沟通艺术

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(重定向自沟通的艺术)

目录

什么是沟通艺术[1]

  沟通艺术是指领导者与部属之间交流思想、传递信息、说明问题的过程。其形式有语言沟通非语言沟通正式沟通非正式沟通等。

沟通艺术的重要性[2]

  管理以人为中心,以人为对象,但它不是简单的我管理你、管理者管理被管理者的活动,而是一个相互作用的过程。在这个过程中,自始至终都伴随着相互沟通的活动,因此掌握沟通的艺术是十分重要的。

  1.掌握沟通的艺术,有利于管理者与被管理者相互理解,取得下级的支持,做到上下一致,共同努力去完成组织任务。

  2.掌握沟通艺术,有利于管理者增强自己的权威。权力是组织赋予的,但威望却是要得到承认才可能建立起来的,而沟通则是使领导者的威望得到承认的基本途径。沟通是人与人之间的信息交流,由于世上没有两个完全相同的人,因此,某种情况下的有效沟通并不一定适用于另一情况下的沟通。所以说,沟通的艺术主要靠管理者自己去探索去总结,但从大量的沟通实践中总结出来的一般规律和方法,通过学习掌握它,对做好沟通工作,尽快形成自己的沟通艺术又是十分有效的。

沟通艺术的内容[3]

  日本松下电器公司创始人松下幸之助有句名言:“伟大的事业需要一颗真诚的心与人沟通。”的确,沟通是人际关系协调的基础,是领导艺术的精髓,也是开启事业成功之门的金钥匙,领导者掌握了沟通的艺术,也就掌握了事业成功的法宝。

  (一)沟通的涵义和分类

  一般意义上的沟通是指人际之间的联络交流,是群体相互理解的桥梁、团结的枢纽和统一步调的有效机制。在领导活动中,沟通是指领导者之间、领导者和下属之间相互联络、互通信息和加强联系,以便达到行动上的配合和一致的活动和机制

  根据其实现渠道的不同,沟通可分为正式沟通和非正式沟通。

  正式沟通是通过组织明文规定的渠道进行的信息传递和交流。一是领导者把部门的目标规章制度、工作程序等向下传达,使下属了解领导意图。二是减少消息的误传和曲解,消除领导与下属之间的隔阂,增进团结。三是协调组织内部各层活动,增强各级的联系,有助于决策的执行和有效的控制

  非正式沟通是指在正式沟通渠道以外进行的信息传递和交流。这种沟通建立在组织成员个人的社会关系上,因此其表现方式具有多变性和动态性,而且由于常伴随着感情交流而表现为不稳定性。非正式沟通多数是随时随地自由进行的,它的内容是不确定的,沟通的方式也是多种多样的。这种沟通很容易对领导的决策产生负面效应,因此领导者一定要学会正确引导并巧妙地利用它,使其起到正面沟通的作用,实现领导目的

  (二)沟通的内容

  1.在目标上沟通

  目标沟通首先要强调整体目标,使沟通对象认识到各部门、各个人对整体目标做贡献的重要性,以及相互配合、相互协调的必要性,力争把部门利益和共同的目标联系起来,进而增强各自对组织目标的关切感,减少部门和个人之间不必要的冲突。其次是要在具体目标上取得沟通的共识。各部门领导在目标的确立上,要相互理解和关注;在目标的实施上,要相互支持和推进;在目标的冲突上,要相互调整和适应;在目标的成功上,要相互鼓励和总结。

  2.在思想上沟通

  作为领导者,应避免单纯以本部门的利益得失考虑问题,而应当从各部门利益的互相联系上,也就是从全局上考虑问题,包括设身处地的替其他部门着想,达成彼此共同接受的意见,以防止思想认识上的片面性。作为领导者,个人在思想观念、思想方法、思维方式上也是互有差异的,由此而形成的观点上的争鸣和分歧,可以通过平等的交流、启发,缩小认识上的差距,以达到统一。对于因工作关系所引起的思想误会、隔阂,领导者应严于律己、宽以待人,必要时多作自我批评,求得谅解。

  3.在感情上沟通

  感情上的联络和沟通,对领导者来说是很重要的。因为很难设想,没有任何感情交流的领导者之间,工作上可以协调、融洽。要增加感情上的沟通,除了在目标和思想上的认同外,还可通过工作交流、参观访问、文体活动、公共关系活动等不断加深感情交流,从而创造一种和谐共事的感情环境。

  4.在信息上沟通

  沟通是传达交流情报信息的过程。领导者之间、部门之间的矛盾和隔阂,都可以从信息沟通上找到原因。一般而言,凡缺乏沟通的领导和部门,信息传递必然不畅,极易造成领导与部门之间的不了解、不理解和不协调,甚至造成某些冲突,既影响工作,又影响团结;凡主动沟通的领导和部门,必然信息畅通,往往容易赢得对方的好感,取得信任,形成领导与部门之间的良好关系。

  (三)沟通的方法

  沟通的方法有很多,不同的领导者有着不同的沟通方法。但是,在领导过程中经常使用的沟通方法主要有以下几种:

  1.逐一沟通

  就是领导者对领导班子成员和下属逐个沟通的过程。这样做的好处是分别了解每个人不同的看法,广泛征求意见、掌握情况、交流看法。

  2.座谈沟通

  就是领导者召集班子成员、下属人员或两方面人员一起,通过座谈会的形式进行沟通的过程。这种沟通形式,一方面可以听取各方面的不同意见;另一方面可以对几种不同方案进行讨论,使参加座谈会的每个人从不同角度加以补充,不断完善方案内容,把讨论推向深入。

  3.重点沟通

  就是领导者根据问题的性质和难易程度,选择重点人员进行沟通的过程。这些人可能是班子成员和下属人员,也可能是其他举足轻重、左右大局的人物。领导者要准确掌握他们的看法、意愿,取得他们对工作的理解和支持。

  (四)沟通的原则

  一是要虚心请教,坦诚相见。沟通首先是请教。领导者一定要勇于否定自己,放下架子,虚心求教,达到请教、交流、说明、求助的目的。沟通的过程是交流思想的过程,领导者只有首先把自己真实的想法毫无保留地讲出来,才能使对方充分发表意见,坦诚交流。

  二是不要走过场,防止庸俗。沟通不是装门面、走过场、做表面文章,领导者在沟通时必须态度诚恳、充分启发、多方听取意见,而不是蜻蜓点水、一扫而过。沟通是领导技巧和艺术,是光明正大的事情,绝不能将它庸俗化,甚至利用不端行为去沟通。

  经过沟通得来的意见是多方面、多角度、多类型、多层次的。通过整理、归纳和分析,形成判断,得出结论,做出决策,这才是领导者最终的也是最重要的工作。

沟通艺术的培养[4]

  据一项调查表明,在企业中,生产工人每小时进行16—46分钟的沟通信息活动;对于基层管理者来说,他们工作时间的20%—50%用于同各种人进行语言沟通,如果加上各种方式的文字性沟通,诸如写报告,最高可达64%;而管理者在工作时间内则有66%—89%的时间用于语言沟通,企业管理者经常开会,找人谈话,下基层,其中很大一部分属于沟通信息的内容。企业中的每个人都有大量的时间用于沟通,而沟通要讲究艺术才能更有成效,这点对于企业的管理者更为重要。

  (一)沟通必须目的明确、思路清晰、注意表达方式

  在信息交流之前,发讯者应考虑好自己将要表达的意图,抓住中心思想。在沟通过程中要使用双方都理解的用语和示意动作,并恰当地运用语气和表达方式,措辞不仅要清晰、明确,还要注意情感上的细微差别,力求准确,使对方能有效接收所传递的信息。发讯者有必要对所传递信息的背景、依据、理由等做出适当的解释,使对方对信息有明确、全面的了解:假如你要分配一项任务,那么要对任务进行全面分析,这样你才能正确地对任务进行说明;假如你面临的是纪律问题,那么在批评和处罚之前,应对情况进行全面了解,取得了真凭实据,这样的处理就会取得圆满的效果。

  (二)沟通要以诚相待

  发讯者要心怀坦诚,言而可信,向对方传递真实、可靠的信息,并以自己的实际行动维护信息的说服力。不仅如此,发讯看还要诚恳地争取对方所反馈信息,尤其要实心实意听取不同意见,建立沟通双方的信任和感情。

  (三)沟通要选择有利的时机,采取适宜的方式

  沟通效果不仅取决于信息的内容,还要受环境条件的制约。影响沟通的环境因素很多,如组织氛围、沟通双方的关系、社会风气和习惯作法等。在不同情况下要采取不同的沟通方式,要抓住最有利的沟通时机。时机不成熟不要仓促行事;贻误时机,会使某些信息失去意义;沟通者应对环境和事态变化非常敏感。

  (四)沟通要增强下级对管理者的信任度

  下级对管理者是否信任,程度如何,对于改善沟通有很重要作用。信息在社会中的传播是通过独特的“信任”和“不信任”的“过滤器”进行的。这个过滤器能起到这样的作用:如果没有信任,完全真实的信息可能变成不可接受的,而不真实的信息倒可能变成可接受的。一般来说,只有受到下级高度信任的管理者发出的信息,才可能完全为下级所接受。这就要求管理者加强自我修养,具有高尚的品质事业心,以及丰富的知识和真诚的品格。具备了这些,管理者就会赢得下级的信任,就有了有效沟通的基础。

  (五)沟通要讲究“听”的艺术

  作为一名管理者在与员工的沟通过程中,首先,应该主动听取意见,善于聆听,只有善于听取信息才能成为有洞察力的管理者。也就是说,领导者不仅要倾听,还要听懂员工的意思。因此,在听对方讲话时要专心致志,不要心不在焉。其次,不要心存成见,也不要打断对方讲话,急于做出评价,或者表现出不耐烦,这样会使对方不愿把沟通进行下去。最后,要善解人意,体味对方的情感变化和言外之意,做到心领神会。

  (六)沟通要讲究“说”的艺术

  与人沟通,不仅要会听,还得会说,会表达自己的意见。在表达自己的意见时,要诚恳谦虚。如果过分显露自己,以先知者自居的话,即使有好的意见,也不容易为人接受,会使人产生反感和戒备心理。讲话时要力求简明扼要,用简单明了的词句表明自己的意思,语调要婉转,态度也要从容不迫。在谈话时,如果发现对方有心不在焉或厌烦的表情时,就应适可而止或转换话题,使沟通能在良好的氛围中进行。而且,在表明某个意思后,最好能稍作停顿,并向对方投以征询的目光,这样,使对方有插话的机会,也是尊重对方的表现。

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参考文献

  1. 唐传喜著.第七章.领导方式、方法、艺术及其运用.新编领导科学简明读本.新华出版社,2006年6月.
  2. 王祥主编.管理学.云南大学出版社,2007.6.
  3. 朱翠英,夏雷著.第十一章.领导艺术.现代领导科学.湖南科学技术出版社,2006年2月.
  4. 吴照云等著.第十二章.有效管理者的造就.管理学通论.中国社会科学出版社,2007.3.
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