GTD

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(重定向自GTD时间管理法)

GTD(英文全称:Getting Things Done,译为“完成每一件事”、“尽管去做”)

目录

什么是GTD

  GTD是美国著名时间管理大师戴维·艾伦(David Allen)在《 Getting Things Done-The Art of Stress-Free Productivity》(中文书名为《搞定-无压工作的艺术》)[1]中提出的一套非常行之有效的管理方法。英文全称Getting Things Done的缩写,译为“完成每一件事”。

  戴维·艾伦作为一名行政管理培训专家和教育家,他拥有20多年丰富的管理经验,被誉为在提高工作效率方面最具建树和影响力的思想家之一,并且一直担任甲骨文公司世界银行、L.L.Bean户外用品专卖邮购公司和QVC购物频道等企业的高级管理顾问。在书中,戴维分享了在全美巡回讲座以及顶级企业培训(包括微软公司洛克希德公司和美国司法部等)中已得到验证的成功策略。

  随着互联网以及移动办公的普及,传统的工作模式发生了改变,简单的to-do list已经无法完美的匹配每天的工作内容和地点。再加上海量的工作事项通过邮件、短信电话微信输入,使得我们处于全天24小时接受工作安排的状态,如何不遗漏并高效地推进和完成事无巨细的工作,GTD方法应运而生。

GTD的核心理念

  GTD的核心理念在于只有将你心中所想的所有的事情都写下来,并且安排好下一步的计划,你才能够心无挂念,全力以赴地做好目前的工作,提高效率。而当你总是有些事萦绕在心头,悬而未决的时候,你要么就是会不时地想起它而影响现在的工作,要么就是会忘记了去做。而GTD通过将所有的这些事都罗列出来再进行分类,确定下一步的处理方法,将所有这些悬而未决之事都纳入我们可控制的一个管理体系中。戴维·艾伦还提出一个“二分钟法则”:如果任何一件可以在二分钟内完成的事情,那么就必须得现在马上完成。

GTD的内容

GTD的基础概念和原则

  (1)在GTD整个方法体系里面,有几个概念是需要首先知道的:

  1.Stuff(材料):所有需要关注的事情,但是希望达成一个什么样的结果以及如何完成还没有被确定,所以这些东西还只是“毛坯”信息。也就是所有你尚未确定预期结果和下一步具体行动的事情。

  2.Project:在中文版里面这个单词被翻译为“工作”,在书中的意思,Project是已经定义清楚目标,并且需要完成一步任务的事务。很明显Project是从Stuff阶段整理而来的。David在书里面几次强调Project并不单单指我们的工作和事业,也指我们生活中的所有事务。

  (2)David认为一个好的时间管理体系应该具备三个最基本的要求:

  1. 所有需要处理的事务并不能仅仅依靠头脑来保存,因为头脑是不可靠的,需要一个可靠的体系来搜集他们。

  2. 对于任何Project,接下来需要明确具体完成哪些任务(Task)以达成最终目标,这需要得到清晰的定义。

  3. 如果所有要完成的任务(Task)都已经定义清楚了,那么最终需要一个会被定期回顾的提醒系统。

  (3)David认为应该从“横向”和“纵向”两个角度控制各种事务

  1. “横向”控制是把你所涉及的所有行动都管理起来,保证毫无遗漏地加以执行。这就好像是一部不停地进行全方位扫描的雷达,它的对象是一天里任何一件能够吸引你注意力的事务。

  2. “纵向”控制则是指针对每个具体的主题或项目所进行的思考。比如,吃晚饭时,你和你的配偶谈论起了下一次度假,这时,你内心深处的“监控雷达”开始锁定这一信息——你们将去哪里,什么时候去,将做些什么,要做什么准备等;

  3. 横向控制和纵向控制的目标是一致的:解除你精神上的负担,并把事情做好。恰到好处的行动管理能够令你轻松自如地游历于工作和生活的广阔领域之中,同时,对项目的适度聚焦能让你彻底了解和掌控项目所需的具体环节。

横向管理行动的五个步骤

  横向管理:控制和维持所有和你有关的活动

  横向管理分为五个步骤:收集(collect)、处理(process)、整理(organize)、检查(review)、行动(do)。其处理过程可以通过下面的流程图来了解:

  1.收集阶段:填充工作篮

  要了解需要收集哪些信息,以及如何富有成效地完成这一工作,这一点非常重要。因为只有这样,你才能够开始恰如其分地推进加工处理的过程。为了把你的大脑从那些层次较低的、希望抓住一切的意识中解放出来,你必须认识到,所谓的“真正地抓住了所有的事情”,事实上,它们只代表着那些你必须处理的事情。而在将来的某个时间,你还将处理和回顾这些事情。

  (1)百分之百地捕获一切“未尽事宜”

  为了消除“桶上的一切漏洞”,你需要寻找和搜集一切符号或者代表物,临时的代表任何个人生活中或工作上的事物,重大的或细小的,迫在眉睫的或无关紧要的,那些你认为应该有别于当前状况的事情,以及在你内心深处希望多多少少有所改观的情况。

  把你所有没有完成的事情100%的搜集完整。请注意:是100%,而不是99%!如果你希望你真的过上没有压力的生活,希望你的头脑不是经常用来搜索还有哪些事情没有完成,希望你的管理体系是确实可靠不会疏忽任何东西的,那么你需要把你是stuff搜集完整。

  (2)收集工具

  有几种类型的工具,包括科技含量较低的工具和高科技手段,均可用于收集那些你尚未完成的工作。下面几种形式的工具可以用于捕捉你的想法以及从外部获取的资料:

  • 实实在在的工作篮
  • 纸制的记事簿
  • 电子记事簿
  • 录音设备
  • 电子邮件

  (3)影响成功收集的因素

  遗憾的是,仅仅拥有一个工作篮,这本身并不能充分地发挥它的功能。大多数人确实选择了这种或那种形式的收集设备,但是,这些设备或多或少地处于失控状态。我们一起来看看成功收集的三个必要条件:

  • 每一个悬而未决的事情都必须存储于你的收集系统之中,而不是在你的大脑里。
  • 你应该尽可能地控制收集工具的数量,够用即可。
  • 你必须定期地清空这些设备。

  2.处理阶段:清空工作篮

  比如,你的文件筐里面需要签字的文件,你的电脑上的N次贴,你的邮箱里面需要回复的邮件等等,甚至包括你需要去买的杂志。接下来你需要对你所有收集出来的东西进行处理,某些事情是你需要采取行动的,比如买杂志,同时你需要决定这个事情你是自己做最好,还是交给别人来做比较好。某些事情你是不需要行动的,那你就可以直接把他们划掉。

  3.整理阶段:建立好清单

  整理阶段是对处理的结果进行细化,对需要采取行动的需要分为几个类别,所有可以在两分钟之内处理完毕的就马上动手去做。如果两分钟之内不能处理完毕,就把他在事务清单中写下来。

  在GTD里面有一个概念叫Context,比如有些事情你必需在电脑边完成,你就可以准备一份“电脑”的清单,那么当你在电脑边上的时候,你就可以只需要看这一份清单就可以了。你还可以有一个电话清单,把所有需要通话的人名、电话号码和一些备注信息都写下来,那么当你有时间的时候你就可以把这些电话一个一个的打完。你甚至可以准备一个关于你老板的清单,所有需要向你老板请示、汇报和讨论的东西都可以写下来,这样当你碰见你的老板的时候你就可以一次性完成(给你的老板留下一个精干的好印象吧!)还有一些事情是必需在特定的时间或者日期完成的,那么这些事情你就不能仅仅列入事务清单中,可以应该列入日历中了。在GTD中,日历被看作是“圣土”,只有这种事情才能写进日历中。对于某些参考资料,你不需要采取什么行动,但是你要放在一个你垂手可得的地方。对于不需要行动的,就如同上面所述,应该马上扔进垃圾箱,但是对于可能在将来需要处理的事情,你需要放进一个“将来/也许”的事务清单中。

  4.检查阶段:回过头看看

  回顾是经常被忽略但是却异常重要的环节,如果你要保持你的管理体系是始终有效的,你需要经常回顾他,把已完成的任务删除,并加入新的任务和事务。

  回顾的内容和时机

  如果你按照我所推荐的方法建立起个人的组织管理系统,拥有一个“工作任务”清单、一个工作日历、“下一步行动”清单和一个“待处理”清单,你大概就别无他求了。

  这其中,你浏览最为频繁的大概要数日程表了。它会提醒你这一天里“紧要而艰巨的任务”。然而,这并不意味着这些白纸黑字写出来的就是那些最为重要的事情。其实,它们只不过需要我们切实地行动起来。在任何时候,如果你对需要处理的事情和动手的时机都了如指掌的话,你也就为随时随地地调整创造了有利条件。一旦你圆满完成了工作日历中的某一项工作(一个会议,一个电话和报告的定稿),接下来立即投入检查那些未尽的事宜将是一个极好的习惯。

  完成对工作日程表的例行检查以后,你很可能去查看“下一步行动”清单。这类清单记载着一些已得到预先确定的工作的详细目录,一旦时间允许,就可以启动实施。如果你是按照地点对任务进行分类整理的(“在家”,“在计算机旁”,“与乔治会面时”),这样一来,这种安排只有在相应的环境中才会发挥效力。根据你的需要,经常地回顾你的清单,把它们赶出你的大脑。“工作任务”、“等待处理”和“将来某时/也许”,这些清单应该根据你的具体需要经常查阅,避免它们给你造成工作中的混乱。

  5.行动阶段:选最佳方案

  搜集整理了半天,没有最后一步行动永远是白搭,GTD对你在某一时刻下到底先做哪些事情提出了四条标准的建议:

  • 你当前的context怎么样?
  • 你有多少时间可以用来做接下来的事情?
  • 你有多少精力?
  • 优先级是什么样的?

纵向管理的五个阶段

  纵向管理:管理某一个单一事件的深入考虑和追踪

  在大多数情况下和大部分时间里,你仅仅需要“横向”管理。然而,有时为了更严格地控制某一个项目、找出解决方案或者确保行动方案切实可行,你需要将精力聚焦在某个项目上,这就是我们所说的“纵向”管理。

  纵向管理也分为五个阶段:定义目的和原则、结果展望、头脑风暴组织管理和下一步行动。做任何事情,都需要先确定目标,没有目标而采取行动如同没有方向的航行。定义完成目标之后,你需要对你的结果进行展望,这样的好处一是可以鼓励你采取行动而不是总是在等待之中,二是可以使你注意到你的细节并进行捕捉和联想。第三步是头脑风暴,一个很熟悉的词语了就不用再多介绍了。之后需要对头脑风暴的结果进行组织管理,明确重要部分和细化,然后开始采取下一步的行动。

GTD的基本方法和步骤

  GTD的基本方法:GTD的具体做法可以分成收集、整理、组织、回顾与行动五个步骤:

  收集:就是将你能够想到的所有的未尽事宜(GTD中称为stuff)统统罗列出来,放入inbox中,这个inbox既可以是用来放置各种实物的实际的文件夹或者篮子,也需要有用来记录各种事项的纸张或PDA。收集的关键在于把一切赶出你的大脑,记录下所有的工作 。

  整理:将stuff放入inbox之后,就需要定期或不定期地进行整理,清空inbox。将这些stuff按是否可以付诸行动进行区分整理,对于不能付诸行动的内容,可以进一步分为参考资料、日后可能需要处理以及垃圾几类,而对可行动的内容再考虑是否可在两分钟内完成,如果可以则立即行动完成它,如果不行对下一步行动进行组织 。

  组织:个人感觉组织是GTD中的最核心的步骤,组织主要分成对参考资料的组织与对下一步行动的组织。对参考资料的组织主要就是一个文档管理系统,而对下一步行动的组织则一般可分为:下一步行动清单,等待清单和未来/某天清单。

  等待清单主要是记录那些委派他人去做的工作,未来/某天清单则是记录延迟处理且没有具体的完成日期的未来计划、电子等等。而下一步清单则是具体的下一步工作,而且如果一个项目涉及到多步骤的工作,那么需要将其细化成具体的工作。

  GTD对下一步清单的处理与一般的to-do list最大的不同在于,它作了进一步的细化,比如按照地点(电脑旁、办公室、电话旁、家里、超市)分别记录只有在这些地方才可以执行的行动,而当你到这些地点后也就能够一目了然地知道应该做那些工作

  回顾:回顾也是GTD中的一个重要步骤,一般需要每周进行回顾与检查,通过回顾及检查你的所有清单并进行更新,可以确保GTD系统的运作,而且在回顾的同时可能还需要进行未来一周的计划工作。

  行动:现在你可以按照每份清单开始行动了,在具体行动中可能会需要根据所处的环境,时间的多少,精力情况以及重要性来选择清单以及清单上的事项来行动

GTD的三个关键原则[1]

  原则一:养成收集的习惯

  原则二:确定“下一步行动”

  原则三:学会关注结果

GTD的局限性

  GTD并不能保证行动者的计划得到有效执行。究其原因,就是GTD本身就存在致命的缺陷,它只能解决行动过程中的种种可以被执行的问题,而不能代替你或者强制你按计划行动。行动的根本动力不是理智,而是欲望,或者说需求,包括外因引发的需求和内因引发的需求。外因引发的需求如军队里的命令、法律的强制、生存的困窘等,它们都是外界因素的逼迫,比如你在期末考试之前看的资料恐怕比期末之前的大半个学期看的还要多。内因引发的需求则是自我实现的需要,简单说就是温饱后你的欲望的升级,你希望获得更大的成功或者体验更丰富更有意义的生活,此时你的需求是由内向外的,这种力量不亚于由外至内的压力。

参考文献

  1. 1.0 1.1 [美] 戴维·艾伦.搞定I:无压工作的艺术[M].中信出版社,2016-05
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评论(共26条)

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220.248.57.* 在 2010年12月19日 13:15 发表

没想到这个竟然没人评论。。 写得还是挺清楚的

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72.14.194.* 在 2011年1月11日 15:20 发表

写的很好!

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111.72.80.* 在 2011年1月19日 22:09 发表

写得还是挺清楚的

回复评论
125.231.168.* 在 2011年2月12日 10:25 发表

我覺得局限性那邊寫的很好,清楚的寫出了gtd的缺點 不像大多數的人,是為了gtd而gtd。

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121.33.190.* 在 2011年5月5日 07:58 发表

真好!

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61.142.180.* 在 2011年6月26日 13:26 发表

刚读完这本书...很好

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刘余威 (Talk | 贡献) 在 2011年6月27日 00:04 发表

很好!1

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118.132.194.* 在 2011年7月17日 21:53 发表

好好琢磨,有启发!

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114.239.245.* 在 2011年8月4日 08:51 发表

125.231.168.* 在 2011年2月12日 10:25 发表

我覺得局限性那邊寫的很好,清楚的寫出了gtd的缺點 不像大多數的人,是為了gtd而gtd。

说得好 其实这个方法要配合使用的

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220.248.212.* 在 2011年10月24日 08:25 发表

很多stuff单词在文中被写成Staff啦。

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200.11.138.* 在 2012年12月15日 04:02 发表

GTD is the trends

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123.121.23.* 在 2013年4月14日 17:31 发表

Very good and trial is ongoing.

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羽懿 (Talk | 贡献) 在 2014年4月9日 09:05 发表

写的挺好的!!!

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oast (Talk | 贡献) 在 2015年9月10日 09:20 发表

Nice paper for reference. It is better than others I have known.

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张野 (Talk | 贡献) 在 2017年4月24日 19:45 发表

写的真好

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14.116.141.* 在 2018年1月21日 23:46 发表

这个帖子有两个问题看的很深 第一,就是gtd 具有纵向性,这是很多其他文章没有提到的 还有一个很犀利的也看出来了 决定能执行计划的根本原因,是需求 无论外因还是内因。

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186****0403 (Talk | 贡献) 在 2020年4月29日 23:06 发表

经久不衰

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113.110.229.* 在 2020年4月30日 17:40 发表

希望内因这边的分析可以更加详细。

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M id 57d70340c81fe7a561e57f66c369e2b6 (Talk | 贡献) 在 2020年7月7日 13:49 发表

good

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M id a3962d6aa728c31cc19c0433696677ac (Talk | 贡献) 在 2020年9月28日 16:57 发表

很棒的分享,感谢分享!在互联网时代,一个人要活得像一支队伍,这样的好文给大家务实的帮助,真好!

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關二小姐 (Talk | 贡献) 在 2021年4月6日 15:00 发表

学习了

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118.122.93.* 在 2021年4月23日 10:57 发表

谢谢分享,完善了我原来的to-do!非常感谢

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111.194.235.* 在 2022年1月5日 15:39 发表

感谢分享

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117.136.89.* 在 2022年4月12日 09:14 发表

关注结果而不是以结果为导向!

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M id d14982a33fc1167737599d472f908106 (Talk | 贡献) 在 2022年5月1日 23:00 发表

郑永超

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M id e9f7469f51525c1933b50276664915fa (Talk | 贡献) 在 2022年5月12日 23:48 发表

相见恨晚,到了28岁,才知道了GTD这样的好方法,虽然之前,也有列计划的习惯。它应和Pomodoro联合使用。

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