一致，主要目的是保證通過控制實現項目計劃。

　　為了達到項目管理信息需求的目的，我們可以考慮三種不同形式的報告。

　　1．日常報告

　　日常報告是用來報告有規律、經常性的信息。但有規律地進行項目報告也不一定意味著要按日曆安排報告工作時間。對於高層管理者，進展報告常常是周期性提供的，但對項目經理和基層管理人員，報告則是根據工作實際需要給出。一般按里程碑時間安排報告時間，有時根據資源利用期限發出日常報告，也有時每周甚至每日提供報告。

　　2．例外報告

　　此種報告方式常用在下麵兩種場合：

　　(1)為項目管理決策提供信息報告，報告發給決策有關人員。

　　(2)公佈決策併為之做出解釋的報告。如當某一決策是建立在某一例外基礎之上並必須以文件形式將此決策通知給有關管理人員時，可採用此類報告。

　　3．特別分析報告

　　特別分析報告常用於宣傳項目特別研究成果或是對項目實施中發生的一些問題進行評述。這類報告可以發給項目中的任何人。

　　項目報告除了用文字表達外，圖表亦是傳遞信息的重要工具。報告按傳遞的方式不同可分書面報告、會議報告、口頭報告等。

　　項目報告在項目溝通中具有不可替代的作用，它根據信息溝通的需要可以分成很多種類。項目管理人員必須瞭解、熟悉和掌握項目報告的基本方法、作用、程式與格式。其中，項目報告的主要分類有如下幾種。 　

　　按照項目報告作用的分類

　　不管項目報告是口頭報告還是書面報告，它們都有一系列按照不同標誌的分類。其中最為重要的是根據項目報告的用途所進行的分類，這種方法能很好地區分不同作用的報告，而且便於區分在項目報告中所需使用的溝通方法。根據用途劃分的項目報告有如下三種。

　　1．彙報性報告

　　這種報告的核心內容是彙報項目的實際情況或發生的問題，這種報告使用的材料都是項目實際情況的記錄，而且一般需要採用“白描”的方法提出報告。在這種報告中人們只需要將事情的本來面貌敘述清楚即可，不需要加入各種各樣的分析、評論和說服性的內容，因為這種報告的關鍵是說明事實而不是要說服對方或徵得對方的認可。這是在項目溝通中使用最多的一種報告，這類報告一般需附有相應項目實際情況的原始記錄文件作為附件材料。

　　2．說服性報告

　　這種報告的目的是證明一種觀點、一個計劃、一個方案或其他事情的正確性，並說服對方接受報告者提出的觀點、計劃或方案等。這種報告也是經常使用的，而且其重要性比彙報性報告要高許多。因為這種報告是用來解決問題或者說服對方接受某種解決方案的，所以說服性報告中不但要包括白描性的事實敘述，同時最主要的是必須包括解釋性、說服性和論證性的敘述。這種報告也需附一些項目記錄或其他資料作為附件以說明情況或提供支持。

　　3．敲定性報告

　　這種報告的目的是通過報告去與對方敲定和決策一件事情，這是一種最終必須導致作出決策的報告。這種報告是一種請示或商量如何辦理某件事情或解決某個問題的報告，因此報告者需要在報告過程中提出自己的意見、觀點和建議，給對方以兩種以上的選擇(一種選擇就不是敲定性的報告了)並說明相應的具體理由。這種報告的白描性事實以及解釋性和論證性的敘述都不多，主要是徵詢性的敘述和說明，因為這種報告是敲定事情和作決策用的。

　　按照項目報告格式和內容的分類

　　項目報告的內容和格式有些是由項目團隊自己確定的，有些是按照項目業主或客戶的規定作出的。項目報告的內容和格式必須適合報告讀者的要求和期望，而不是適合寫報告者的要求和期望。通常，項目報告的這兩個方面的分類最為重要的有如下方式。

　　1．按照項目報告的格式劃分

　　這樣可以將項目報告劃分成兩大類，即項目報表和項目報告。其中，項目報表是在項目溝通過程中用統計語言編寫的一種使用最多的項目報告，這種項目報告以一種項目管理的工程語言編寫而成，十分簡練和明瞭。項目報表又可以按照固定格式或變動格式，以及固定周期或是變動周期進行進一步的分類，同時項目報表還可以分別按照項目的工期、質量、成本、安全等進行具體的細分。項目報表通常可以是單獨的報告，也可以與一定形式的說明性文字報告一起使用，以分析和說明報告的一些細節問題及其出現原因。

　　項目報告是指主要是使用文字說明項目實際情況或項目問題的書面報告，它是一種使用報告格式和語言寫成的項目報告，這種項目報告可以有也可以沒有固定的報告格式和要求，多數情況下是根據所報告的問題和事情來決定報告格式的。這種項目報告也有定期和不定期之分，而且也可以是分別涉及項目的工期、質量、成本、安全等具體問題或情況的報告。但這種項目報告著重討論的不是事實數據，而是說明項目實際情況或問題及其原因分析。

　　2．按照項目報告的用途劃分

　　同樣，按照項目報告的用途劃分也會有許多種不同的項目報告種類。最為常用的分類辦法是將項目報告劃分成項目績效報告和工作終結報告兩類。其中，項目績效報告是在整個項目的實現過程中，按照一定的報告期不斷給出的有關項目各方面工作實際進展情況的報告。這是項目溝通中使用最為廣泛的項目報告，所以本章後面將會對其作詳細的討論。

　　另一種項目報告是項目工作終結報告，這是在項目或項目階段結束之時對項目或項目階段的工作總結。工作終結報告並不是項目績效報告的累積，也不是對項目或項目階段整個過程中所發生事情的詳盡描述，而是在項目或一個項目階段結束時必須給出的一種文檔報告文件。

　　各種項目報告編寫都要考慮下列要求和原則，以便能夠提供有價值的項目報告。

　　1．項目報告要簡潔明瞭

　　不要試圖以報告長度來打動項目報告接收者，報告的長短不等於項目進展或完成的好壞。而且項目報告越簡明才會有更大的機會被閱讀，因此應儘量使各種項目報告簡潔明瞭。

　　2．報告內容和形式要保持一致

　　要保證項目報告的內容與形式能夠保持一致，就需要根據報告內容選用報告的格式和語言。在項目報告中要突出重點，要讓各類使用項目報告的人都能懂得和理解其中的信息。

　　3．藉助圖表進行簡明和充分的表達

　　圖表是一種項目管理中使用的工程語言，所以在項目報告中要充分使用它。一般自然語言在項目溝通中的效果不佳，但是圖表卻可以很好地說明項目管理的問題和情況。

　　4．報告方式與報告使用者的要求相符

　　項目報告有“對內”和“對外”之分，有給項目團隊或項目業主和客戶的，不同的項目報告使用者所要的項目報告的方式與要求是不同的，報告必須符合項目報告使用者的要求。

　　信息伴隨著項目的進行，尤處不有，無所不在，要想通過報告把任何情況都反映清楚是不可能的。不考慮項目資源的限制，不計較項目成員對信息的接受和忍受力，粗製濫造報告或報告泛濫等都會影響管理與控制工作。通過項目工作實踐，人們總結出在項目報告工作中一般存在以下一些問題：

　　(1)報告由誰做出是一個問題。項目技術人員或許不願意把“大量的時間”白白花費在他們認為意義不大的報告上，他們認為只要他們做到心中有數就可以了。而實際情況經常是技術人員不得不花費一定時間在報告上，因而造成一定的抵觸情緒，致使報告質量不高，花了時間反而效果不佳。

　　(2)技術人員最瞭解實際的進度情況，他們提出的報告是最具權威的，因此與項目組成員保持好良好的溝通或者關係是非常必要的。

　　(3)報告細節內容太多，超越人們有限閱讀的耐性，也阻礙了持續的信息採集工作，造成了成本高、流於形式、缺乏信任互相扯皮等現象。

　　(4)項目管理信息系統和母公司管理信息系統聯繫較少，兩個系統的資料具有的町比性不多。

　　(5)項目的控制與計劃之間對應性差。如項目跟蹤系統所跟蹤的對象及收集的信息內容與計劃不直接相關，這樣的跟蹤是毫無意義的。