报告

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什么是报告

  报告是向上级机关汇报工作、反映情况、提出意见或者建议,答复上级机关的询问时使用的公文。报告使用范围很广。按照上级部署或工作计划,每完成一项任务,一般都要向上级写报告,反映工作中的基本情况、工作中取得的经验教训、存在的问题以及今后工作设想等,以取得上级领导部门的指导。

报告的特点

  报告主要有三个特点:

  1.内容的实践性。这一特点集中表现在工作报告上。工作报告是对本单位所做过的工作的回顾和总结,只有做过的工作,才能写进报告,没有做过的、只停留在计划里和口头上的豪言壮语,不能作为报告的材料。怎样做就怎样写,做得好的总结经验,做得不好的吸取教训,不能弄虚作假,也不能抄几段文件搪塞。其他类型的报告实际上也以实践为依据。

  2.表述的概括性。这是报告的文体特点。报告是以叙述和说明为主要表达方式的文种,但它的叙述和说明是概括性的,要求作粗线条的勾勒,而不必详述过程,更不要求铺排大量的细节,制作者只有领会了这个特点,才能写出篇幅短小而又有分量的报告来。

  3.选材的灵活性。报告选材的自由度很大,写什么、不写什么,选择权掌握在发文单位手里。了解了这个特点,发文单位就可以根据实践挑选最有特色、最有价值、最有新意的题材和材料来写。当然,答复报告必须按上级的要求实事求是地写。

报告的主要类型

  1.工作报告。指汇报工作的报告。例如,下级机关向上级机关汇报某一阶段工作的进展、成绩、经验、存在问题及打算,汇报上级交办事项的结果,汇报对某一指示传达贯彻的情况,等等。

  2.情况报告。指向上级机关反映情况的报告。例如,及时汇报本地区、本单位发生的重大事件,在一定范围内带有倾向性的情况,包括会议的情况等。

  3.建议报告。指汇报或提出工作建议、措施的报告。下级机关或主管部门向上级领导机关提出工作意见,或贯彻某文件、指示的意见,或解决问题的措施、工作方案等。有的建议报告一般只要求上级机关认可,这类建议报告称为呈报性建议报告。有的建议报告要求上级机关批准转发给下级机关执行,这类报告称为呈转性建议报告。

  呈转性建议报告的特点是政策性强。工作意见或解决问题的办法措施,一旦经上级批准转发,就变成了上级机关的意志,体现了上级机关的意图,能领导和指导下级的工作。起草报告的机关要从全局出发,才能把报告写好,以求获得上级机关批转,发挥公文的效用

  4.答复报告。答复报告是指答复上级询问事项的报告。例如,上级领导对群众来信来访中反映的问题或文件材料中反映的问题,批示下级机关查办,或询问有关情况,下级机关办理完毕,需用书面形式答复上级机关,此时使用的公文就是答复报告。

  5.报送报告。指向上级机关报送物件或有关材料的报告。

报告的结构及写法

  报告有多种写法,这里只介绍一般的结构和写法,同时指出实际写作中常见的一些毛病。报告的结构包括标题、正文、落款三部分。报告的正文一般包括原由、事项和结尾三部分。

  1.标题。报告的标题可根据需要省略发文机关。事由和文种不能省略。另外,报告的标题容易出毛病的部分是事由,对事由要注意概括、提炼。

  2.各类报告正文的写作要点。

  (1)工作报告。正文内容一般包括基本情况、主要成绩、经验体会、存在问题、基本教训、今后意见等几部分。这类报告篇幅较其他类型报告长,应恰当安排其层次结构。可标出序数,分条分项陈述,也可列小标题分部分或分问题写。

  基本情况可简要交代时间、背景和工作条件;写主要成绩应把工作的过程、措施、结果和成绩叙述清楚;经验体会主要是指对工作实践的理性认识,要从实际工作中概括出规律性的东西来,以便指导今后的工作;写存在问题要写出工作中的缺点与不足;基本教训是指工作失误的原因和值得吸取的教训;今后意见指改进工作的意见,或者提出今后开展工作的建议。不同类型的工作报告,在这些内容上各有不同的侧重点。

  (2)情况报告。情况报告常用于向上级汇报下列事项:

  1)严重的灾害、事故、案情、敌情;

  2)重要的社情、民情,如社会生活中的新动态和上级某项有关国计民生的新政策、新规定的贯彻执行情况及群众的反映等;

  3)督促办理或检查某项工作的情况,如财务税收、物价、质量、安全、卫生等项工作的检查结果;

  4)举办重大活动、召开重要会议的基本情况,各级各类代表会议的选举结果等;

  5)对某项工作造成失误和问题的检讨与反思;

  6)其他重要的、特殊的、突出的新情况。

  情况报告写法不强求一律,但都要力求做到

  1)内容集中、单一,突出重点,抓住事物本质,实事求是地反映情况;

  2)把情况和问题讲清楚,把事情的经过、原委、结果、性质写明白;

  3)提出处理意见和建议,要写得具体、明确、简要,尤其要注意提出意见、建议的角度,不能在报告中夹带请示事项;

  4)理顺文章的思路和结构,无论是纵式结构还是横式结构,都要脉络清楚,层次分明;

  5)写作要及时,以便让上级机关和有关领导尽快了解重大、特殊、突发的种种新情况。

  (3)建议报告。建议报告的内容一般比较集中,它的正文可分为情况分析和意见措施两部分。情况分析部分或者介绍情况,分析问题;或者肯定成绩,指出不足,总结经验教训;或者说明提出意见、建议的目的、原因和依据。这部分一般写得比较简明扼要。其后常以“特提出如下意见(或建议)”、“拟采取如下措施”等语领起下文。意见措施部分是在前一部分的基础上切合实际地提出做好某项工作的意见、措施、建议,这是这类报告的重点部分,也是建议报告在写法上有别于情况报告、工作报告的地方。意见措施部分往往采取条文式的写法,要求写得脉络清楚,逻辑严谨,主次分明。

  有些建议报告需上级机关批转。有些则只对上级机关的某项工作、某一征求意见的文稿等提出看法、建议,不需要上级表态或批转。

  (4)答复报告。答复报告的内容要体现针对性,有问必答,答其所问,以示负责。表述要明确、具体,语言要准确、得体,不可含糊其辞、模棱两可。答复报告的正文包括答复依据和答复事项两部分内容。答复依据指上级要求回答的问题,要写得十分简要,有时一两句话即可。答复事项指针对所提问题答复的意见或处理结果,既要写得周全,又要注意不要节外生枝,答非所问。

  (5)报送报告。这类报告正文极为简单,有的甚至只有三言两语,把报送物件、材料的名称、数量说明就行。

  3.报告的结尾。一般报告结尾都有提出要求的习惯用语,根据报告的不同内容使用不同的习惯用语。除呈转性建议报告常以“如无不妥,请批转有关单位执行”的请求式用语作结外,其他各类报告常以“特此报告”、“专此报告”、“请审阅”、“请批示”等用语作结。

报告的写作要求

  报告写作一般要求在掌握充分材料的基础上,进行综合分析,提炼出正确的主题和新颖的观点,然后用简洁的语言来表述。具体要求做到:

  1.立意要新。提炼主题,应该在占有大量材料的基础上进行分析研究,归纳出新颖的观点,从而提炼出能反映出本质的、带规律性的主题。

  2.内容要真实、具体。报告的内容必须是真实的,尽管选材具有灵活性,但也要实事求是,一是一,二是二,有喜报喜,有忧报忧,绝不能编造假情况,欺骗上级。所以,起草报告的人员,要深入调查研究,尽可能亲自调查了解,掌握第一手材料,然后进行分析归纳,去伪存真。材料要具体,既有概括性的材料,也有典型的具体事例。

  3.重点突出。报告的内容要根据主题的要求来安排,分清主次轻重。重点的、主要的内容,要安排在前面,应详写;非重点的、次要的内容,可略写;可写可不写的内容就不写。同时,要注意处理好点和面的关系,比如既要有典型的事例,又要有面上的综合性的情况,做到点面结合,眉目清楚,说服力强。

  4.报告中不能夹带请示事项。对于报告,受文单位不用答复,如果夹带请示事项,不但不便处理,甚至还会贻误工作。

  对呈转性建议报告中所提请求上级机关批转有关单位执行的意见,其实也是下级机关提出的建议,不应看做是一种请示。上级机关对此建议也不必向报告作者机关批示表态。

  5.注意情况报告与工作报告的区别。工作报告反映的是经常性的常规工作情况,而情况报告汇报的是偶发性的特殊情况;工作报告的内容相对确定,而情况报告的内容多不确定,因时因事而异;工作报告的写法基本稳定,而情况报告的写法灵活多样;有的工作报告有不同程度的说理,而情况报告重在叙述、说明有关情况。

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