委员会

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什么是委员会[1]

  委员会是指一群人有计划的聚合在一起,对某一特定问题进行讨论或商议决策组织。若将组织中的最高决策权交给两位以上的主管人员,也就是把权力分散到一个集体中去的过程,即为委员会管理,也称为集体管理。存在于组织中的委员会有不同的类型和各自不同的目的。组织内常见的委员会有董事会、工作委员会、预算委员会、咨询委员会等等,它们可以是直线式的,也可以是参谋式的;既可以是正式的,有特定的责任职权,又可以是非正式的,虽未授予职责与职权,但常常能发挥与正式委员会职能相同的作用;委员会可以是永久的,也可以是临时性的,达到特定目的就可以解散

委员会的优缺点[1]

委员会的优点

  (1)集思广益。个人管理相比,委员会能够对问题作出比较全面的探讨,经过集体讨论、集体判断后得出的方案更切合实际情况,而且能够避免主管人员仅凭个人的经验所造成的判断失误。正如俗话所说:“三个臭皮匠顶个诸葛亮。”集体判断、集体讨论可以避免由于管理者仅凭个人的经验所造成的判断错误。

  (2)协调委员会成员通常由各部门选派,当工作或问题涉及几个部门时,可以在委员会内互相沟通信息交换意见,开阔视野,了解其他部门的情况。这既有利于减轻上层主管人员的负担,又可以加强部门之间的合作,避免“隧道视野”现象和“职权分裂”现象发生。

  (3)民主管理。委员会成员通常是各利益集团的代表,他们代表本利益集团参与决策。对于重大问题,需要委员会集体讨论决定。委员会开会讨论过程中,代表各自利益的委员们都有发言权与投票权,他们适当地使用这些权力,参与决策制定过程,既可以获得集体判断的益处,又可以防止或减少某些人大权独揽或以权谋私等弊端的发生。

  (4)鼓励下属。委员会作为群体决策组织,可以使下级主管人员甚至组织的一般成员有机会参与决策的制定过程,从而可以调动下属的积极性。同时,下级主管人员也有了向上级主管人员学习管理经验的机会。

  (5)加强沟通。委员会可以作为收集和发布情报信息的重要手段。对于共同的问题或任务,受其影响的各方都能同时听到信息,都有同等的机会了解所接受的决策与指示,从而节省信息传递的时间。另外,面对面的交谈,也提供了说清楚问题的机会,因而是一种有效的沟通方式。

  (6)有利于管理者的成长。利用委员会也是培训管理者的方法之一。通过委员会,下级人员能了解到其他管理者及整个组织所面临的问题,从而对组织活动有大概的了解。通过委员会,下级管理者有机会学习上层管理者的管理经验,上层管理者也可以在委员会中考评下层管理者,作为将来选拔的依据。

委员会的缺点

  (1)耗费时间和成本高。委员会需要经常开会讨论有关问题,委员们花在会议上的时间可能很多,如发言、研讨、质疑、行程往返等所有这些都要耗费时间与财力。同时,会议本身也需要花费,特别是会议期间,委员们不能在原岗位上工作,可能给组织带来更大的损失和影响。

  (2)妥协与犹豫不决。委员会中人们常常出于礼貌,互相尊敬,或屈于权威而采用折中方法,以求达到全体一致意见。但这样的结论,往往是成事不足的结论。另一方面,委员们代表各自的利益群体,可能在某些问题上争论不休、迟迟不能作出决定,贻误时机。

  (3)职责分离委员会中每个人提出的建议要想成为决定,都需要委员会集体讨论,最终的决策也是集体讨论的结果,这使得委员会中的每位成员对决策负责的责任感下降。一般说来,委员会中的任何一个成员,对集体任务的责任感总不如他对个人负责某事的责任感强。正如我国民间俗话:“一个和尚挑水喝,两个和尚抬水喝,三个和尚没水喝。”

  (4)少数人占支配地位。委员会的决议应反映集体的智慧。虽然委员会是由不同或相同级别的成员组成的,但在讨论问题时,由于只能由少数人控制会场,因而有可能出现少数人把自己的意志强加给他人甚至整体的现象。若委员会作出的决定只是少数人的意见,委员会成为个别人的工具,那就从根本上否定了委员会产生的前提。

委员会的有效利用[1]

  正确地利用委员会,必须注意以下问题:

  1.规模的确定。委员会规模的大小,无一定标准。原则上讲,委员会的委员人数不宜过多,也不宜过少,一般在5~15人为宜。

  2.委员的选择。委员会中的成员应具有代表性,对委员的知识能力的要求常常与委员会的目的、性质密切相关。委员会的目的是提供情报、咨询,还是协调和解决具体问题,对委员会的成员要求是不同的。

  3.主席的选择。担任委员会主席的人必须慎重选择,因为他肩负着委员会有效运行的责任,委员会的成就取决于会议主席的领导才能。因此,委员会主席应该由德高望重、高瞻远瞩、分析能力、领导能力和协调能力很强的人来担任。

  4.议题的选择。提交委员会的议题必须经过认真选择,其内容必须适于讨论,否则,虽有良好的议程,也无济于事。议程与议题最好于开会前提交各委员,使他们知道将要讨论的内容,以便事先有充分时间阅读资料,在会议期间提出建议与质询。

  5.权限与范围。委员会的职责范围、权限大小,都必须明确规定,并使委员们了解详情。对于所讨论的问题,都必须使与会者明白了解,以免在讨论中出现超出委员会权限的问题。

  6.决议案的审核。委员会的所有会议都应该有记录,并在会议结束后将会议记录的草稿现场传阅,让各委员做必要的修改或更正,然后由会议主席作最后的定稿。会议上通过的建议,必须作出报告。

  7.定期评价。对委员会的工作成绩必须作出定期的评价,其工作成果必须大于所付出的代价,以保证有效实现目标。

参考文献

  1. 1.0 1.1 1.2 任桂芳著.管理学.辽宁大学出版社,2007.5.
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