公關危機應急計劃
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公關危機應急計劃是企業或社會組織在全面分析預測的基礎上,針對出現概率較大的危機事件而制訂的有關工作程式、施救辦法、應對策略及措施等的書面計劃[1]。
危機應急計劃的側重點在於,具體危機出現後如何施救處理。在制定危機應急計劃時,多傾聽專家的意見,以免重蹈覆轍。
公關危機應急計劃的主要內容[1]
1、企業或社會組織高層領導對危機管理的重視程度
最高領導層的關心和支持,是公關部門搞好危機預防的重要保證。如果企業的最高領導層對公共關係理解和重視,他們就會給予公共關係部門人員、經費、權力等方面的關心和支持,就會提醒公關人員註重消除可能給企業帶來的危機的各種隱患。國外專家建議:“所有高級主管都應共同思考企業可能遭遇的問題”。
2、預測可能發生的危機並提出對策方案
企業應急計劃的有效性取決於危機預測的準確性。預測危機應由企業或社會組織的領導主持,公共關係專家參與,對企業或社會組織某一階段可能出現的危機進行全面分析、預測,並就危機出現後的對策進行詳細討論、確認,然後以書面的形式印發執行。
通過這種方式制定應急計劃,作相應的準備,採取必要的防範措施,以減少或減輕損失。如果預測準確,危機應急計劃就會產生良好的效果。如果預測失當,危機應急計劃就是無效的,甚至投入的時間、精力和人財物都是浪費的。
3、建立危機管理組織
一般而言,危機管理組織架構的設置應實行三級組織三級管理的方式:
第一級為“危機管理委員會”,是決策機構.由組織中有關方面的中高層領導組成,是一種兼職的矩陣式組織,它的主要職責是制定危機管理的政策、製作本組織的《危機管理手冊》,配備危機管理辦公室的人員,檢查監督平時危機管理的工作,主持定期的危機管理工作會議,負責處理重大的危機事件等。
第二級為“危機管理辦公室”,是常務執行機構,由一定的專職人員組成。作為常設機構一般平時可由公關部或辦公室承擔。它的主要職責是負責危機管理各項工作的貫徹和落實,收集信息,監控市場,做好兼職人員的培訓工作,負責處理—般性的危機事件,定期向危機管理委員會彙報工作。
第三級為“危機管理工作小組”,對一些跨地區的組織來說屬基層性的操作機構,或叫現場性的操作機構,也是一種矩陣式組織。而平時由一些兼職人員負責與總部的危機管理辦公室保持業務聯繫,當然,也負責處理日常的零星投訴。
三級組織三級管理的架構圖為:
4、確定危機發生時共同遵守的準則
危機管理計劃包括危機發生時大家應共同遵守的準則。比如,危機發生時,儘量不要混淆事實真相;不要做無謂的爭論;事實未弄清楚之前不要隨便歸罪於別人;不要小題大做;在實行溝通計劃時不要偏離企業的政策;不要一邊向記者發表敏感言論,一邊又強調不要記錄,等等。一切都要遵循及時性、全面性、公眾之上、維護利益的原則。
5、明確的工作步驟和清楚的責任要求
在危機管理計劃中,要突出危機預防和危機處理過程的主要工作步驟。這些工作步驟要在專家的指導下設定,使工作步驟符合科學要求。特別是進入危機處理過程各個崗位的工作人員,他們的責任要求要明確、具體。
6、危機處理的預演
危機並不經常發生,所以對多數人來說,對危機處理是沒有經驗的。通過危機處理的訓練和模擬,來積累危機處理的工作經驗,提高急救水平;同時,通過預演來強化對特定危機處理對策的理解和修正。
7、監督執行情況
危機管理計劃還必須包括危機管理的監督執行情況,僅有計劃是不夠的。如何監督、檢查?有哪些評價標準?誰來主持檢查、評價、監督等等,都需要在計劃中明確指出。