货物入库验收

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目录

什么是货物入库验收[1]

  货物入库验收是指仓库在物品正式入库前,按照一定的程序和手续,对到库物品进行数量和外观质量的检查,以验证它是否符合订货合同规定的一项工作。

货物入库验收的作用[2]

  通过验收不仅可以防止企业遭受经济损失,而且可以起到监督供货单位和承运商的作用,同时也可指导保管和使用。具体表现为:

  (1)入库验收可为物品保管和使用提供可靠依据。

  (2)验收记录是货主退货、换货和索赔的依据。

  (3)验收是避免物品积压,减少经济损失的重要手段。

  (4)验收有利于维护国家利益

货物入库验收的程序[2]

  验收工作是一项技术要求高、组织严密的工作,关系到整个仓储业务能否顺利进行,所以,必须做到准确、及时、严格、经济

  验收作业的程序为:验收准备、核对凭证、实物检验。

  1.验收准备

  仓库接到到货通知后,应根据物品的性质和批量提前做好验收前的准备工作,大致包括以下内容:

  (1)人员准备。安排好负责质量验收的技术人员或用料单位的专业技术人员,以及配合数量验收的装卸与搬运人员。

  (2)资料准备。收集并熟悉待验物品的有关文件,例如技术标准、订货合同等。

  (3)器具准备。准备好验收用的检验工具,例如衡器、量具等,并校验准确。

  (4)货位准备。针对到库物品的性质、特点和数量,确定物品的存放地点和保管方法,其中要为可能出现的不合格物品预留存放地点。

  (5)设备准备。大批量物品的数量验收,必须要有装卸与搬运机械的配合,应做好设备的申请调用。

  此外,对于有些特殊物品的验收,例如毒害品、腐蚀品、放射品等,还要准备相应的防护用品,计算和准备堆码、苫垫材料,对进口物品或存货单位指定需要进行质量检验的,应通知有关检验部门会同验收。

  2.核对凭证

  入库物品必须具备下列凭证:

  (1)业务主管部门或货主提供的入库通知单和订货合同副本,是仓库接收物品的凭证。

  (2)供货单位提供的材质证明书、装箱单、磅码单、发货明细表等。

  (3)物品承运单位提供的运单;若物品在人库前发现残损情况的,还要有承运部门提供的货运记录或普通记录,作为向责任方交涉的依据。

  3.实物检验

  实物检验就是根据入库单和有关技术资料对实物进行数量和质量检验。一般情况下,或者合同没有约定检验事项时,仓库仅对物品的品种、规格、数量、外包装状况,以及无需开箱、拆捆而可以直观可见可辨的外观质量情况进行检验。但是在进行分拣、配装作业的仓库里,通常需要检验物品的品质和状态。

  数量检验是保证物品数量准确的重要步骤。按物品性质和包装情况,数量检验主要有计件、检斤、检尺求积等形式。在进行数量验收时,必须与供货方采用相同的计量方法。采取何种方法计量要在验收记录中做出记载,出库时也按同样的方法计量,避免出现误差。

  按件数供货或以件数为计量单位的物品,做数量验收时要清点件数。一般情况下,计件物品应全部逐一点清。对于固定件数包装的小件物品,如果包装完好,打开包装则不利于以后进行保管,所以通常情况下,国内物品只检查外包装,不拆包检查,而进L]物品则按合同或惯例办理。

  按重量供货或以重量为计量单位的物品,做数量验收时有的采用检斤称量的方法,有的则采用理论换算的方法。按理论换算重量的物品,先要通过检尺,例如金属材料中的板材、型材等,然后,按规定的换算方法换算成重量验收。对于进口物品,原则上应全部检斤,但如果订货合同规定按理论换算重量交货的,则按合同规定办理。

  按体积供货或以体积为计量单位的物品,做数量验收时要先检尺,后求积。例如木材、竹材、砂石等。

  在做数量验收之前,还应根据物品来源、包装好坏或有关部门规定,确定对到库物品是采取抽验还是全验方式。

  在一般情况下,数量检验应全验,即按件数全部进行点数;按重量供货的应全部检斤,按理论重量供货的应全部检尺,然后换算为重量,以实际检验结果的数量为实收数。对于大批量、同包装、同规格、较难损坏的物品,质量较高、可信赖的,可以采用抽验的方式检验。

  4.货物验收中发现问题的处理

  在物品验收过程中,如果发现物品数量或质量有问题,应该严格按照有关制度进行处理。验收过程中发现的数量和质量问题有可能发生在各个流通环节,按照有关规章制度对问题进行处理,有利于分清各方的责任,并促使有关责任部门吸取教训,改进今后的工作。

  (1)凡属承运部门造成的货物数量短缺、外观破损等,应凭接运时索取的货运记录,向承运部门索赔。

  (2)如发生到货与订单、入库通知单或采购合同不相符的,尽管运输单据上已标明本库为收货人的货物,仓库原则上也应拒收,或者同有关业务部门沟通后,将货物置于待处理区域,并做相应的标记。

  (3)凡必要的证件不齐全的,应将货物置于待处理区域,并做相应的标记,待证件到齐后再进行验收。

  (4)凡有关证件已到库,但在规定时间内货物尚未到库的,应及时向存货单位反映,以便查询处理。

  (5)供货单位提供的质保书与存货单位的进库单、合同不符的,做待处理货物等待处理,不得随意动用,并要通知存货单位,按存货单位提出的办法处理。

  (6)凡数量差异在允许的磅差以内,仓库可按应收数人账;若超过磅差范围,应查对核实,做好验收记录,并提出意见,送存货单位再行处理。该批货物在做出结案前,不准随意动用,待结案后,才能办理入库手续。

  (7)当规格、品质包装不符合要求或发生错发时,应先将合格品验收,再将不合格品或错发部分分开并进行查对,核实后将不合格情况向收货人说明,并将货物置于不合格品隔离区域,做相应的标记。对于错发货物,应将货物置予待处理区域,并做相应的标记。并应及时通知相关业务部门或货主,以便尽快处理。

  (8)进口货物在订货合同上均规定索赔期限。有问题必须在索赔期限内申报商检局检验出证,并提供验收报告及对外贸易合同和国外发货单、运输单据或提单、装箱单、磅码单、检验标准单证资料,以供商检局审核复验。若缺少必要的单证技术资料,应分别向有关外贸公司和外运公司索取,以便商检局复验出证和向外办理索赔手续

  (9)对于需要对外索赔的货物,未经商检局检验出证的,或经检验提出退货或换货的,出证应妥善保管,并保留好货物原包装,以供商检局复验。

参考文献

  1. 汪长江著.港口物流学.浙江大学出版社,2010.02.
  2. 2.0 2.1 王煜洲主编.现代仓储与配送运作管理.西南财经大学出版社,2006年8月.
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