提高會議效率法
出自 MBA智库百科(https://wiki.mbalib.com/)
目錄 |
在現代化管理中，利用開會的方式互通信息，進行安排、協調、咨詢、決策等工作，是一種必要的、提高工作效率的好方式。
但是如果濫用會議，或者掌握不當、會議成災，必然會走向反面，反而降低工作效率。
研究怎麼開會，如何用最少的時間產生最大的效率，是本法將要告訴你的。
所謂提高會議效率法，就是研究如何舉行會議，提高工作效率的方法。
1、準備階段
1）瞭解會議的特點，確定會議要達到的目的。
2）選擇會議種類、方式、參加者。
3）確定不同的主持會議的方法。
2、實施階段
1）參加會議者入場就座。
2）發言表明觀點。
3）作出決議，確定觀點。
4）核算會議成本，進行成本---效益分析
1、確定要開的是什麼類型的會議。
會議的方類有三種：
1）按會議的形式可分為四類，見下表：
| 會 議 類 型 | 會 議 特 點 | 舉例 |
|---|---|---|
| 告知性的會議 | 由特殊身份的人來宣佈，與會者只應接受、討論和理解報告。 | 宣佈某一政策法規宣佈任命。 |
| 建設者性的會議 | 不需每個部門都參加，一般選擇有創見、有主意的人參加。 | 討論新戰略、新方法、新規定。 |
| 立法性的會議 | 受命制定規章、制度等，或修改舊的、不適應新情況的規章、制度。 | 安全操作條例的制訂。 |
| 執行性的會議 | 將任務分配給執行者，解決“怎麼做？誰來做”的問題。 | 各班組年度生產量的分配。 |
2)按會議的實質性內容可分為兩類:
A、政策性研究會：目標規劃、應急對策、貫徹指示等需產生有方向性的見解的會議；
B、執行性協調會：佈置任務、協調矛盾、組織實施等直接宣佈決定的會議。
3)按會議產生結論的方式可分為五類，見下表：
| 名稱 | 主要程式 |
|---|---|
| 通過式會議 | 只有一種意見和主張，提出後讓大家舉手通過，履行認可手續。 |
| 選擇式會議 | 在兩種或多種意見中選取一種。 |
| 拼合式會議 | 在已提出的幾個方案中，採納每個方案中的合理意見，拼命成一個新方案。 |
| 折衷式會議 | 兩種方案相持不下，討論結果，只好採用介於兩者之間的第三種方案，雖雙方均不滿意，但得到部分滿足，尚可以接受。 |
| 綜合式會議 | 在討論中，對照會議目的，採納原方案中的合理部分，去掉其不合理部分，並吸收討論中所產生的新思想、新方法，將所有好的意見綜合起來，形式一個最佳方案。 |
不同的會議的目的不同，所以首先要給會議定類，明確目的所在。
2、不同的會議，安排不同的座次，以營造不同的氣氛。
對以下達指令為主的會議，應分上下座位，下達指令者坐上面，接受指令者坐下麵，以營造嚴肅的氣氛；對以討論等為主的會議，應採用圓桌形式，增加彼此間的親近感。
3、按順序發言，自由發言應註意時間控制。
4、會議主持人對不同目的的會議，應註意主持方式。
1）對主持執行性協調會議（或稱解決問題的會議），應組織參加者圍繞與目的直接有關的問題來討論，儘量言簡意賅，迫使參加者保持高度集中、緊張的精神狀態，同時只考慮可執行的方案，以解決某一急迫問題。
2）對主持政策性研究會（或稱產生思想觀念的會議），主持人要以平等的態度對待與會者，使之充分表達思想，論證不管成熟與否，均要充分，以便當場定奪，但不是簡單地肯定或否定某些意見，而是儘量取長補短，互相合作。
5、會議成本計算的方法。
會議成本=2A*B*T
其中，A：每小時平均工資的3倍（因為勞動產值總高於職工工資）；B：參加會議人數；T：會議時間。
與本次會議可以產生的效益（折算或現金流量）比較，即可確定會議當天與否。
例如，某廠有職工2000名，全廠平均工資500元（按每月25天計算，則每小時約1.5元），開大會2小時，則其成本為：會議成本=2*（1.5*3）*2000*2=36000元
1、據日本效率協會統計，科長以上的人員僅開會的時間就占整個工作時間的40%以上，並且由於開會而花去的費用也越來越高.日本旭化成公司的一家設備工廠，1980年統計,在辦公業務時間中會議時間占去28%以上，折算成本10億元.由此可見提高會議效率的重要性。
2、在與會者眾多的發言中，不管它多麼有創見,均應放棄。
3、在鼓勵與會者公開論戰、對質的同時，要避免人身攻擊，把爭論限於對實質問題的討論上。
4、若與會者發言非常有創造性，但一時構思不成熟，應鼓勵他們會後繼續完善自己的想法，提出書面建議。
5、不管哪種會議，主持者要想利用好它，提高會議效率，就必須做到以下“八不”：
- 不開無目的的會議，必須事先確定本次會議目的，否則寧可不開；
- 不開多議題的會議，每次會議只解決一個中心議題；
- 不開無準備的會議，會前必須有充分的準備；
- 可開可不開的會議就不開，只召開非開不可的會議；
- 不要無關的人參加會議，會議參加者必須與會議議題有關；
- 不做離題的討論，開會時必須圍繞會議的中心議題發言；
- 不能重覆別人已經講過的觀點，表達觀點應簡潔明瞭；
- 不開議而不決的會議，會而有議，議而有決。多次會議才能解決的問題，應當明確宣佈是暫時休會，並應宣佈下次會議的進一步要求，提醒大家早作准備。
6、主持人應反覆強調會議目的，以統一大家意志，並要求與會者共同努力以實現目的，避免不必要的互相譏諷、惡語傷人等現象的發生。
好