會議成本

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會議成本(cost of meetings)

　　會議成本是指與會人員及服務人員花費在會議期間的時間量價值、相當於工作量價值及其經費開支的總和,即時間成本、效率損失成本和直接會議成本。

　　會議作為工作手段的一種，也和其他行為方式一樣有它的成本。

　　一個是直接會議成本。這種成本也可以稱為會議花費，這些花費包括與會者到達會場的旅行費用、會議期間的住宿、交通等費用、會場的租金、相關文件資料的費用等等。這些花費都比較直觀、清晰，也比較容易預估和統計。

　　另外一個是時間成本。它由與會者的會議準備時間、到達會場的旅行時間以及會議工作人員(包括會議秘書)的時間和與會者的人數等幾個相關因素組成。有時，這種時間成本可能由於各種比如與會人員的準備時間太長且零碎等因素，造成難以統計和計算，我們可以把它轉化為金錢成本。金錢成本由與會者人數和與會者的平均工資構成。

　　還有一個是損失成本。這個成本是由於與會者參加會議，離開原來的工作崗位造成的生產、管理、市場反應的滯後等產生的損失。這個成本比較隱蔽，很多時候會被忽略掉，但它形成的結果又實實在在的擺在眼前。比如公司的周例會，可能有不少參加周例會的人有這樣的經歷，開會時心不在焉，因為還在想著某個客戶的電話或許馬上就要打進來了，前臺或者秘書不一定處理得好，會跑單。

　　會議成本=會議工時成本+效益損失成本+會議直接成本。

　　即：會議成本=參會人員平均小時工資×薪資附加值繫數×會議小時數×(參會人數+2)×(1+1.5)+會議直接成本。

　　造成會議低效的原因很多，歸納起來主要有以下幾點：

　　會議時間安排不當。比如會議安排在快下班的時候召開，這時候大家已飢腸轆轆，而且可能已疲憊不堪，甚至可能歸心似箭了，大家的精神和心緒都無法集中，會議結果必然是流於形式了。

　　降低會議成本的前提是要先明白會議的類型

　　在會議成本觀念沒有建立起來之前，會議的成本很可能失控；特別是時間成本和損失成本，非常有機會居高不下或是大得驚人。

　　但是會議是必需的，它有著其他溝通方式不具備的優勢，比如周例會，在總結和規劃方面就很有效；而且各種會議都有它召開的合理時間和頻率，這種時間和頻率與會議的類型有關。

　　溝通型：這種會議最重要的功能在於交流信息、內部協調、得出結論等；比如部門協調會、頭腦風暴就是這種類型的會議。在這種會議里大家就是要把自己的觀點、想法、信息談出來，相對的會議氣氛會輕鬆隨意些；特別是頭腦風暴，更是要大家的思維發散出去，甚至可以不需要得出結論。

　　管理型：這種會議主要在對一些事物進行規範或是宣佈政策和決定；典型的像階段性工作分配會議等；這種會議就是要讓大家明白一些事情或規定，不需要大家就會議的內容、事項作討論，只需要按照上面的規定執行。

　　決策性：這類會議主要是得出某些決定或方案；比如董事會、一些流程的制定會等等。這些會議的主要目的是要針對某個或某些具體的問題達成一致，並最後得出統一的結論並規範大家按結論去行動。

　　知道了會議可能出問題的地方，我們就可以有針對性地去預防和調整自己的行為，儘量讓每次會議都可以高效；除了調整上面的那些方面外，還有一些細節可以幫助我們做得更好：

　　作為會議的主持者

　　1、參加會議的人員數量要控制合理，不能太多也不能太少；與會者在公司的層級不能選樹過大，應保證每人都能在正常的壓力下暢所欲言、各抒己見。

　　2、要心胸寬大，接納各種意見，並給每個發言者以鼓勵和贊揚；善於傾聽和理解，不忽視各種看是微不足道意見和看法；註意措辭，不要打擊了他人的積極性，特別是對此不同意見的人。每個與會者的風格、能力、經驗、思維方式和看問題的角度都可能不一樣，就有可能形成理解的偏差或誤解，甚至是衝突，這時候既要有積極正面的心態，還要善於利用各種技巧來保證會議在正確的氛圍下進行。

　　3、註意會議的主題和大家討論的方向又無偏差，要適時把會議方向拉回來；同時還應註意會議過程中可能產生的從眾心理，多鼓勵持與大家不同意見的人多發言，並給予適當的鼓勵和贊揚；對於要公佈的既成決定，要控制會議不再討論，如的確需要，可以裡外安排會議專門討論。

　　4、控制會議按流程進行，掌握好時間，儘量不要推遲或延長會議；對每個與會者的發言時間應該有的限定；如果會議議定需要得出結論的，要事先告訴與會者，讓他們心裡有數；這些都可以在會議議程里寫明。

　　5、會議得出的決定和結論應該落實到部門或人，並且確定完成需要的時間、資源、配合以及遇到問題時可以到何處或向誰活的幫助等等。

　　6、安排會後跟蹤，確定會議的決定和結論能夠有效實施。

　　作為與會者

　　1、以積極正面的心態面對會議。開會能夠直接表現與會者的業務能力、溝通能力、人際關係的處理以及應變等等能力，同時還可以與其他與會者進行交流；這既是展現自己的一個舞臺，也是提高自己的機會。

　　2、明確會議目的，做到事前準備充分，發言有的放矢。這樣既能節省時間成本，又能讓大家明確自己的想法和問題，有助於得到幫助和幫助別人。

　　3、會前做好準備，除了準備好自己要發言的內容以外，還應大致瞭解一下其他與會者可能發言的內容，並且應該考慮到自己可能會被提問，有可能的話也準備一下應該提出的問題或意見。

　　作為會議的協助人員

　　1、要事先準備好會議議程，併在會前打好發到每個與會者手上，讓每個參與者都明確瞭解會議的目的、主題、程式、參與人員構成等等；如果需要大家同意討論的問題，應事先將這些問題的相關資料準備好，隨會議議程一同發給每一個與會者。

　　2、要做好會議記錄，並且會議結束後及時整理髮給每個與會者和相關部門。

　　3、如果會議的除了需要成文的規定或決策，要及時將會議記錄給決策人過目簽名，然後再下發。

　　會議的地點安排不當。比如頭腦風暴安排在一個人聲鼎沸的公園裡，這下好了，大家需要找創意找靈感的條件都沒有了，總會不斷地被人打擾，會議怎能有好的結果呢?

　　與會者的選擇不當。比如產品設計會議沒有請設計師卻請了生產工人，這樣怎麼會有好的結果。

　　會議主持人選擇不當。如果會議主持人的技能、經驗、權威不足以掌握會議的方向、內容、局面時，或者主持人的風格與會議需要的氣氛不匹配時，會議都可能的失控，結果也不會好到哪裡去。

　　會議的準備工作未能做好。會議前沒有及時通知大家，大家沒有足夠的時間準備需要的資料，或者無法安排時間參加會議造成缺席；這種會議的效果自然大打折扣。

　　會議的目的、流程不明確。為何要召開會議的理由和目的不明確或不充分，與會者不知道要的討論什麼或者要得出什麼結論，這樣的會議只能是浪費大家的時間和精力。