教育行政信息

出自 MBA智库百科(https://wiki.mbalib.com/)

　　 教育行政信息是反映教育行政活动和管理对象的特征及其发展、变化情况的各种消息、情报、指令、资料、数据、图纸等的总称。国家进行管理教育的活动，就会不断产生各种信息，既有教育行政活动的信息，也有教育行政活动对象，即各级各类教育活动的信息。教育行政机关通过对教育行政信息的接收、处理和传递，反映和沟通各方面的情况变化，借以控制国家管理教育的活动，实现国家管理教育的职能。

　　1．教育行政信息的类型

　　教育行政信息依用不同的标准，可分为不同的类型：

　　从范围来看，有宏观的、中观的和微观的教育行政信息之分。宏观的教育行政信息指的是国家管理教育活动的信息。中观的教育行政信息，一是指国家对某一方面教育管理活动的信息，二是指省、市或地县教育管理活动的信息。微观的教育行政信息是指教育行政机关和学校内部教育管理活动的信息。

　　从来源来看，有通过教育行政部门得到的信息，也有通过学校得来的信息；有本国的信息，也有外国的信息；有本地的信息，也有外地的信息；有本单位的信息，也有外单位的信息。从方式来看，有通过正式渠道来的正式信息，有通过市井传闻、道听途说得来的非正式的信息；有通过书面反映得到的信息，有通过口头反映得来的信息。

　　2．教育行政信息的内容

　　教育行政信息的内容，大致有如下几方面：

　　(1)党和政府的教育方针、政策、计划的制定及其贯彻执行情况。

　　(2)教育事业的发展同整个国民经济发展关系的情况。

　　(3)各级各类教育的情况，包括幼儿教育、中等教育、高等教育；师范教育、特殊教育、成人教育、职业技术教育、少数民族教育的情况；学龄儿童的人学率及普及义务教育情况等。

　　(4)各级各类学校的情况，包括学校的网点、布局情况；各级各类学校的设置、结构、规模及发展情况；校舍的使用及基本建设情况和学校设备情况；校办工厂、农(林)场情况；学校的教育教学及管理情况；学校的教职工及学生的基本情况。

　　（一）特征

　　1．广泛性

　　教育行政信息存在于教育活动的所有领域，大到国家管理教育的活动，小到学校管理活动，只要有教育活动，就会有教育行政信息。

　　2．客观性

　　教育行政信息和一般信息一样，是客观存在的反映，是真实、可靠、符合实际的科学知识。至于弄虚作假，谎报信息，那是另外一个问题。遇到这种情况，要能够去伪存真。

　　3．可理解性

　　和一般信息一样，教育行政信息也要借助语言、文字、符号、姿势、表情等表达。无论采取哪一种方式，信息传递的双方，都必须能互相理解。

　　4．发展性

　　信息是不断更新的，因为时代总是前进的，教育事业总是发展的，反映教育活动的信息也会不断发展和变化。

　　5．服务性

　　信息在管理活动中是为预测和反馈服务的。预测和反馈在现代管理中非常重要。预测和反馈的质量全在于信息的数量和质量。

　　（二）作用

　　教育行政信息在教育行政活动中具有十分重要的作用。教育行政是通过决策、指挥、控制、协调、监督等一系列环节进行并实现其职能的，而这些环节的正常运转，都必须依靠准确的信息。例如，教育行政决策是以教育行政信息为依据，根据科学的原则和程序制定的，而执行是根据决策指令进行的。在执行中，又会不断产生出新的信息，这些信息反馈到决策中心，管理者据此又可以作出新的决策或发出调节的指令，以保证教育行政活动的正常进行，完成行政组织的工作任务。由此可见，教育行政过程就是一个由输入到输出，经过反馈再次输入的过程。这一过程的每一个阶段和环节，都离不开信息的收集、处理、传递和反馈。所以，从这个意义上讲，教育行政过程就是信息的管理过程，教育行政工作实际上就是以信息处理为中心的工作。

　　(一)教育行政信息处理的程序

　　1．收集

　　收集信息是教育行政信息管理的基础。收集信息要注意信息的真实性和完整性，尽可能将该收集的信息汇集起来。教育行政部门收集信息的一个重要方法是搞好教育统计工作。通过搞好教育统计，可以全面、及时、准确、系统地收集大量教育现象量化数字的统计资料。

　　2．加工

　　加工就是采用科学的方法，对收集到的原始信息进行分类、筛选，使之条理化、系统化，使信息能更好地为教育行政活动服务。

　　3．传递

　　信息传递就是把收集到和经过加工的信息传递到使用者手中。通过信息的传递，才能使信息起到应有的作用，从而形成教育行政的现实活动。

　　4．贮存

　　信息贮存指对经过加工的暂时不用的信息加以保存备用。使用过的信息可以保存，供以后参考。对已贮存的信息，应建立检索系统，以便迅速查寻。

　　(二)教育行政信息处理的要求

　　教育行政信息的处理关系到教育行政决策的质量，关系到教育行政活动的渠道是否畅通。因此。必须要注意提高信息处理的质量。

　　1。及时

　　信息的时效性很强。特别是现代社会的生产和生活变化都比较快，而教育行政活动又是一个不间断的连续运转的过程，时间的延误会使信息丧失其应有的价值。因此，必须以最快的速度将信息传递给需要信息的部门，使信息能发挥最大的效用。

　　2．真实

　　教育行政信息必须如实地反映教育活动的客观情况，做到真实、准确、可靠，否则，会导致教育决策的失误，给教育工作带来损失。

　　3．适用

　　不同的信息有不同的作用，不同的管理部门和管理者需要不同的信息。在处理信息时，要根据信息的性质，将其提供给需要这方面信息的使用者。否则，再真实、再及时的信息也毫无意义。

　　4．经济

　　信息的经济是指收集的信息要能够使管理获碍较高的效率和效益，同时，获取信息的手段也必须符合经济效益的原则。

　　(一)教育行政信息沟通的意义

　　信息的沟通，指的是信息的交流、联系和传递。教育行政信息的沟通对于教育行政活动的正常运行是很重要的。由于信息不会自动传递，管理者要想及时、准确地掌握有关信息，必须有信息沟通的渠道。信息沟通的渠道是否合理、畅通，决定信息的传递、分析、处理是否及时、准确、迅速、有意义，从而影响教育行政活动效率的高低。很明显，教育行政部门要想对教育活动实施有效的管理，必须建立起有效的信息沟通体系，以便全面、及时、准确地掌握有关教育活动所发生的变化，及时作出相应的决策，并将决策以命令、指示、建议、要求等形式，通过沟通渠道交付有关部门实施。有关部门或单位也把有关情况，通过沟通渠道，送交给有关教育行政部门。如果信息沟通渠道发生故障，有关信息不能及时准确地传送，上级教育行政部门就难以作出正确的决策，下级有关单位或部门也难以采取适当的行动，这样就会给教育管理工作和教育事业带来不利的影响。

　　(二)教育行政信息沟通的形式

　　1．教育行政信息沟通的形式

　　教育行政信息最普遍、最常见的沟通形式是纵向沟通和横向沟通。纵向沟通是上级与下级之间的沟通，它又可分为自上而下的下行沟通和自下而上的上行沟通。横向沟通，也叫平行沟通，是指同级部门和同事之间的信息交流。

　　2．教育行政信息沟通的途径

　　纵向沟通和横向沟通的具体途径是比较多的。现以五个单位和个人之间的信息沟通为例，对沟通途径作一说明。

　　第一种途径为树形沟通，即甲与乙、丙、丁、戊进行单向沟通，而乙、丙、丁、戊之间没有联系。

　　第二种途径为星形沟通，即每个单位或个人都与自己左右相邻的两个单位或个人沟通，形成一个环状的沟通系统，其他单位或个人之间没有联系。

　　第三种途径为轮形沟通，即每个单位或个人都与其他四个单位或个人沟通。这种沟通也称为网形或辐射形沟通。

　　这三种信息沟通的途径各有利弊。第一种树形途径速度最快、无误率最高，但满意率最差，因每个单位或个人的事除甲知道外，其他四个相互之间一概不知。第二种星形途径速度、无误率及满意程度均属中等。因为都和两个单位和个人沟通，与另外两个无联系，相互之间的事不是每个单位或个人都知道。第三种轮形途径沟通速度最慢，而且因为每个单位或个人不仅了解自己的情况，也知道别人的情况，相互之间都很了解，所以大家满意，满意率和无误率均高。

　　根据上述三种沟通途径的利弊，在教育行政活动中，如果机构简单，要求下达命令迅速、准确，一般采用树形沟通的途径；如果问题重要而复杂，需要征求多方意见，而时间又允许的话，则采用轮形沟通途径较好；如果要求时效、满意率和无误率都一般的话，采用星形沟通较为合适。

　　由于树形沟通迅速、准确、效率高，所以在教育行政组织的纵向沟通，即上下级沟通中，多采用树形沟通。而教育行政部门的横向沟通，一般以商榷和协调为主，不带有命令色彩而具有相互支持的性质，所以一般采用星形的沟通。在进行重大咨询和决策时，由于要大家充分讨论，所以一般以轮形沟通为主。

　　(三)改革教育行政组织的体制，提高信息沟通的有效性

　　从我国当前教育行政组织的体制看，要提高行政信息沟通的有效性，必须注意以下几个问题：

　　1．大力精简机构，减去不必要的环节首先，机构、层次多，沟通的速度就会减慢。因为每个层次和部门都要接收和处理信息，层次和部门多，流转的环节就增加，从发出信息到接收信息的距离就会拉长，时间也花得多，行政效率必然就低。其次，层次和部门增加，容易导致信息的损失和曲解。从信息接受者来说，由于各人知识、动机等方面的差异，对信息的传递，易受两种干扰。一为“语义干扰”，比如当某一信息用某一概念表达时，传递人就应在自己的记忆中搜寻这一概念，如果没有这一概念或忘记这一概念，他就不能理解这一信息，也就不能准确无误地将信息传递出去。二为“应用干扰”，这就指传递者由于低估一些对解决当前工作有重要意义的信息而将其置之不理，有时甚至从本单位或个人利害出发，有意无意歪曲信息内容，或带上主观色彩，使信息变形失真。这种被曲解的信息对教育行政工作危害更大。

　　2．要有确定的沟通渠道

　　为此，必须明确不同机构的任务和职权范围，机关工作人员必须建立严格的岗位责任制。这样，上、下、左、右各部门才能按照预先确定的方式进行沟通，避免遇事谁都有点关系，但谁都不能决定，造成沟通混乱而无头绪的现象，使每个部门和每个工作人员能各自负责处理自己分管的信息，遇事该办则办，该断则断，使信息得到迅速、切实、有效的处理。

　　3．考虑不同层次的需要，确定不同内容信息的传递范围

　　一般来说，由于管理层次所遇到的问题不同，因而所需要的信息也不完全一样。最高的管理层次主要是管决策的，遇到的问题比较广泛，它所需要的信息应是带有全局性的。基层管理层次主要是执行各项具体任务，遇到的多是常见的、定型的、重复的、例行的问题，它所需要的信息，属于业务性信息，要求有相当的准确性、相关性和及时性，从而利于控制各项具体工作朝着预定目标前进。中层管理层次主要是战术性决策，它所需要的信息，具有介于高层与基层两者之间的特性。

　　从信息流通的理论角度来说，教育行政活动的过程，可以看成是一个输入信息、指令信息、反馈信息和评价信息的循环流动过程。要使这一过程中的信息得到有效利用，就要注意四个方面的问题。

　　(一)注意输入信息的广泛性

　　教育行政机关要保证其计划与决策的质量，首先必须获取大量的信息。这些信息包括：上级机关的有关文件，党和国家领导人对教育工作的指示意见，各种教育工作会议的精神，各地教育实验和教育改革的动态，各级教育行政机关和学校的工作总结报告及各种统计资料，还有世界与我国政治、经济、科学技术发展的趋势以及它们对教育工作提出的要求，世界教育发展的动向等等。大量地占有这些信息，可为教育行政机关正确地把握教育工作的发展方向与趋势，估计教育工作的现状，做出教育事业发展的计划与决策提供充分的依据。因此，教育行政机关占有了各方面大量的信息，对于其做出正确的计划与决策是非常重要的。

　　(二)注意指令信息的方向性

　　指令一般是指用肯定语言对管理对象下通知和下指示。它包括计划等决策性文件，以及在计划实施过程中通过获取反馈信息而作出的指导和调整。管理的效能等于方向目标乘上工作效率。方向目标正确了，管理效能就不断提高，方向目标搞错了，管理效能就是负值。而计划决策是教育行政机关管理教育的起始环节，比较集中地体现了教育工作的方向和要达到的目标。因此，要保证教育行政的效能，就必须重视计划决策的方向性。计划决策有了正确方向，教育管理工作及各项教育事业就会沿着正确方向顺利发展。

　　(三)注意反馈信息的可靠性

　　反馈信息在教育行政活动中有着极重要的意义。如果教育行政机关不及时地、经常地从自己所属的管理层和执行层得到反馈信息，就不能实行有效的控制，也不能保证在实施过程中对计划决策进行及时的调整。因此，从这个意义上来说，没有反馈信息，就没有计划决策的有效贯彻落实，就没有强有力的高效能的控制。

　　要充分发挥反馈信息在管理中的功能，必须注意它的可靠性。要使反馈信息具有可靠性，首先要重视通过正式渠道得来的反馈信息，即注意通过教育行政部门与各学校之间固定的信息传递通道得来的反馈信息。这个通道中的信息流通是有层次的、连续不断地进行的，如口头或书面工作汇报、数据报表、有组织的检查活动等。通过这种通道的信息流通，可以使教育行政机关随时了解各学校执行计划决策情况，了解执行过程中出现的各种障碍，以随时进行协调与指导。其次要注意通过非正式通道得来的信息，这些信息很可能反映出某方面的真实情况，可能提供意想不到的消息，也可能包含很有见地的改进意见。因此，行政机关的领导要 经常到基层去，与群众交朋友，认真听取群众的意见和各种反映，这对于了解真实情况，确保信息的可靠性是有很重要意义的。

　　(四)注意评价信息的准确性

　　评价信息是管理信息流通中的最后一环。教育行政活动过程是一个周而复始、循环往复、螺旋上升的过程。要使每一过程的循环都在一个新的水平上进行，就要对前一过程进行检查总结。由此而得出的评价信息，可以起到鼓励前进的积极作用，也可以起到挫伤积极性的消极作用。评价信息起积极作用还是消极作用，关键看信息本身是否准确。准确的肯定评价信息会起到鼓励作用，准确的否定评价信息也可以收到使人振作精神的效果；失真的肯定评价信息，会滋长欺上瞒下的坏作用和报喜不报忧的浮夸风；失真的否定评价信息，会引起被评价对象不满而挫伤其积极性。要掌握准确的评价信息，关键是要掌握全面情况，在此基础上进行实事求是地分析，做出恰如其分的总结与评价。